Введение 6
1. Характеристика деятельности Государственного архива Пензенской области 8
1.1 Структура ГБУ «Государственный архив Пензенской области» 10
1.2 Характеристика отдела комплектования ГБУ «ГАПО» 12
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая документирование
деятельности отдела комплектования в ГБУ «Государственный архив Пензенской области» 14
3. Анализ документирования деятельности отдела комплектования ГБУ «ГАПО» .24
3.1 Общие сведения о комплектовании в государственных архивах 24
3.2 Анализ документирования деятельности отдела комплектования ГАПО 27
3.3 Анализ локальных нормативных актов 44
4. Разработка рекомендаций по улучшению документирования деятельности
отдела комплектования ГБУ ГАПО 52
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 59
Приложение А. Положение об отделе комплектования 62
Приложение Б. Переработанное положение об отделе комплектования 66
Приложение В. Должностная инструкция ведущего архивиста отдела комплектования 75
Приложение Г. Переработанная должностная инструкция ведущего архивиста отдела комплектования
В эпоху цифровизации и острой конкуренции за квалифицированные кадры, эффективность работы организации напрямую зависит от способности привлекать и удерживать талантливых сотрудников. Отдел комплектования, отвечающий за поиск, отбор и адаптацию персонала, играет в этом процессе ключевую роль. При этом, огромное значение приобретает грамотно организованный документооборот, который не только обеспечивает прозрачность и правомерность кадровых процессов, но и позволяет оптимизировать работу отдела в целом.
Тема дипломной работы: Документирование деятельности отдела комплектования ГБУ ГАПО.
Актуальность данной дипломной работы обусловлена возрастающей ролью документирования как инструмента обеспечения прозрачности, эффективности и правомерности кадровых процессов. Правильно организованный документооборот в отделе комплектования позволяет:
• снизить риски правовых коллизий и трудовых споров;
• повысить оперативность и качество выполнения должностных обязанностей;
• обеспечить сохранность и конфиденциальность кадровой информации;
оптимизировать работу отдела и повысить производительность труда специалистов.
Цель работы: анализ документирования и разработка рекомендаций по усовершенствованию деятельности отдела комплектования ГАПО.
Задачи:
1. Общая характеристика деятельности ГБУ ГАПО.
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность ГБУ ГАПО.
3. Анализ документирования деятельности отдела комплектования ГБУ ГАПО.
4. Разработка рекомендаций по улучшению документирования деятельности отдела комплектования ГБУ ГАПО.
Предмет исследования: документы, сопровождающие процессы комплектования ГАПО.
Ограничения на предмет исследования: провести исследование в соответствии с действующей законодательной базой.
Требования к результатам исследования: разработка рекомендаций по совершенствованию документирования отдела комплектования ГБУ ГАПО.
Документирование деятельности отдела комплектования в государственном архиве (ГАПО) имеет свою специфику и играет важнейшую роль в обеспечении сохранности и учета архивных документов. Отдел комплектования отвечает за прием документов на государственное хранение, их систематизацию, описание и обеспечение сохранности.
Тщательно организованный документооборот отдела позволяет отслеживать движение каждого документа, фиксировать его местонахождение и условия хранения. Это важно не только для обеспечения сохранности архивных материалов, но и для оперативного предоставления документов пользователям - историкам, исследователям, гражданам, запрашивающим архивные справки и выписки.
Выпускная квалификационная работа посвящена анализу документирования отдела комплектования в государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Пензенской области».
При выполнении выпускной квалификационной работы была:
• дана характеристика ГБУ «Госархив Пензенской области»;
• подробно рассмотрена законодательная и нормативно-методическая регламентация отдела комплектования;
• проведен анализ документирования отдела комплектования;
• даны рекомендации по устранению выявленных нарушений и совершенствованию деятельности отдела комплектования.
Результатом выпускной квалификационной работы является переработка положения об отделе комплектования и должностной инструкции ведущего архивиста отдела комплектования, рекомендации по корректному оформлению документации.
Переработка должностной инструкции и положения об отделе комплектования в государственном архиве позволит оптимизировать его работу и повысить эффективность выполнения поставленных задач. Актуализация этих документов позволит чётко разграничить зоны ответственности сотрудников, устранить возможные дублирования функций и установить прозрачный механизм взаимодействия как внутри отдела, так и с другими структурными подразделениями архива. В конечном итоге, это будет способствовать более качественному исполнению отделом комплектования его основной функции - обеспечению сохранности, учёта и доступности документов государственного архивного фонда.
