Помощь студентам в учебе
Организация работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет»
|
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ФОНДИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Нормативно-правовые акты регулирующие
фондирование архивных документов
1.2 Критерии систематизации архивных фондов 18
2. ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ФГБОУ ВПО ТУВГУ
2.1 Организация работы по фондированию 32
2.2 Разработка инструкции по фондированию 36 документов в архиве ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ФОНДИРОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Нормативно-правовые акты регулирующие
фондирование архивных документов
1.2 Критерии систематизации архивных фондов 18
2. ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ФГБОУ ВПО ТУВГУ
2.1 Организация работы по фондированию 32
2.2 Разработка инструкции по фондированию 36 документов в архиве ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Актуальность исследования. Восстановление государственности России, социально-политические и экономические изменения в нашей стране в последние годы поставили перед архивоведением и архивным делом ряд вопросов, требующих новых решений. К их числу относится фондирование документов.
Архивный фонд - самое главное понятие отечественного архивоведения, одна из основных классификационных единиц архивных документов .
Фондирование - это определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю и хронологических границ архивных фондов.
Фондирование осуществляется на стадии делопроизводства в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и в ходе отбора документов на постоянное хранение, на стадии комплектования государственных и муниципальных архивов, при описании принятых необработанных документов, переработке некачественно составленных ранее описей документов и исправлении ошибок фондирования, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.
Фондирование является важной составной частью архивной деятельности. Фондирование обеспечивает учет архивных документов по архивным фондам (коллекциям), успешный и точный поиск архивной информации, в основе которого лежит определение принадлежности документа к организации (учреждению, предприятию, физическому лицу), действовавшей в конкретный период времени. Значение правильного фондирования особенно возрастает в связи с внедрением в поиск архивной информации современных компьютерных технологий, в большой мере ориентированных на знание точных наименований, характера и хронологии деятельности организаций - фондообразователей.
Степень изученности проблемы. Отечественная теория фондирования имеет свою историю. К концу XVIII - началу ХІХ в. в западноевропейском архивоведении сложилось два подхода к группировке документов в пределах архива . Один из них называется логическим (пертиненцпринцип) и предполагает группировку материалов по тематическим рубрикам в зависимости от содержания документов и запросов исследователей. В России логический принцип применялся еще в XVIII в. в Московском архиве коллегии иностранных дел (МАКИД) для группировки документов Посольского приказа по тематическим разделам и подразделам.
Представители другого направления считали основой организации документов их происхождение (провиниенцпринцип). Документы должны быть организоваться по фондам, то есть по исторически сложившимся в деятельности учреждений комплексам. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.
В 1922 году Центрархив РСФСР установил требование организации выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным фондам.
Большой вклад в теорию фондирования внес В.Н. Автократов , определивший ее как научную установку на организацию документов и показавший не только важность их правильного фондирования для теории информационного поиска в такой сложной системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в упорядочении архивной информационной среды, организации учета документов, создании дополнительных поисковых средств.
Основные положения развивающейся теории фондирования излагались в учебных пособиях МГИАИ по теории и практике архивного дела и в качестве норм, предназначенных для практической реализации, включались в правила фондирования (1938, 1958 гг.) и Основные правила работы государственных архивов (1962, 1984 гг.), посредством которых государственные архивы успешно провели организацию архивных фондов, относящихся к периоду до 1917 г. и к советскому времени. Однако преобразования 1991 - 1993 гг. и последующих лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не могли решаться с помощью прежних подходов. Их осмыслению немало способствовала статья Т. Е. Шабановой . Ряд положений автора был использован при подготовке соответствующего раздела Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.)
В 2006 г. Н.И. Химиной, А.В. Елпатьевским, З.П. Иноземцевой были составлены и выпущены «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ» .
Целью выпускной квалификационной работы является изучение организации работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:
- раскрыть нормативно-правовые акты регулирующие фондирование архивных документов;
- изучить критерии систематизации архивных фондов;
- проанализировать организацию работы по фондированию в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ;
- разработать инструкции по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ.
Объектом выпускной квалификационной работы выступает архив Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тувинский государственный университет».
Предметом исследования является изучение организации работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Методы исследования. В ходе выполнения выпускной квалификационной работы использованы следующие методы исследования:
1. Общенаучные методы:
- Анализ и синтез. С помощью данных методов проанализированы научные труды современных специалистов в области архивного хранения и нормативно-методическая база деятельности архивов;
- Структурно-функциональный анализ позволяет выявить структуру учреждения и функциональные связи;
- Описательный метод позволит охарактеризовать особенности ДОУ в организации;
- Наблюдение. Посредством наблюдения осуществляется сбор информации о документационном обеспечении управления в организации;
- Обобщение. Использование метода позволило подвести итоги исследования.
2. Специальные методы:
- Анализ документов. С помощью данного метода проанализирована нормативно-правовая база архива. А так же локальные нормативные акты архива ТувГУ;
- Формулярный анализ позволил оценить правильность оформления;
- Методы организационного проектирования использовались при разработке методики учета архивных документов ТувГУ.
Источниковая база состоит из нормативно-правовой базы, нормативно-методической базы и учредительной документации. Нормативно-правовой базой для исследования в данной работе являются Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, а также Федеральные законы,
Постановления Правительства РФ; нормативно-методической базой - Правила, ГОСТы, примерная должностная инструкция архивиста, примерное положение об архиве; учредительная документация - внутренние организационные документы организации.
Новизна исследования. По результатам исследования была составлена Инструкция по фондированию документов архива ТувГУ.
Практическая значимость. Результаты исследования и практического опыта внедрения нормативно-методической базы можно рассмотреть для архива ФГОУ ВПО «Тувинского Государственного университета».
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
В введении раскрыты актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет, цель и задачи исследования.
В главе 1 освещаются теоретические и нормативно-методические основы организации работы по фондированию архивных документов. В ней даны общие понятия о фондировании архивных документов, анализирован федеральный закон Российской Федерации «Об архивное дело в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и этот же закон с изменениями и дополнениями на сегодняшний день.
Главе 2 посвящена организации работы по фондированию в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ. Дана краткая характеристика архива Университета, информация об учетной документации, об имеющихся фондах.
В заключении подводятся итоги выполненной работы, освещается, что удалось выполнить из поставленной цели и что помещало более качественно исполнить цель работы.
Архивный фонд - самое главное понятие отечественного архивоведения, одна из основных классификационных единиц архивных документов .
Фондирование - это определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю и хронологических границ архивных фондов.
Фондирование осуществляется на стадии делопроизводства в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и в ходе отбора документов на постоянное хранение, на стадии комплектования государственных и муниципальных архивов, при описании принятых необработанных документов, переработке некачественно составленных ранее описей документов и исправлении ошибок фондирования, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.
Фондирование является важной составной частью архивной деятельности. Фондирование обеспечивает учет архивных документов по архивным фондам (коллекциям), успешный и точный поиск архивной информации, в основе которого лежит определение принадлежности документа к организации (учреждению, предприятию, физическому лицу), действовавшей в конкретный период времени. Значение правильного фондирования особенно возрастает в связи с внедрением в поиск архивной информации современных компьютерных технологий, в большой мере ориентированных на знание точных наименований, характера и хронологии деятельности организаций - фондообразователей.
Степень изученности проблемы. Отечественная теория фондирования имеет свою историю. К концу XVIII - началу ХІХ в. в западноевропейском архивоведении сложилось два подхода к группировке документов в пределах архива . Один из них называется логическим (пертиненцпринцип) и предполагает группировку материалов по тематическим рубрикам в зависимости от содержания документов и запросов исследователей. В России логический принцип применялся еще в XVIII в. в Московском архиве коллегии иностранных дел (МАКИД) для группировки документов Посольского приказа по тематическим разделам и подразделам.
Представители другого направления считали основой организации документов их происхождение (провиниенцпринцип). Документы должны быть организоваться по фондам, то есть по исторически сложившимся в деятельности учреждений комплексам. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.
В 1922 году Центрархив РСФСР установил требование организации выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным фондам.
Большой вклад в теорию фондирования внес В.Н. Автократов , определивший ее как научную установку на организацию документов и показавший не только важность их правильного фондирования для теории информационного поиска в такой сложной системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в упорядочении архивной информационной среды, организации учета документов, создании дополнительных поисковых средств.
Основные положения развивающейся теории фондирования излагались в учебных пособиях МГИАИ по теории и практике архивного дела и в качестве норм, предназначенных для практической реализации, включались в правила фондирования (1938, 1958 гг.) и Основные правила работы государственных архивов (1962, 1984 гг.), посредством которых государственные архивы успешно провели организацию архивных фондов, относящихся к периоду до 1917 г. и к советскому времени. Однако преобразования 1991 - 1993 гг. и последующих лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не могли решаться с помощью прежних подходов. Их осмыслению немало способствовала статья Т. Е. Шабановой . Ряд положений автора был использован при подготовке соответствующего раздела Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.)
В 2006 г. Н.И. Химиной, А.В. Елпатьевским, З.П. Иноземцевой были составлены и выпущены «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ» .
Целью выпускной квалификационной работы является изучение организации работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:
- раскрыть нормативно-правовые акты регулирующие фондирование архивных документов;
- изучить критерии систематизации архивных фондов;
- проанализировать организацию работы по фондированию в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ;
- разработать инструкции по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ.
Объектом выпускной квалификационной работы выступает архив Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тувинский государственный университет».
Предметом исследования является изучение организации работы по фондированию документов в архиве ФГБОУ ВПО «Тувинский государственный университет».
Методы исследования. В ходе выполнения выпускной квалификационной работы использованы следующие методы исследования:
1. Общенаучные методы:
- Анализ и синтез. С помощью данных методов проанализированы научные труды современных специалистов в области архивного хранения и нормативно-методическая база деятельности архивов;
- Структурно-функциональный анализ позволяет выявить структуру учреждения и функциональные связи;
- Описательный метод позволит охарактеризовать особенности ДОУ в организации;
- Наблюдение. Посредством наблюдения осуществляется сбор информации о документационном обеспечении управления в организации;
- Обобщение. Использование метода позволило подвести итоги исследования.
2. Специальные методы:
- Анализ документов. С помощью данного метода проанализирована нормативно-правовая база архива. А так же локальные нормативные акты архива ТувГУ;
- Формулярный анализ позволил оценить правильность оформления;
- Методы организационного проектирования использовались при разработке методики учета архивных документов ТувГУ.
Источниковая база состоит из нормативно-правовой базы, нормативно-методической базы и учредительной документации. Нормативно-правовой базой для исследования в данной работе являются Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, а также Федеральные законы,
Постановления Правительства РФ; нормативно-методической базой - Правила, ГОСТы, примерная должностная инструкция архивиста, примерное положение об архиве; учредительная документация - внутренние организационные документы организации.
Новизна исследования. По результатам исследования была составлена Инструкция по фондированию документов архива ТувГУ.
Практическая значимость. Результаты исследования и практического опыта внедрения нормативно-методической базы можно рассмотреть для архива ФГОУ ВПО «Тувинского Государственного университета».
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
В введении раскрыты актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет, цель и задачи исследования.
В главе 1 освещаются теоретические и нормативно-методические основы организации работы по фондированию архивных документов. В ней даны общие понятия о фондировании архивных документов, анализирован федеральный закон Российской Федерации «Об архивное дело в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и этот же закон с изменениями и дополнениями на сегодняшний день.
Главе 2 посвящена организации работы по фондированию в архиве ФГБОУ ВПО ТувГУ. Дана краткая характеристика архива Университета, информация об учетной документации, об имеющихся фондах.
В заключении подводятся итоги выполненной работы, освещается, что удалось выполнить из поставленной цели и что помещало более качественно исполнить цель работы.
Итак, архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого- либо фондообразователя.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии (ГОСТ Р51141- 98) архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.
Фондирование складывается из следующих видов работ:
1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
2) определение фондовой принадлежности документов.
Архивные документы, сформированные в архивные фонды,объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.
Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.
Как показали результаты исследования, архив ТувГУ состоит из пяти фондов. В связи с отсутствием документов ранних годов, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета определить количество дел в архиве невозможно. Быстрый поиск нужных дел не обеспечен. Экспертиза ценности документов не проведена. Проект составленных описей на документы по личному составу не показывает количество дел, наличие томов дел за один год, количество листов в деле.
Отсутствуют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу Кызылского государственного педагогического университета, Кызылского филиала Красноярского технического университета, филиал Красноярского государственного аграрного университета, Кызылского педагогического училища, Тывинского государственного университета.
Можно с уверенностью сказать, что работа по фондированию архива ТувГУ не проводилась. На основе выявленных проблем нами была разработана Инструкция по фондированию документов архива ТувГУ.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии (ГОСТ Р51141- 98) архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.
Фондирование складывается из следующих видов работ:
1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
2) определение фондовой принадлежности документов.
Архивные документы, сформированные в архивные фонды,объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.
Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.
Как показали результаты исследования, архив ТувГУ состоит из пяти фондов. В связи с отсутствием документов ранних годов, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета определить количество дел в архиве невозможно. Быстрый поиск нужных дел не обеспечен. Экспертиза ценности документов не проведена. Проект составленных описей на документы по личному составу не показывает количество дел, наличие томов дел за один год, количество листов в деле.
Отсутствуют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу Кызылского государственного педагогического университета, Кызылского филиала Красноярского технического университета, филиал Красноярского государственного аграрного университета, Кызылского педагогического училища, Тывинского государственного университета.
Можно с уверенностью сказать, что работа по фондированию архива ТувГУ не проводилась. На основе выявленных проблем нами была разработана Инструкция по фондированию документов архива ТувГУ.
Подобные работы
- ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ФГБОУ ВПО ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2016