ВВЕДЕНИЕ ..3
РАЗДЕЛ 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 6
1.1.Сущность системы электронного документооборота ..6
1.2.Принципы электронного документооборота 11
1.3.Обоснование необходимости, целей и задач использования электронного документооборота 13
РАЗДЕЛ 2 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА 18
2.1. Установка целей и задач проекта 18
2.2. План создания проекта 19
РАЗДЕЛ 3 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 28
Актуальность темы исследования. В настоящее время документ является основным способом представления информации в любой современной организации, начиная от небольших коммерческих фирм, и заканчивая государственными предприятиями. Разумная организация управления документооборотом влияет на эффективность управления учреждением.
В условиях современного информационного общества актуализируется проблема эффективности систематизации больших потоков разнообразной информации, в том числе в системе официального документооборота. В стране создаются электронные ресурсы, призванные упростить обращение граждан в органы государственного управления. Автоматизация документооборота сегодня не просто метод оптимизации внутренних процессов организации, но и «жизненная» необходимость в условиях стремительного развития информационных технологий. Системы электронного документооборота (СЭД) стали незаменимым элементом любого предприятия.
Важно отметить, что внедренная система электронного документооборота будет удовлетворять абсолютно всем требованиям учреждения только при условии обеспечения грамотной интеграции системы в бизнес-процессы и при учете особенностей внутрикорпоративного документооборота. Поэтому для полноценного функционирования систем электронного документооборота требуется сопровождение и адаптация компанией, внедряющей ту или иную систему.
В системе современного образования также встает вопрос качественных трансформаций принятых ранее правил документооборота. Сегодня в образовательной организации правильное решение стратегических и тактических задач при обработке информации определяет жизнеспособность всей образовательной системы вне зависимости от ее организационно-правовой формы собственности, подчинения и миссии.
Цель и задачи работы. Целью данной работы является создание, изучение и управление проекта по использованию электронного документооборота в образовательной организации.
В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы электронного документооборота;
2. Рассмотреть принципы электронного документооборота;
3. Проанализировать необходимость использования электронного документооборота;
4. Разработать проект по использованию электронного документооборота в образовательной организации в программной среде Microsoft Project;
5. Оценить эффективность разработанного проекта.
Степень научной разработанности проблемы. Современные отечественные и зарубежные исследователи уделяют все большее внимание вопросам электронного документооборота его теоретическим основам и практической реализации, а также проблематике оценки его результативности. В последнее десятилетие можно отметить значительное нарастание числа работ, посвященных различным аспектам управления брендом компании.
Проблемам теоретических основ и специфики электронного документооборота посвящены труды зарубежных и отечественных авторов: Янковая В.Ф., Романченко Е.В., Конкиева А.В., Ковалев Д., Каширина Е.И., Романченко Е.В., Линев А.А., Иритикова В.С., Байдыбекова С.К., Пахчанян А.Б., Фот Ю.Д. и другие.
Изучением внедрения электронного документооборота в образовательные организации занимались авторы: Ковалев Д. А, Ларин М.В, Рождественская Л., Пахчанян А.Б. и другие.
Объект данного исследования. Объектом исследования является процесс управления проектом по использованию электронного документооборота в образовательной организации.
Предмет исследования. Предметом исследования является комплекс необходимых работ по созданию проекта по использованию электронного документооборота: подготовка необходимых для создания проекта данных, процесс создания проекта, его оптимизации и проведения необходимых корректировок после анализа в программной среде Microsoft Project.
Объем и структура работы. Работа состоит из введения, трех разделов, включающих три и два подраздела соответственно, заключения и списка использованных источников общим объемом 30 страниц, содержит 7 рисунков и 1 таблицу.
Разработка проекта проводилась в программной среде Microsoft Project 2016.
1. Электронный документооборот – такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.
2. Выделенные основные принципы электронного документооборота дали понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с особенностью внедрения электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.
3. В работе выявлены и проанализированы преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы устраняет СЭД и позволило принять решение на разработку проекта.
4. Был разработан проект по использованию электронного документооборота в образовательной организации в программной среде Microsoft Project. Длительность проекта составила 82 дня. Трудозатраты – 1432 часа. Финансовые затраты 419 440 рос. руб. Использованные человеческие ресурсы – 7 человек.
5. В результате реализации проекта и внедрения системы электронного документооборота в образовательную организацию были получены такие результаты, как: увеличение качества документов и скорости их оборота, сокращение затрат на ресурсы документооборота, повышение конфиденциальности, открытие удаленного доступа, а также удалось добиться делегирования времени сотрудников в более нужны секторы.
