Организация делопроизводства учебной части ГБПОУ РТ «Тувинский строительный техникум»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ СПО 6
1.1. Организационное устройство ГБПОУ РТ «Тувинский строительный
техникум» и место в нем учебной части 6
1.2. Нормативные документы, регулирующие работу учебной части 22
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В УЧЕБНОЙ ЧАСТИ 32
2.1. Организация документирования деятельности учебной части 32
2.2. Формирование дел и их текущее хранение 43
2.3. Разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения
личных дел учащихся» как направление совершенствования. 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 67
ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ СПО 6
1.1. Организационное устройство ГБПОУ РТ «Тувинский строительный
техникум» и место в нем учебной части 6
1.2. Нормативные документы, регулирующие работу учебной части 22
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В УЧЕБНОЙ ЧАСТИ 32
2.1. Организация документирования деятельности учебной части 32
2.2. Формирование дел и их текущее хранение 43
2.3. Разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения
личных дел учащихся» как направление совершенствования. 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 67
Тема исследования: Организация делопроизводства учебной части Тувинского строительного техникума
Актуальность темы исследования. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.
В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Объект исследования. Организационное устройство ГБПОУ РТ «Тувинский строительный техникум» и место в нем учебной части, нормативные документы, регулирующие работу учебной части, технология работы с документами в учебной части, организация документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Предмет исследования. Процесс документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение и анализ процедуры документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Задачи исследования:
1) Изучить сущность документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
2) Охарактеризовать процедуру документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
3) Выделить особенности процесса документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
4) Проанализировать документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Методы исследования. Изучение и обзор отобранной литературы. Анализ документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Методологической основой исследования являются учебные пособия по делопроизводству.
Практическая значимость исследования. Материалы исследования могут быть использованы в качестве примера на практических и семинарских занятиях в процессе обучения по профессии «Делопроизводитель», кроме этого в практике деятельности учебной части Техникума.
Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, основной части и заключения, а также списка использованных материалов и источников. В приложении прикреплены документы процедуры формирования, ведения и хранения личных дел студентов Тувинского строительного техникума.
Актуальность темы исследования. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.
В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Объект исследования. Организационное устройство ГБПОУ РТ «Тувинский строительный техникум» и место в нем учебной части, нормативные документы, регулирующие работу учебной части, технология работы с документами в учебной части, организация документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Предмет исследования. Процесс документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение и анализ процедуры документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Задачи исследования:
1) Изучить сущность документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
2) Охарактеризовать процедуру документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
3) Выделить особенности процесса документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования;
4) Проанализировать документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Методы исследования. Изучение и обзор отобранной литературы. Анализ документирования деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение и разработка инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования.
Методологической основой исследования являются учебные пособия по делопроизводству.
Практическая значимость исследования. Материалы исследования могут быть использованы в качестве примера на практических и семинарских занятиях в процессе обучения по профессии «Делопроизводитель», кроме этого в практике деятельности учебной части Техникума.
Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, основной части и заключения, а также списка использованных материалов и источников. В приложении прикреплены документы процедуры формирования, ведения и хранения личных дел студентов Тувинского строительного техникума.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению личных дел учащихся, являются
- Приказ Минобрнауки России от 23.01.2014 № 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования» (с изм. Приказ от 11.12.2015 № 1456);
- Федеральный закон от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830);
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558;
- Устав Техникума;
- локальные нормативные акты;
Порядок формирования, хранения и оформления личных дел учащихся должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» техникума с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учебной части, ответственные за формирование и хранение дел.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
В заключение подвожу итоги, что мною были выполнены поставленные задачи перед написанием выпускной квалификационной работы. В процессе написания ВКР я получила возможность ознакомиться и изучить работу Тувинского строительного техникума, его законодательное и нормативное регулирование; организационное устройство, его структуру, функции, устав, штатное расписание, инструкцию по делопроизводству; нормативные документы, регулирующие работу учебной части; организацию работы с документами в учебной части; документирование деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение, положение об учебной части и должностные обязанности секретаря учебной части, а также попыталась при помощи заместителя директора по учебной работе разработать инструкцию «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования. В ходе изучения организации работы учебной части я проанализировала способы создания документов в учебной части, их технологии, структуру и содержание, используемых при его работе.
Инструкция «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся» техникума должна разрабатываться в соответствии с
- Приказом Минобрнауки России от 23.01.2014 № 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования» (с изм. Приказ от 11.12.2015 № 1456);
- Федеральным законом от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830);
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558;
- Уставом Техникума;
- локальными нормативными актами;
А в техникуме формирование, ведение и хранение личных дел учащихся осуществлялось по инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся», утвержденной в 2012 году и которая ссылалась на устаревшие законы, нормативные и локальные акты. А также в ней не были подробно расписаны правила ведения, оформления и передаче личных дел учащихся в архив техникума.
В общем, по техникуму я пришла к выводу, что не все структурные подразделения пользуются инструкцией по делопроизводству при оформлении документов, поэтому не все документы по оформлению соответствуют правилам и ГОСТу Р.6.30-2003 и нуждаются в доработке.
Я бы порекомендовала документоведу, архивариусу и руководителям структурных подразделений повторно донести до своих подчиненных, что в техникуме действует инструкция по делопроизводству, и поэтому документацию и оформление дел надо вести согласно инструкции.
- Приказ Минобрнауки России от 23.01.2014 № 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования» (с изм. Приказ от 11.12.2015 № 1456);
- Федеральный закон от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830);
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558;
- Устав Техникума;
- локальные нормативные акты;
Порядок формирования, хранения и оформления личных дел учащихся должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» техникума с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учебной части, ответственные за формирование и хранение дел.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
В заключение подвожу итоги, что мною были выполнены поставленные задачи перед написанием выпускной квалификационной работы. В процессе написания ВКР я получила возможность ознакомиться и изучить работу Тувинского строительного техникума, его законодательное и нормативное регулирование; организационное устройство, его структуру, функции, устав, штатное расписание, инструкцию по делопроизводству; нормативные документы, регулирующие работу учебной части; организацию работы с документами в учебной части; документирование деятельности учебной части, формирование дел и их текущее хранение, положение об учебной части и должностные обязанности секретаря учебной части, а также попыталась при помощи заместителя директора по учебной работе разработать инструкцию «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел учащихся» как направление совершенствования. В ходе изучения организации работы учебной части я проанализировала способы создания документов в учебной части, их технологии, структуру и содержание, используемых при его работе.
Инструкция «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся» техникума должна разрабатываться в соответствии с
- Приказом Минобрнауки России от 23.01.2014 № 36 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования» (с изм. Приказ от 11.12.2015 № 1456);
- Федеральным законом от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарег. в Минюсте 7 сентября 2015 г. №38830);
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558;
- Уставом Техникума;
- локальными нормативными актами;
А в техникуме формирование, ведение и хранение личных дел учащихся осуществлялось по инструкции «О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся», утвержденной в 2012 году и которая ссылалась на устаревшие законы, нормативные и локальные акты. А также в ней не были подробно расписаны правила ведения, оформления и передаче личных дел учащихся в архив техникума.
В общем, по техникуму я пришла к выводу, что не все структурные подразделения пользуются инструкцией по делопроизводству при оформлении документов, поэтому не все документы по оформлению соответствуют правилам и ГОСТу Р.6.30-2003 и нуждаются в доработке.
Я бы порекомендовала документоведу, архивариусу и руководителям структурных подразделений повторно донести до своих подчиненных, что в техникуме действует инструкция по делопроизводству, и поэтому документацию и оформление дел надо вести согласно инструкции.