Информационное обеспечение управления рисками документных процессов и систем эксплуатационного локомотивного депо Пенза
|
ВВЕДЕНИЕ 8
1 АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 11
1.1 Характеристика персонала и инфраструктуры эксплуатационного
локомотивного депо Пенза 14
1.2 Организационная структура эксплуатационного локомотивного депо
Пенза 15
1.3 Должностные обязанности начальника депо и секретаря
начальника депо 15
2 АНАЛИЗ НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЙ ВОПРОСЫ
УПРАВЛЕНИЯ, АНАЛИЗА И ОЦЕНКИ РИСКОВ 20
3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИТУАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИЯ РИСКОВ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 31
3.1 Внешний контекст деятельности 35
3.2 Внутренний контекст деятельности 38
3.3 Документные системы 40
3.4 Документные процессы 43
3.4.1 Анализ документооборота эксплуатационного локомотивного
депо Пенза 43
3.4.1.1 Порядок работы с входящими документами 45
3.4.1.2 Порядок работы с исходящими документами 50
3.4.1.3 Порядок работы с внутренними документами 52
3.4.2 Анализ регистрации документов и ознакомления с ними работников
эксплуатационного локомотивного депо Пенза 56
3.4.3 Контроль исполнения документов в эксплуатационном локомотивном
депо Пенза 60
3.4.4 Формирование и оформление дел в эксплуатационном локомотивном
депо Пенза 65
4 АНАЛИЗ И ОЦЕНИВАНИЕ РИСКОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 70
4.1 Анализ выявленных рисков 10
4.2 Сравнительная оценка рисков 73
4.3 Возможности применения методов анализа риска для оценки
надёжности документных процессов и систем 74
4.3.1 Сравнительная бальная оценка надежности документных процессов и систем 74
4.3.2 Применение моделей на основе марковского анализа в задачах оценки
надежности документных процессов и систем 80
5 ОБРАБОТКА, МОНИТОРИНГ И ПЕРЕСМОТР РИСКОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА. ОБМЕН
ИНФОРМАЦИЕЙ И КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ 85
5.1 Обработка рисков 85
5.2 Мониторинг и пересмотр риска 86
5.3 Обмен информацией и консультирование 87
6 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ОБЪЕКТА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА В СФЕРЕ ДОУ 89
6.1 Разработка автоматизированного механизма определения областей неопределённости 91
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 94
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 96
ПРИЛОЖЕНИЕ А. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЛУАТАЦИОННОМ
ЛОКОМОТИВНОМ ДЕПО ПЕНЗА 100
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. СХЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 110
ПРИЛОЖЕНИЕ В. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА ДЕПО 112
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. ИДЕНТИФИЦИРОВАННЫЕ РИСКИ 117
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. ПРИМЕР НЕЗАПОЛНЕННОЙ АНКЕТЫ 122
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА РИСКОВ 124
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ
ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМ 132
ПРИЛОЖЕНИЕ И. ПРИМЕР ЗАПИСИ О РИСКЕ В РЕЕСТРЕ РИСКОВ 143
ПРИЛОЖЕНИЕ К. ЭЛЕКТРОННАЯ АНКЕТА ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ ОБЛАСТЕЙ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ 145
1 АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 11
1.1 Характеристика персонала и инфраструктуры эксплуатационного
локомотивного депо Пенза 14
1.2 Организационная структура эксплуатационного локомотивного депо
Пенза 15
1.3 Должностные обязанности начальника депо и секретаря
начальника депо 15
2 АНАЛИЗ НОРМАТИВНОЙ БАЗЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЙ ВОПРОСЫ
УПРАВЛЕНИЯ, АНАЛИЗА И ОЦЕНКИ РИСКОВ 20
3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИТУАЦИИ И ИДЕНТИФИКАЦИЯ РИСКОВ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 31
3.1 Внешний контекст деятельности 35
3.2 Внутренний контекст деятельности 38
3.3 Документные системы 40
3.4 Документные процессы 43
3.4.1 Анализ документооборота эксплуатационного локомотивного
депо Пенза 43
3.4.1.1 Порядок работы с входящими документами 45
3.4.1.2 Порядок работы с исходящими документами 50
3.4.1.3 Порядок работы с внутренними документами 52
3.4.2 Анализ регистрации документов и ознакомления с ними работников
эксплуатационного локомотивного депо Пенза 56
3.4.3 Контроль исполнения документов в эксплуатационном локомотивном
депо Пенза 60
3.4.4 Формирование и оформление дел в эксплуатационном локомотивном
депо Пенза 65
4 АНАЛИЗ И ОЦЕНИВАНИЕ РИСКОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 70
4.1 Анализ выявленных рисков 10
4.2 Сравнительная оценка рисков 73
4.3 Возможности применения методов анализа риска для оценки
надёжности документных процессов и систем 74
4.3.1 Сравнительная бальная оценка надежности документных процессов и систем 74
4.3.2 Применение моделей на основе марковского анализа в задачах оценки
надежности документных процессов и систем 80
5 ОБРАБОТКА, МОНИТОРИНГ И ПЕРЕСМОТР РИСКОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА. ОБМЕН
ИНФОРМАЦИЕЙ И КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ 85
5.1 Обработка рисков 85
5.2 Мониторинг и пересмотр риска 86
5.3 Обмен информацией и консультирование 87
6 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ОБЪЕКТА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА В СФЕРЕ ДОУ 89
6.1 Разработка автоматизированного механизма определения областей неопределённости 91
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 94
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 96
ПРИЛОЖЕНИЕ А. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЛУАТАЦИОННОМ
ЛОКОМОТИВНОМ ДЕПО ПЕНЗА 100
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. СХЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ЭКСПЛУАТАЦИОННОГО ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО ПЕНЗА 110
ПРИЛОЖЕНИЕ В. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА ДЕПО 112
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. ИДЕНТИФИЦИРОВАННЫЕ РИСКИ 117
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. ПРИМЕР НЕЗАПОЛНЕННОЙ АНКЕТЫ 122
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. РЕЗУЛЬТАТЫ АНАЛИЗА РИСКОВ 124
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ
ДОКУМЕНТНЫХ ПРОЦЕССОВ И СИСТЕМ 132
ПРИЛОЖЕНИЕ И. ПРИМЕР ЗАПИСИ О РИСКЕ В РЕЕСТРЕ РИСКОВ 143
ПРИЛОЖЕНИЕ К. ЭЛЕКТРОННАЯ АНКЕТА ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ ОБЛАСТЕЙ НЕОПРЕДЕЛЕННОСТИ 145
Надежность документационных процессов в организациях во многом определяет эффективность их функционирования. Риски документных процессов неизбежно трансформируются в риски организации или компании. Особенно актуальной проблема рисков функционирования является для организаций, входящих в так называемый список объектов критической инфраструктуры региона. К таким организациям в ряде случаев относятся объекты транспортной сферы, теплоэнергетического комплекса или предприятия телекоммуникаций.
Так, например, в эксплуатационном локомотивном депо Пенза возможные нарушения планового функционирования из-за возможных реализаций рисков в документных процессах способны привести к рискам на железнодорожном транспорте с неприемлемыми убытками.
Существующие системы документирования в эксплуатационном локомотивном депо Пенза обеспечивают достаточную надежность функционирования организации, однако, в процессе функционирования эксплуатационного локомотивного депо Пенза отмечались возможные риски, как во внешней, так и во внутренней среде.
В связи с этим существует актуальная проблема профилактики рисков путем упреждающего их прогнозирования и последующего управления ими в документных процессах и системах с учетом специфики объекта.
Поэтому целью работы является анализ механизмов системы управления рисками, связанными с документными процессами и системами, используемыми при создании и управлении документами организации с целью выявления причин и источников риска, событий, ситуаций или обстоятельств, способных существенно повлиять на достижение организацией своих целей (с учетом специфики железнодорожного транспорта).
Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
2. Анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы
управления, анализа и оценки рисков.
3. Определение ситуации и идентификация рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
4. Анализ и оценивание рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
5. Обработка, мониторинг и пересмотр рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза, а также обмен информацией и консультирование.
6. Документационное методическое обеспечение службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ.
Предмет исследования - внешний и внутренний контекст деятельности, документные процессы и системы эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
Объект исследования - организационная структура эксплуатационного локомотивного депо Пенза, документационная деятельность, риски документных процессов и систем и управление ими.
Основные положения магистерской диссертации заложены на следующих конференциях:
1. XIII Международная научно-практическая конференция, посвящённая Всемирному дню охраны труда «Актуальные проблемы охраны труда и безопасности производства».
2. VI Всероссийская межвузовская научно-практическая конференция «Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы»
3. XX Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении».
4. II Всероссийская научно-практическая конференция «Актуальные проблемы современного менеджмента социально-экономических систем».
5. XXI Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении».
6. VIII Всероссийская межвузовская научно-практическая конференция «Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы».
7. II Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Информация - коммуникация - документ».
По итогам данных конференций опубликованы сборники со статьями [14- 21].
Так, например, в эксплуатационном локомотивном депо Пенза возможные нарушения планового функционирования из-за возможных реализаций рисков в документных процессах способны привести к рискам на железнодорожном транспорте с неприемлемыми убытками.
Существующие системы документирования в эксплуатационном локомотивном депо Пенза обеспечивают достаточную надежность функционирования организации, однако, в процессе функционирования эксплуатационного локомотивного депо Пенза отмечались возможные риски, как во внешней, так и во внутренней среде.
В связи с этим существует актуальная проблема профилактики рисков путем упреждающего их прогнозирования и последующего управления ими в документных процессах и системах с учетом специфики объекта.
Поэтому целью работы является анализ механизмов системы управления рисками, связанными с документными процессами и системами, используемыми при создании и управлении документами организации с целью выявления причин и источников риска, событий, ситуаций или обстоятельств, способных существенно повлиять на достижение организацией своих целей (с учетом специфики железнодорожного транспорта).
Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
2. Анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы
управления, анализа и оценки рисков.
3. Определение ситуации и идентификация рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
4. Анализ и оценивание рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
5. Обработка, мониторинг и пересмотр рисков осуществления документных процессов эксплуатационного локомотивного депо Пенза, а также обмен информацией и консультирование.
6. Документационное методическое обеспечение службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ.
Предмет исследования - внешний и внутренний контекст деятельности, документные процессы и системы эксплуатационного локомотивного депо Пенза.
Объект исследования - организационная структура эксплуатационного локомотивного депо Пенза, документационная деятельность, риски документных процессов и систем и управление ими.
Основные положения магистерской диссертации заложены на следующих конференциях:
1. XIII Международная научно-практическая конференция, посвящённая Всемирному дню охраны труда «Актуальные проблемы охраны труда и безопасности производства».
2. VI Всероссийская межвузовская научно-практическая конференция «Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы»
3. XX Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении».
4. II Всероссийская научно-практическая конференция «Актуальные проблемы современного менеджмента социально-экономических систем».
5. XXI Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении».
6. VIII Всероссийская межвузовская научно-практическая конференция «Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы».
7. II Всероссийская научно-практическая конференция (с международным участием) «Информация - коммуникация - документ».
По итогам данных конференций опубликованы сборники со статьями [14- 21].
В результате выполнения магистерской диссертации были решены поставленные в ней задачи.
Определено, что основной функциональной деятельностью Депо являются грузовые и пассажирские железнодорожные перевозки на территории Пензенской области. Следовательно, документация, циркулирующая в Депо, так или иначе связана с ж/д перевозками. В итоге, риски для документных процессах и системах Депо могут провоцировать риски безопасности ж/д перевозок.
Установлено, что вопросы управления, анализа и оценки рисков (в том числе для документных процессов и систем) регламентирует ряд нормативных документов. При этом они не дают конкретных математических формул по количественной оценке риска документных процессов и систем. Положения проанализированных ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 и ГОСТ 33433-2015 в дальнейшем использовались для анализа механизмов управления рисками документных процессов и систем.
Установлен критерий допустимости величины риска документных процессов и систем. Определено, что риски для документных процессов и систем возникают во внешнем и внутреннем контексте деятельности Депо, в документной системе, а также в документных процессах. Их корректная идентификация позволяет в дальнейшем производить качественный анализ и оценивание рисков.
Определена формула расчёта величины риска и подсчитана по итогам экспертной оценки на основе метода Дельфи сама величина риска. Проведена сравнительная оценка рисков, где определены приемлемые и неприемлемые риски. Метод Дельфи, как метод экспертной оценки, позволяет в сжатые сроки поводить оценку рисков. Рассмотрены сравнительная бальная оценка надежности документных процессов и систем и применение моделей на основе марковского анализа в задачах оценки надежности документных процессов и систем.
Разработано положение о службе управления рисками документных процессов и систем, реестр рисков и анкета в электронной форме для выявления областей неопределенности в рамках документационного методического обеспечения службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ. Рассмотрены возможности использования программных продуктов для оценки рисков для документных процессов и систем.
Результатом работы являются рекомендации по документационному методическому обеспечению службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ.
Разработанные рекомендации необходимы для обеспечения необходимого уровня управления рисками для документных процессов и систем.
Определено, что основной функциональной деятельностью Депо являются грузовые и пассажирские железнодорожные перевозки на территории Пензенской области. Следовательно, документация, циркулирующая в Депо, так или иначе связана с ж/д перевозками. В итоге, риски для документных процессах и системах Депо могут провоцировать риски безопасности ж/д перевозок.
Установлено, что вопросы управления, анализа и оценки рисков (в том числе для документных процессов и систем) регламентирует ряд нормативных документов. При этом они не дают конкретных математических формул по количественной оценке риска документных процессов и систем. Положения проанализированных ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 и ГОСТ 33433-2015 в дальнейшем использовались для анализа механизмов управления рисками документных процессов и систем.
Установлен критерий допустимости величины риска документных процессов и систем. Определено, что риски для документных процессов и систем возникают во внешнем и внутреннем контексте деятельности Депо, в документной системе, а также в документных процессах. Их корректная идентификация позволяет в дальнейшем производить качественный анализ и оценивание рисков.
Определена формула расчёта величины риска и подсчитана по итогам экспертной оценки на основе метода Дельфи сама величина риска. Проведена сравнительная оценка рисков, где определены приемлемые и неприемлемые риски. Метод Дельфи, как метод экспертной оценки, позволяет в сжатые сроки поводить оценку рисков. Рассмотрены сравнительная бальная оценка надежности документных процессов и систем и применение моделей на основе марковского анализа в задачах оценки надежности документных процессов и систем.
Разработано положение о службе управления рисками документных процессов и систем, реестр рисков и анкета в электронной форме для выявления областей неопределенности в рамках документационного методического обеспечения службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ. Рассмотрены возможности использования программных продуктов для оценки рисков для документных процессов и систем.
Результатом работы являются рекомендации по документационному методическому обеспечению службы управления рисками объекта железнодорожного транспорта в сфере ДОУ.
Разработанные рекомендации необходимы для обеспечения необходимого уровня управления рисками для документных процессов и систем.
Подобные работы
- Оценка рисков осуществления документных процессов на примере эксплуатационного локомотивного депо Пенза
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4330 р. Год сдачи: 2020