Анализ технологической цепочки движения и обработки документов в образовательной организации и пути ее совершенствования (Национальный Социально-Педагогический Колледж)
|
Объект исследования - МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка» (г. Шадринск).
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….. 3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………………….6
1.1 Понятие назначение и особенности документооборота в образовательной организации………6
1.2 Технологические этапы работы с документами………………………. 15
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 9 «РОСИНКА»……24
2.1 Организационно-правовая характеристика МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка»……………24
2.2 Анализ организации документооборота в МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка»………………26
2.3 Проблемы организации документооборота в МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка» и направления его совершенствования…42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………. 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………… 49
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………. 52
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….. 3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………………….6
1.1 Понятие назначение и особенности документооборота в образовательной организации………6
1.2 Технологические этапы работы с документами………………………. 15
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 9 «РОСИНКА»……24
2.1 Организационно-правовая характеристика МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка»……………24
2.2 Анализ организации документооборота в МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка»………………26
2.3 Проблемы организации документооборота в МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка» и направления его совершенствования…42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………. 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………… 49
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………. 52
Делопроизводство в любом учреждении является необходимым элементом деятельности управленческого аппарата, который охватывает значительный комплекс вопросов, связанных с процессами документирования и обеспечения качественной и эффективной работы с документами.
Данное направление всесторонне подкреплено нормативно-методической базой, включающей в себя иерархию законодательных, правовых актов, национальных и отраслевых стандартов, методических рекомендаций, перечней и правил архивного хранения. Объемы таких материалов, необходимых для грамотной организации документооборота в учреждении или на предприятии исчисляются тысячами страниц, что определяет не только важность делопроизводства, но и подчеркивает обязательный характер создания системы делопроизводства и эффективного документооборота в любом учреждении.
Объем деятельности по организации документооборота в учреждении может варьироваться в зависимости от ведомственной принадлежности, сферы деятельности и иных факторов, но его функциональная составляющая всегда является обязательной для обеспечения порядка управленческого процесса.
Актуальность исследования документооборота в образовательном учреждении определяется необходимостью совершенствования документопотоков в рамках повышения эффективности документационного обеспечения деятельности учреждения, в соответствии с положениями Национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Производство изменений в системе оформления документов образовательного учреждения вызывает необходимость приведения в соответствие документов конкретного учреждения с учетом внедрения элементов, позволяющих оптимизировать всю систему документооборота.
Вопросы исследования правового регулирования, организации и совершенствования организации документооборота в своих исследованиях освещали Н.В. Агеев, А.А. Андросова, М.И. Басаков, В.С. Баландина, А.В. Кириллов, С.Л. Кузнецов, Н.В. Пластинина и другие.
Объектом данного исследования является МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД №9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Предмет дипломной работы – совершенствование документооборота образовательного учреждения.
Цель дипломной работы – исследование организации документооборота МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД №9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Достигая поставленную цель, в настоящем исследовании необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить понятие, назначение, особенности документооборота в образовательных организациях.
2. Проанализировать технологические этапы работы с документами в специализированной литературе.
3. Дать общую характеристику деятельности организации.
4. Проанализировать документопотоки организации.
5. Изучить этапы работы с документопотоками организации.
6. Выявить проблемы на технологических участках движения документов.
7. Предложить пути совершенствования выявленных проблем.
Методологическая основа исследования представлена системой таких методов, как: наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности образовательного учреждения.
Практическая значимость состоит в возможности внедрения предложенных мероприятий, что будет способствовать эффективности и оперативности документооборота в МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников. Первая глава работы посвящена теоретическим аспектам организации документооборота в образовательной организации. Во второй главе работы проводится анализ организации документооборота в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка».
Данное направление всесторонне подкреплено нормативно-методической базой, включающей в себя иерархию законодательных, правовых актов, национальных и отраслевых стандартов, методических рекомендаций, перечней и правил архивного хранения. Объемы таких материалов, необходимых для грамотной организации документооборота в учреждении или на предприятии исчисляются тысячами страниц, что определяет не только важность делопроизводства, но и подчеркивает обязательный характер создания системы делопроизводства и эффективного документооборота в любом учреждении.
Объем деятельности по организации документооборота в учреждении может варьироваться в зависимости от ведомственной принадлежности, сферы деятельности и иных факторов, но его функциональная составляющая всегда является обязательной для обеспечения порядка управленческого процесса.
Актуальность исследования документооборота в образовательном учреждении определяется необходимостью совершенствования документопотоков в рамках повышения эффективности документационного обеспечения деятельности учреждения, в соответствии с положениями Национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Производство изменений в системе оформления документов образовательного учреждения вызывает необходимость приведения в соответствие документов конкретного учреждения с учетом внедрения элементов, позволяющих оптимизировать всю систему документооборота.
Вопросы исследования правового регулирования, организации и совершенствования организации документооборота в своих исследованиях освещали Н.В. Агеев, А.А. Андросова, М.И. Басаков, В.С. Баландина, А.В. Кириллов, С.Л. Кузнецов, Н.В. Пластинина и другие.
Объектом данного исследования является МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД №9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Предмет дипломной работы – совершенствование документооборота образовательного учреждения.
Цель дипломной работы – исследование организации документооборота МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД №9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Достигая поставленную цель, в настоящем исследовании необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить понятие, назначение, особенности документооборота в образовательных организациях.
2. Проанализировать технологические этапы работы с документами в специализированной литературе.
3. Дать общую характеристику деятельности организации.
4. Проанализировать документопотоки организации.
5. Изучить этапы работы с документопотоками организации.
6. Выявить проблемы на технологических участках движения документов.
7. Предложить пути совершенствования выявленных проблем.
Методологическая основа исследования представлена системой таких методов, как: наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности образовательного учреждения.
Практическая значимость состоит в возможности внедрения предложенных мероприятий, что будет способствовать эффективности и оперативности документооборота в МБДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 9 «РОСИНКА», Г. ШАДРИНСК.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников. Первая глава работы посвящена теоретическим аспектам организации документооборота в образовательной организации. Во второй главе работы проводится анализ организации документооборота в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка».
Подводя итог дипломной работы, важно отметить, что у делопроизводителя в образовательной организации обязательно должны быть под рукой все нормативные правовые акты, методические документы, регламентирующие работу с документами.
В первой главе работы исследовано понятие назначение и особенности документооборота в образовательной организации.
Делопроизводство является важным элементом функционирования любой организации, так как оно обеспечивает эффективное управление информацией, способствует прозрачности и упорядоченности работы, а также минимизирует риски, связанные с утратой и искажением данных.
Эффективная организация документооборота способствует не только внутренней эффективности, но и повышению уровня обслуживания клиентов, что в конечном итоге отражается на репутации и успехе всей организации.
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
В процессе рациональной организации документооборота применяются организационные методы графического и матричного организационного моделирования, разрабатываются классификаторы и перечни документов, таблицы (матрицы) распределения зон ответственности, блок-схемы, оперограммы, документограммы, маршрутно-технологические карты, сетевые и интегрированные модели документооборота организации и т.п.
Руководителю образовательного учреждения очень важно помнить, что всякое управленческое решение базируется на информации, представленной в письменном или электронном виде, а значит - создать условия для рациональной и своевременной обработки документации.
Образовательные организации и органы управления образованием (организации) организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.
Организация документооборота в образовательном учреждении осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления.
Документооборот в образовательных организациях имеет свои особенности. Кроме организационных, распорядительных и информационно-справочных форм документации в школах имеются также учебно-педагогические системы, в составе которых алфавитная книга записи учеников, личные дела, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков.
Документооборот делится на составляющие - потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки: входящий (документы, поступающие в организацию); внутренний (документы, не выходящие за пределы организации); исходящий (документы, отправляемые из организации).
Документооборот в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» затрагивает вопросы кадрового делопроизводства в Учреждении, правовой поддержки, оформления и использования регулирующих и организационных документов в учреждении.
Поскольку МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» относится к государственным структурам, делопроизводство в нем должно быть организовано надлежащим образом, и строиться по принципу систематизации документов.
Все личные, правовые и организационные документы в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» можно условно разделить на три группы: правоустанавливающие документы, личные дела сотрудников организации и личные дела обучающихся и внутренняя (локальная) документация. К последней относят приказы, кадровую документацию, должностные инструкции, распоряжения заведующего, положения по развитию МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка», календарному планированию.
Однако правовая база постоянно меняется, за последние годы появилось много новых нормативных правовых актов и методических документов, в той или иной степени затрагивающих сферу работы с документами. Изменения были внесены и в целый ряд законодательных актов, принятых ранее. В значительной части эти изменения связаны с переходом к использованию электронных документов, внедрением систем электронного документооборота, организации обмена документами между учреждениями в электронной форме.
По результатам анализа документооборота МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка», выявлены следующие проблемы: утрата документов в связи с отсутствием конкретных правил движения документов между структурными подразделениями, повторение документов, т.к. регистрация идет через книги входящей корреспонденции, отсутствие Инструкции по делопроизводству.
Увеличение документопотока в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» вызывает необходимость совершенствования документооборота учреждения, что позволит оптимизировать работу с различными видами документов и сократить время на поиски необходимых актов сотрудниками МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка». Реализация указанных положений возможна посредством внедрения Инструкции по делопроизводству.
Использование Инструкции МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» не только повысит эффективность деятельности, но и, что очень важно, будет предоставлен ценный опыт и практика работы в новых условиях - в условиях информационного общества.
Предложенные меры по оптимизации документооборота направлены на улучшение организации работы с документами. Эти инициативы не только повысят эффективность внутренней работы учреждения, но и создадут условия для более прозрачного и структурированного взаимодействия между сотрудниками.
Реализация данных рекомендаций позволит значительно снизить риски, связанные с утратой и дублированием документов, а также улучшит общий уровень делопроизводства в детском саду. Важно отметить, что успешное внедрение предложенных изменений требует активного участия всех сотрудников, их готовности к обучению и адаптации к новым процессам.
Таким образом, результаты данной работы подчеркивают важность системного подхода к управлению документооборотом в образовательных учреждениях. Эффективная организация документооборота является залогом успешной деятельности учреждения, что в конечном итоге способствует улучшению качества образовательного процесса и повышению уровня обслуживания детей и их родителей.
В первой главе работы исследовано понятие назначение и особенности документооборота в образовательной организации.
Делопроизводство является важным элементом функционирования любой организации, так как оно обеспечивает эффективное управление информацией, способствует прозрачности и упорядоченности работы, а также минимизирует риски, связанные с утратой и искажением данных.
Эффективная организация документооборота способствует не только внутренней эффективности, но и повышению уровня обслуживания клиентов, что в конечном итоге отражается на репутации и успехе всей организации.
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
В процессе рациональной организации документооборота применяются организационные методы графического и матричного организационного моделирования, разрабатываются классификаторы и перечни документов, таблицы (матрицы) распределения зон ответственности, блок-схемы, оперограммы, документограммы, маршрутно-технологические карты, сетевые и интегрированные модели документооборота организации и т.п.
Руководителю образовательного учреждения очень важно помнить, что всякое управленческое решение базируется на информации, представленной в письменном или электронном виде, а значит - создать условия для рациональной и своевременной обработки документации.
Образовательные организации и органы управления образованием (организации) организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.
Организация документооборота в образовательном учреждении осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления.
Документооборот в образовательных организациях имеет свои особенности. Кроме организационных, распорядительных и информационно-справочных форм документации в школах имеются также учебно-педагогические системы, в составе которых алфавитная книга записи учеников, личные дела, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков.
Документооборот делится на составляющие - потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки: входящий (документы, поступающие в организацию); внутренний (документы, не выходящие за пределы организации); исходящий (документы, отправляемые из организации).
Документооборот в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» затрагивает вопросы кадрового делопроизводства в Учреждении, правовой поддержки, оформления и использования регулирующих и организационных документов в учреждении.
Поскольку МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» относится к государственным структурам, делопроизводство в нем должно быть организовано надлежащим образом, и строиться по принципу систематизации документов.
Все личные, правовые и организационные документы в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» можно условно разделить на три группы: правоустанавливающие документы, личные дела сотрудников организации и личные дела обучающихся и внутренняя (локальная) документация. К последней относят приказы, кадровую документацию, должностные инструкции, распоряжения заведующего, положения по развитию МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка», календарному планированию.
Однако правовая база постоянно меняется, за последние годы появилось много новых нормативных правовых актов и методических документов, в той или иной степени затрагивающих сферу работы с документами. Изменения были внесены и в целый ряд законодательных актов, принятых ранее. В значительной части эти изменения связаны с переходом к использованию электронных документов, внедрением систем электронного документооборота, организации обмена документами между учреждениями в электронной форме.
По результатам анализа документооборота МБДОУ «Детский сад №9 «Росинка», выявлены следующие проблемы: утрата документов в связи с отсутствием конкретных правил движения документов между структурными подразделениями, повторение документов, т.к. регистрация идет через книги входящей корреспонденции, отсутствие Инструкции по делопроизводству.
Увеличение документопотока в МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» вызывает необходимость совершенствования документооборота учреждения, что позволит оптимизировать работу с различными видами документов и сократить время на поиски необходимых актов сотрудниками МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка». Реализация указанных положений возможна посредством внедрения Инструкции по делопроизводству.
Использование Инструкции МБДОУ «Детский сад № 9 «Росинка» не только повысит эффективность деятельности, но и, что очень важно, будет предоставлен ценный опыт и практика работы в новых условиях - в условиях информационного общества.
Предложенные меры по оптимизации документооборота направлены на улучшение организации работы с документами. Эти инициативы не только повысят эффективность внутренней работы учреждения, но и создадут условия для более прозрачного и структурированного взаимодействия между сотрудниками.
Реализация данных рекомендаций позволит значительно снизить риски, связанные с утратой и дублированием документов, а также улучшит общий уровень делопроизводства в детском саду. Важно отметить, что успешное внедрение предложенных изменений требует активного участия всех сотрудников, их готовности к обучению и адаптации к новым процессам.
Таким образом, результаты данной работы подчеркивают важность системного подхода к управлению документооборотом в образовательных учреждениях. Эффективная организация документооборота является залогом успешной деятельности учреждения, что в конечном итоге способствует улучшению качества образовательного процесса и повышению уровня обслуживания детей и их родителей.