Введение 5
1 Характеристика деятельности АО «ПО «Электроприбор» 7
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» 14
3 Анализ постановки делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» 27
3.1 АНАЛИЗ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ПОСТАНОВКУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АО «ПО «ЭЛЕКТРОПРИБОР» 29
3.2 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ 42
3.3 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ 55
3.4 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ 65
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки делопроизводства в АО ПО «Электроприбор» 73
4.1 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРАВИЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 73
4.2 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 83
4.3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 84
Заключение 89
Список использованных источников и литературы 91
Приложение А Локальные нормативные документы, регламентирующие постановку делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» 96
Приложение Б Разработанный Альбом унифицированных форм документов 228
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и различные виды документов. Любой бизнес начинается и заканчивается документом. Все управленческие решения принимаются на основе анализа документов, а от их качества и достоверности зависит благополучие и процветание бизнеса.
Документы являются связующим звеном между руководством и работниками, организациями и органами власти. Все этапы производственной деятельности фиксируются в документах. Данные из них во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Одним из факторов делового успеха предприятия является умение его сотрудников общаться посредством деловых бумаг и правильно вести делопроизводство.
Делопроизводство - это сложноорганизованная система, обеспечивающая обмен информацией, как внутренней, так и внешней поэтому для эффективной организации работы недостаточно разложить документы по папкам и отправить их на хранение в шкаф или в стол. Документы нужно подготавливать, согласовывать, систематизировать, регистрировать, доводить содержание до работников и контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это необходимо делать, по определенным принципам, руководствуясь определенными правилами, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ, и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.
Грамотное ведение делопроизводства ускоряет процессы принятия решений, повышает уровень доверия к организации со стороны партнеров и контролирующих органов, увеличивает производительность и качество труда.
Ведь без правильной организации этого процесса на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.
При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций, а значит повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.
Кроме того, делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, способствует укреплению исполнительской дисциплины в организации.
Также можно сказать, что от правильной организации делопроизводства в конкретном учреждении или предприятии зависит полнота комплектования Национального архивного фонда, а значит состояние архивного дела в нашей стране, также в значительной мере зависит от методики и практики делопроизводства в конкретной организации.
Именно поэтому важно проанализировать постановку делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» и разработать рекомендации, которые поспособствуют оптимизации процессов делопроизводства.
Прежде чем проводить анализ постановки делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» необходимо дать характеристику деятельности данной организации.
В выпускной квалификационной работе был проведен анализ постановки делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор», который позволил накопить теоретические знания и закрепить практические навыки по организации документационного обеспечения управления на примере данной организации.
Перед проведением анализа была дана характеристика деятельности АО «ПО «Электроприбор». Выявлено, что организация является одним из ведущих предприятий России по изготовлению и поставке средств телекоммуникации и связи специального назначения, которые обеспечивают надежную криптографическую защиту конфиденциальной речевой, документальной, графической информации и применяются на стационарных и подвижных пунктах управления различного назначения. Документационное обеспечение управления осуществляет структурное подразделение «Канцелярия (отдел №121)».
Проанализирована нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор».
Проведен анализ постановки делопроизводства в АО «ПО «Электро-прибор». В результате анализа локальных нормативных документов, регламентирующих постановку делопроизводства в АО «ПО «Электро-прибор», выявлено, что отсутствуют такие важные локальные организационные документы как: Табель унифицированных форм документов и Альбом унифицированных форм документов, отсутствуют должностные инструкции секретаря - референта и оператора ЭВ и ВМ. Основная масса таких документов оформляются на общем бланке, но некоторые реквизиты, необходимые при таком оформлении отсутствуют («место составления (издания) документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «наименование организации - автора документа»), неверно оформляется реквизит «гриф утверждения документа»: отсутствует ссылка на регистрационный номер и дату приказа, которым утвержден данный документ;
Анализ оперограмм входящих, исходящих и внутренних документов показал, что технологические цепочки работы с этими документами не отличаются от стандартных, что они соответствуют стандартным процедурам и требованиям ТК РФ. Однако, выявлены ошибки в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
В оформлении исходящих и внутренних документов. документов АО «ПО «Электроприбор» допускаются ошибки в оформлении реквизитов.
В связи с этим разработаны рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства АО «ПО «Электроприбор», которые включают:
- рекомендации по правильному оформлению документов;
- рекомендации по регистрации документов;
- рекомендации по разработке Альбома унифицированных документов.
Применение данных рекомендаций окажут ответственным за делопроизводство на предприятии практическую помощь в правильной организации делопроизводства в АО «ПО «Электроприбор» и исключат в дальнейшем допущение ошибок при оформлении документов.
Результатом выполнения выпускной квалификационной работе стала разработка такого организационного документа, как «Альбом унифицированных форм документов» АО «ПО «Электроприбор».
