Постановка делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест»
|
Введение 5
1. Краткая характеристика ООО ИФК «Стройинвест» 9
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ООО ИФК «Стройинвест» 18
3. Анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» 32
3.1. Анализ организации работы с документами в ООО ИФК
«Стройинвест» 32
3.2. Анализ процессов документирования в ООО ИФК «Стройинвест» 35
3.3. Анализ организации документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» . 52
4. Выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО
ИФК «Стройинвест» 60
Заключение 72
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Проект Инструкции по делопроизводству в ООО ИФК «Стройинвест» 82
Приложение Б Образцы исправленных документов ООО ИФК «Стройинвест» 108
Приложение В Проект Номенклатуры дел ООО ИФК «Стройинвест» 112
1. Краткая характеристика ООО ИФК «Стройинвест» 9
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ООО ИФК «Стройинвест» 18
3. Анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» 32
3.1. Анализ организации работы с документами в ООО ИФК
«Стройинвест» 32
3.2. Анализ процессов документирования в ООО ИФК «Стройинвест» 35
3.3. Анализ организации документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» . 52
4. Выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО
ИФК «Стройинвест» 60
Заключение 72
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Проект Инструкции по делопроизводству в ООО ИФК «Стройинвест» 82
Приложение Б Образцы исправленных документов ООО ИФК «Стройинвест» 108
Приложение В Проект Номенклатуры дел ООО ИФК «Стройинвест» 112
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска рациональных путей общественной информатизации и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого механизмы документирования, организации документации и документооборота приобретают характер нормативного или упорядоченного закрепления.
Документированная информация выступает в качестве базы управления, а его результативность базируется на производстве и потреблении информации. Современные реалии позволяют повышать результативность управления, что достигается через достаточное внимание в сфере оптимизации работы с документами организации, т.к. любого рода управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления любой организации, независимо от ее организационно¬правовой формы и формы собственности, ее корпоративную культуру. От того, насколько профессионально осуществляется работа с документами, зависит общий эффект управленческой деятельности в целом. Управление документацией в организации становится на сегодня одним из основных факторов конкурентоспособности. Грамотно организованное ДОУ снижает временные затраты на поиск, повышает уровень точности и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Процессам оптимизации работы с документами должно уделяться большое внимание, недочеты в данной деятельности могут привести к серьезного рода затруднениям, как простых сотрудников организации, так и его простым сотрудникам и специалистам. За счет более совершенной системы работы с документами может быть достигнуто более быстрое движение и исполнение служебно-организационной документации, ее сохранение и использование.
В настоящее время знание основ и современного развития ДОУ и процесса архивоведения, обладание знаниями в области современных компьютерных технологий, умение в документальной форме оформить управленческое решение стало неотъемлемым признаком профессионализма любого специалиста.
Организация работы с документами необходима для всех организаций, будь то государственное предприятие или частная фирма, огромное акционерное предприятие или микро-компания.
Вопросами документационного обеспечения в организации изучалось многими специалистами. Так, в частности, В.И. Андреева, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих трудах дают определение понятию делопроизводства организации, определяют функции делопроизводства, цели документирования управленческих ситуаций. М.В. Кирсановым описывались формы организации делопроизводства, мотивация выбора той или иной формы для разных организаций, предприятий и учреждений. Т.В. Кузнецовой была дана характеристика документопотоку организации и его объему, выделены этапы работы в процессе обработки и движения документов, описана процедура отправки, приема корреспонденции и ее рассмотрения на предварительном этапе.
Основные механизмы работы с документацией и процессы ее регистрации были описаны Е.И. Ермошкиной, И.В. Журавлевой, М.В. Кирсановой, Г. Краснокутской, Л.В. Санкиной.
Таким образом, на сегодня отечественным делопроизводством накоплен большой теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих компаниях. Руководители недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих работников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами.
Актуальность темы исследования имеет несколько аспектов. Во- первых, теоретические разработки в области совершенствования документационного обеспечения управления на практике применяется далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Во-вторых, изучение данной темы имеет прикладное значение для компаний, которые стремятся совершенствовать механизмы документационного обеспечения управления, т.к. современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления. В-третьих, данная тема представляет несомненный интерес для исследования, т.к. является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления, управления документами, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
Объект исследования - ООО ИФК «Стройинвест».
Предмет исследования - организация документационного обеспечения управления и архивоведения в ООО ИФК «Стройинвест».
Целью исследования является анализ делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» на современном этапе и разработка основных направлений его совершенствования.
Для реализации намеченной цели ставятся следующие задачи:
- дать характеристику ООО ИФК «Стройинвест»;
- проанализировать нормативную законодательную базу, регламентирующей деятельность ООО ИФК «Стройинвест»;
- провести анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Строй-инвест»;
- выявить проблемы в процессе делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест» и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Нормативно-информационную базу составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства и архивоведения, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати. На страницах специализированных журналов («Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство») «Отечественные архивы», публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет.
Методологическую основу работы составляют общенаучные методы: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнительный, логический, технико-экономический, графический и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные направления по совершенствованию документационного обеспечения могут использоваться в практике ООО ИФК «Стройинвест» и других компаний.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Документированная информация выступает в качестве базы управления, а его результативность базируется на производстве и потреблении информации. Современные реалии позволяют повышать результативность управления, что достигается через достаточное внимание в сфере оптимизации работы с документами организации, т.к. любого рода управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления любой организации, независимо от ее организационно¬правовой формы и формы собственности, ее корпоративную культуру. От того, насколько профессионально осуществляется работа с документами, зависит общий эффект управленческой деятельности в целом. Управление документацией в организации становится на сегодня одним из основных факторов конкурентоспособности. Грамотно организованное ДОУ снижает временные затраты на поиск, повышает уровень точности и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Процессам оптимизации работы с документами должно уделяться большое внимание, недочеты в данной деятельности могут привести к серьезного рода затруднениям, как простых сотрудников организации, так и его простым сотрудникам и специалистам. За счет более совершенной системы работы с документами может быть достигнуто более быстрое движение и исполнение служебно-организационной документации, ее сохранение и использование.
В настоящее время знание основ и современного развития ДОУ и процесса архивоведения, обладание знаниями в области современных компьютерных технологий, умение в документальной форме оформить управленческое решение стало неотъемлемым признаком профессионализма любого специалиста.
Организация работы с документами необходима для всех организаций, будь то государственное предприятие или частная фирма, огромное акционерное предприятие или микро-компания.
Вопросами документационного обеспечения в организации изучалось многими специалистами. Так, в частности, В.И. Андреева, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих трудах дают определение понятию делопроизводства организации, определяют функции делопроизводства, цели документирования управленческих ситуаций. М.В. Кирсановым описывались формы организации делопроизводства, мотивация выбора той или иной формы для разных организаций, предприятий и учреждений. Т.В. Кузнецовой была дана характеристика документопотоку организации и его объему, выделены этапы работы в процессе обработки и движения документов, описана процедура отправки, приема корреспонденции и ее рассмотрения на предварительном этапе.
Основные механизмы работы с документацией и процессы ее регистрации были описаны Е.И. Ермошкиной, И.В. Журавлевой, М.В. Кирсановой, Г. Краснокутской, Л.В. Санкиной.
Таким образом, на сегодня отечественным делопроизводством накоплен большой теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих компаниях. Руководители недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих работников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами.
Актуальность темы исследования имеет несколько аспектов. Во- первых, теоретические разработки в области совершенствования документационного обеспечения управления на практике применяется далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Во-вторых, изучение данной темы имеет прикладное значение для компаний, которые стремятся совершенствовать механизмы документационного обеспечения управления, т.к. современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления. В-третьих, данная тема представляет несомненный интерес для исследования, т.к. является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления, управления документами, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
Объект исследования - ООО ИФК «Стройинвест».
Предмет исследования - организация документационного обеспечения управления и архивоведения в ООО ИФК «Стройинвест».
Целью исследования является анализ делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» на современном этапе и разработка основных направлений его совершенствования.
Для реализации намеченной цели ставятся следующие задачи:
- дать характеристику ООО ИФК «Стройинвест»;
- проанализировать нормативную законодательную базу, регламентирующей деятельность ООО ИФК «Стройинвест»;
- провести анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Строй-инвест»;
- выявить проблемы в процессе делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест» и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Нормативно-информационную базу составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства и архивоведения, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати. На страницах специализированных журналов («Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство») «Отечественные архивы», публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет.
Методологическую основу работы составляют общенаучные методы: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнительный, логический, технико-экономический, графический и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные направления по совершенствованию документационного обеспечения могут использоваться в практике ООО ИФК «Стройинвест» и других компаний.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Анализ делопроизводства был проведен на материалах ООО ИФК «Стройинвест». Это молодая строительная компания, является микропредприятием, численность персонала которой составляет 4 человека.
Деятельность ООО ИФК «Стройинвест» как и любой иной организации, которая зарегистрирована на территории России, регламентируется большим числом нормативных законодательных актов.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу с разными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру).
Составляющие нормативной базы делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» это законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления.
Делопроизводство в ООО ИФК «Стройинвест» входит в число функциональных обязанностей секретаря, входит организация работы с документами (информационно-справочными, организационными,
распорядительными и кадровыми).
В процессе анализы было выявлено, что деятельность ООО ИФК «Стройинвест» сопровождается изданием большого числа управленческих документов, которые содержат решения организационных, административных, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов компании таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки), кадровые (приказы о приеме, переводе, увольнении работников, личные дела работников и пр.).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. В результате было установлено, что практически все документы, которые создаются в организации содержит ряд ошибок. Так, в частности, в документах отсутствует правильное наименование организации, реквизиты дата, подпись оформлены в неверной последовательности, отсутствуют обязательные реквизиты (например, заголовок документа и др.).
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в компанию осуществляется курьером, средствами почтовой и электронной связи.
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета трудовых договоров.
Анализ объема документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» за период 2019-2020 годы показал его значительный рост, что вызвано увеличением потоков информационно-справочных и распорядительных документов.
В результате проведенного анализа делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» были выявлены следующие основные проблемы и недостатки в его организации:
- утеря документов;
- накопление большого количества документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, которая содержится в документах, попадает в руки третьих лиц;
- большие затраты рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создание нескольких копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- большие временные затраты на подготовку и согласование документов;
- отсутствие использования электронной связи по передачи документов между структурными подразделениями (специалистами);
- наличие множественных ошибок в составлении документов;
- отсутствие автоматизированного процесса подготовки документов;
- нарушение правил хранения документов, особенно тех, которые составляют коммерческую тайну и содержат персональные данные;
- отсутствие внутренних правовых актов, регламентирующих делопроизводство в компании (в частности, отсутствие Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел);
- рост оформления документов на бумажном носителе и их тиражирование, что увеличивает временные затраты на подготовку документов, а также повышает расходы компании на приобретение канцтоваров и расходных материалов к копировально-множительной технике.
В результате был предложен ряд направлений по его совершенствованию:
1. Разработка Инструкции по делопроизводству.
2. Разработка номенклатуры дел.
3. Организация архивного хранения документов.
4. Организация хранения документов, содержащих персональные данные сотрудников компании.
5. Автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления.
6. Совершенствование контроля за исполнением документов.
7. Четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами.
8. Рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации.
Таким образом, предложенные мероприятия позволят получить следующие преимущества в работе с документами в ООО ИФК «Стройинвест»:
- сократить время на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, контроль;
- ускорить движение информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- обеспечить сохранность документов компании, в т.ч. тех, которые содержат персональные данные;
- сократить расходы на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
- повысить квалификацию сотрудников, осуществляющих работу с документами;
- уменьшить количественные потери документов;
- повысить производительность труда работников благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов.
Деятельность ООО ИФК «Стройинвест» как и любой иной организации, которая зарегистрирована на территории России, регламентируется большим числом нормативных законодательных актов.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу с разными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру).
Составляющие нормативной базы делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» это законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления.
Делопроизводство в ООО ИФК «Стройинвест» входит в число функциональных обязанностей секретаря, входит организация работы с документами (информационно-справочными, организационными,
распорядительными и кадровыми).
В процессе анализы было выявлено, что деятельность ООО ИФК «Стройинвест» сопровождается изданием большого числа управленческих документов, которые содержат решения организационных, административных, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов компании таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки), кадровые (приказы о приеме, переводе, увольнении работников, личные дела работников и пр.).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. В результате было установлено, что практически все документы, которые создаются в организации содержит ряд ошибок. Так, в частности, в документах отсутствует правильное наименование организации, реквизиты дата, подпись оформлены в неверной последовательности, отсутствуют обязательные реквизиты (например, заголовок документа и др.).
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в компанию осуществляется курьером, средствами почтовой и электронной связи.
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета трудовых договоров.
Анализ объема документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» за период 2019-2020 годы показал его значительный рост, что вызвано увеличением потоков информационно-справочных и распорядительных документов.
В результате проведенного анализа делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» были выявлены следующие основные проблемы и недостатки в его организации:
- утеря документов;
- накопление большого количества документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, которая содержится в документах, попадает в руки третьих лиц;
- большие затраты рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создание нескольких копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- большие временные затраты на подготовку и согласование документов;
- отсутствие использования электронной связи по передачи документов между структурными подразделениями (специалистами);
- наличие множественных ошибок в составлении документов;
- отсутствие автоматизированного процесса подготовки документов;
- нарушение правил хранения документов, особенно тех, которые составляют коммерческую тайну и содержат персональные данные;
- отсутствие внутренних правовых актов, регламентирующих делопроизводство в компании (в частности, отсутствие Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел);
- рост оформления документов на бумажном носителе и их тиражирование, что увеличивает временные затраты на подготовку документов, а также повышает расходы компании на приобретение канцтоваров и расходных материалов к копировально-множительной технике.
В результате был предложен ряд направлений по его совершенствованию:
1. Разработка Инструкции по делопроизводству.
2. Разработка номенклатуры дел.
3. Организация архивного хранения документов.
4. Организация хранения документов, содержащих персональные данные сотрудников компании.
5. Автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления.
6. Совершенствование контроля за исполнением документов.
7. Четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами.
8. Рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации.
Таким образом, предложенные мероприятия позволят получить следующие преимущества в работе с документами в ООО ИФК «Стройинвест»:
- сократить время на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, контроль;
- ускорить движение информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- обеспечить сохранность документов компании, в т.ч. тех, которые содержат персональные данные;
- сократить расходы на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
- повысить квалификацию сотрудников, осуществляющих работу с документами;
- уменьшить количественные потери документов;
- повысить производительность труда работников благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов.
Подобные работы
- Постановка делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021