📄Работа №162295
Тема: Постановка делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест»
Тип работы
Бакалаврская работа
Предмет
документоведение
Объем:
117 листов
Год:
2022
Просмотров:
107
4360
руб.
🛒 Купить работу
Не подходит эта работа?
Закажите новую по вашим требованиям
Узнать цену на написание
Закажите новую по вашим требованиям
Представленный материал является образцом учебного исследования, примером структуры и содержания учебного исследования по заявленной теме. Размещён исключительно в информационных и ознакомительных целях.
Workspay.ru оказывает информационные услуги по сбору, обработке и структурированию материалов в соответствии с требованиями заказчика.
Размещение материала не означает публикацию произведения впервые и не предполагает передачу исключительных авторских прав третьим лицам.
Материал не предназначен для дословной сдачи в образовательные организации и требует самостоятельной переработки с соблюдением законодательства Российской Федерации об авторском праве и принципов академической добросовестности.
Авторские права на исходные материалы принадлежат их законным правообладателям. В случае возникновения вопросов, связанных с размещённым материалом, просим направить обращение через форму обратной связи.
Настоящий учебно-методический информационный материал размещён в ознакомительных и исследовательских целях и представляет собой пример учебного исследования. Не является готовым научным трудом и требует самостоятельной переработки.
📋 Содержание
Введение 5
1. Краткая характеристика ООО ИФК «Стройинвест» 9
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ООО ИФК «Стройинвест» 18
3. Анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» 32
3.1. Анализ организации работы с документами в ООО ИФК
«Стройинвест» 32
3.2. Анализ процессов документирования в ООО ИФК «Стройинвест» 35
3.3. Анализ организации документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» . 52
4. Выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО
ИФК «Стройинвест» 60
Заключение 72
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Проект Инструкции по делопроизводству в ООО ИФК «Стройинвест» 82
Приложение Б Образцы исправленных документов ООО ИФК «Стройинвест» 108
Приложение В Проект Номенклатуры дел ООО ИФК «Стройинвест» 112
1. Краткая характеристика ООО ИФК «Стройинвест» 9
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ООО ИФК «Стройинвест» 18
3. Анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» 32
3.1. Анализ организации работы с документами в ООО ИФК
«Стройинвест» 32
3.2. Анализ процессов документирования в ООО ИФК «Стройинвест» 35
3.3. Анализ организации документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» . 52
4. Выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО
ИФК «Стройинвест» 60
Заключение 72
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Проект Инструкции по делопроизводству в ООО ИФК «Стройинвест» 82
Приложение Б Образцы исправленных документов ООО ИФК «Стройинвест» 108
Приложение В Проект Номенклатуры дел ООО ИФК «Стройинвест» 112
📖 Введение
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска рациональных путей общественной информатизации и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого механизмы документирования, организации документации и документооборота приобретают характер нормативного или упорядоченного закрепления.
Документированная информация выступает в качестве базы управления, а его результативность базируется на производстве и потреблении информации. Современные реалии позволяют повышать результативность управления, что достигается через достаточное внимание в сфере оптимизации работы с документами организации, т.к. любого рода управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления любой организации, независимо от ее организационно¬правовой формы и формы собственности, ее корпоративную культуру. От того, насколько профессионально осуществляется работа с документами, зависит общий эффект управленческой деятельности в целом. Управление документацией в организации становится на сегодня одним из основных факторов конкурентоспособности. Грамотно организованное ДОУ снижает временные затраты на поиск, повышает уровень точности и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Процессам оптимизации работы с документами должно уделяться большое внимание, недочеты в данной деятельности могут привести к серьезного рода затруднениям, как простых сотрудников организации, так и его простым сотрудникам и специалистам. За счет более совершенной системы работы с документами может быть достигнуто более быстрое движение и исполнение служебно-организационной документации, ее сохранение и использование.
В настоящее время знание основ и современного развития ДОУ и процесса архивоведения, обладание знаниями в области современных компьютерных технологий, умение в документальной форме оформить управленческое решение стало неотъемлемым признаком профессионализма любого специалиста.
Организация работы с документами необходима для всех организаций, будь то государственное предприятие или частная фирма, огромное акционерное предприятие или микро-компания.
Вопросами документационного обеспечения в организации изучалось многими специалистами. Так, в частности, В.И. Андреева, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих трудах дают определение понятию делопроизводства организации, определяют функции делопроизводства, цели документирования управленческих ситуаций. М.В. Кирсановым описывались формы организации делопроизводства, мотивация выбора той или иной формы для разных организаций, предприятий и учреждений. Т.В. Кузнецовой была дана характеристика документопотоку организации и его объему, выделены этапы работы в процессе обработки и движения документов, описана процедура отправки, приема корреспонденции и ее рассмотрения на предварительном этапе.
Основные механизмы работы с документацией и процессы ее регистрации были описаны Е.И. Ермошкиной, И.В. Журавлевой, М.В. Кирсановой, Г. Краснокутской, Л.В. Санкиной.
Таким образом, на сегодня отечественным делопроизводством накоплен большой теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих компаниях. Руководители недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих работников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами.
Актуальность темы исследования имеет несколько аспектов. Во- первых, теоретические разработки в области совершенствования документационного обеспечения управления на практике применяется далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Во-вторых, изучение данной темы имеет прикладное значение для компаний, которые стремятся совершенствовать механизмы документационного обеспечения управления, т.к. современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления. В-третьих, данная тема представляет несомненный интерес для исследования, т.к. является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления, управления документами, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
Объект исследования - ООО ИФК «Стройинвест».
Предмет исследования - организация документационного обеспечения управления и архивоведения в ООО ИФК «Стройинвест».
Целью исследования является анализ делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» на современном этапе и разработка основных направлений его совершенствования.
Для реализации намеченной цели ставятся следующие задачи:
- дать характеристику ООО ИФК «Стройинвест»;
- проанализировать нормативную законодательную базу, регламентирующей деятельность ООО ИФК «Стройинвест»;
- провести анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Строй-инвест»;
- выявить проблемы в процессе делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест» и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Нормативно-информационную базу составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства и архивоведения, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати. На страницах специализированных журналов («Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство») «Отечественные архивы», публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет.
Методологическую основу работы составляют общенаучные методы: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнительный, логический, технико-экономический, графический и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные направления по совершенствованию документационного обеспечения могут использоваться в практике ООО ИФК «Стройинвест» и других компаний.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Документированная информация выступает в качестве базы управления, а его результативность базируется на производстве и потреблении информации. Современные реалии позволяют повышать результативность управления, что достигается через достаточное внимание в сфере оптимизации работы с документами организации, т.к. любого рода управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления любой организации, независимо от ее организационно¬правовой формы и формы собственности, ее корпоративную культуру. От того, насколько профессионально осуществляется работа с документами, зависит общий эффект управленческой деятельности в целом. Управление документацией в организации становится на сегодня одним из основных факторов конкурентоспособности. Грамотно организованное ДОУ снижает временные затраты на поиск, повышает уровень точности и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Процессам оптимизации работы с документами должно уделяться большое внимание, недочеты в данной деятельности могут привести к серьезного рода затруднениям, как простых сотрудников организации, так и его простым сотрудникам и специалистам. За счет более совершенной системы работы с документами может быть достигнуто более быстрое движение и исполнение служебно-организационной документации, ее сохранение и использование.
В настоящее время знание основ и современного развития ДОУ и процесса архивоведения, обладание знаниями в области современных компьютерных технологий, умение в документальной форме оформить управленческое решение стало неотъемлемым признаком профессионализма любого специалиста.
Организация работы с документами необходима для всех организаций, будь то государственное предприятие или частная фирма, огромное акционерное предприятие или микро-компания.
Вопросами документационного обеспечения в организации изучалось многими специалистами. Так, в частности, В.И. Андреева, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих трудах дают определение понятию делопроизводства организации, определяют функции делопроизводства, цели документирования управленческих ситуаций. М.В. Кирсановым описывались формы организации делопроизводства, мотивация выбора той или иной формы для разных организаций, предприятий и учреждений. Т.В. Кузнецовой была дана характеристика документопотоку организации и его объему, выделены этапы работы в процессе обработки и движения документов, описана процедура отправки, приема корреспонденции и ее рассмотрения на предварительном этапе.
Основные механизмы работы с документацией и процессы ее регистрации были описаны Е.И. Ермошкиной, И.В. Журавлевой, М.В. Кирсановой, Г. Краснокутской, Л.В. Санкиной.
Таким образом, на сегодня отечественным делопроизводством накоплен большой теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих компаниях. Руководители недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих работников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами.
Актуальность темы исследования имеет несколько аспектов. Во- первых, теоретические разработки в области совершенствования документационного обеспечения управления на практике применяется далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Во-вторых, изучение данной темы имеет прикладное значение для компаний, которые стремятся совершенствовать механизмы документационного обеспечения управления, т.к. современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления. В-третьих, данная тема представляет несомненный интерес для исследования, т.к. является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления, управления документами, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
Объект исследования - ООО ИФК «Стройинвест».
Предмет исследования - организация документационного обеспечения управления и архивоведения в ООО ИФК «Стройинвест».
Целью исследования является анализ делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» на современном этапе и разработка основных направлений его совершенствования.
Для реализации намеченной цели ставятся следующие задачи:
- дать характеристику ООО ИФК «Стройинвест»;
- проанализировать нормативную законодательную базу, регламентирующей деятельность ООО ИФК «Стройинвест»;
- провести анализ постановки делопроизводства в ООО ИФК «Строй-инвест»;
- выявить проблемы в процессе делопроизводства ООО ИФК «Стройинвест» и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Нормативно-информационную базу составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства и архивоведения, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати. На страницах специализированных журналов («Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство») «Отечественные архивы», публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет.
Методологическую основу работы составляют общенаучные методы: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнительный, логический, технико-экономический, графический и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные направления по совершенствованию документационного обеспечения могут использоваться в практике ООО ИФК «Стройинвест» и других компаний.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
✅ Заключение
Анализ делопроизводства был проведен на материалах ООО ИФК «Стройинвест». Это молодая строительная компания, является микропредприятием, численность персонала которой составляет 4 человека.
Деятельность ООО ИФК «Стройинвест» как и любой иной организации, которая зарегистрирована на территории России, регламентируется большим числом нормативных законодательных актов.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу с разными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру).
Составляющие нормативной базы делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» это законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления.
Делопроизводство в ООО ИФК «Стройинвест» входит в число функциональных обязанностей секретаря, входит организация работы с документами (информационно-справочными, организационными,
распорядительными и кадровыми).
В процессе анализы было выявлено, что деятельность ООО ИФК «Стройинвест» сопровождается изданием большого числа управленческих документов, которые содержат решения организационных, административных, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов компании таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки), кадровые (приказы о приеме, переводе, увольнении работников, личные дела работников и пр.).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. В результате было установлено, что практически все документы, которые создаются в организации содержит ряд ошибок. Так, в частности, в документах отсутствует правильное наименование организации, реквизиты дата, подпись оформлены в неверной последовательности, отсутствуют обязательные реквизиты (например, заголовок документа и др.).
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в компанию осуществляется курьером, средствами почтовой и электронной связи.
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета трудовых договоров.
Анализ объема документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» за период 2019-2020 годы показал его значительный рост, что вызвано увеличением потоков информационно-справочных и распорядительных документов.
В результате проведенного анализа делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» были выявлены следующие основные проблемы и недостатки в его организации:
- утеря документов;
- накопление большого количества документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, которая содержится в документах, попадает в руки третьих лиц;
- большие затраты рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создание нескольких копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- большие временные затраты на подготовку и согласование документов;
- отсутствие использования электронной связи по передачи документов между структурными подразделениями (специалистами);
- наличие множественных ошибок в составлении документов;
- отсутствие автоматизированного процесса подготовки документов;
- нарушение правил хранения документов, особенно тех, которые составляют коммерческую тайну и содержат персональные данные;
- отсутствие внутренних правовых актов, регламентирующих делопроизводство в компании (в частности, отсутствие Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел);
- рост оформления документов на бумажном носителе и их тиражирование, что увеличивает временные затраты на подготовку документов, а также повышает расходы компании на приобретение канцтоваров и расходных материалов к копировально-множительной технике.
В результате был предложен ряд направлений по его совершенствованию:
1. Разработка Инструкции по делопроизводству.
2. Разработка номенклатуры дел.
3. Организация архивного хранения документов.
4. Организация хранения документов, содержащих персональные данные сотрудников компании.
5. Автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления.
6. Совершенствование контроля за исполнением документов.
7. Четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами.
8. Рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации.
Таким образом, предложенные мероприятия позволят получить следующие преимущества в работе с документами в ООО ИФК «Стройинвест»:
- сократить время на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, контроль;
- ускорить движение информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- обеспечить сохранность документов компании, в т.ч. тех, которые содержат персональные данные;
- сократить расходы на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
- повысить квалификацию сотрудников, осуществляющих работу с документами;
- уменьшить количественные потери документов;
- повысить производительность труда работников благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов.
Деятельность ООО ИФК «Стройинвест» как и любой иной организации, которая зарегистрирована на территории России, регламентируется большим числом нормативных законодательных актов.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу с разными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру).
Составляющие нормативной базы делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» это законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления.
Делопроизводство в ООО ИФК «Стройинвест» входит в число функциональных обязанностей секретаря, входит организация работы с документами (информационно-справочными, организационными,
распорядительными и кадровыми).
В процессе анализы было выявлено, что деятельность ООО ИФК «Стройинвест» сопровождается изданием большого числа управленческих документов, которые содержат решения организационных, административных, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов компании таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки), кадровые (приказы о приеме, переводе, увольнении работников, личные дела работников и пр.).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. В результате было установлено, что практически все документы, которые создаются в организации содержит ряд ошибок. Так, в частности, в документах отсутствует правильное наименование организации, реквизиты дата, подпись оформлены в неверной последовательности, отсутствуют обязательные реквизиты (например, заголовок документа и др.).
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в компанию осуществляется курьером, средствами почтовой и электронной связи.
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета трудовых договоров.
Анализ объема документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» за период 2019-2020 годы показал его значительный рост, что вызвано увеличением потоков информационно-справочных и распорядительных документов.
В результате проведенного анализа делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» были выявлены следующие основные проблемы и недостатки в его организации:
- утеря документов;
- накопление большого количества документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, которая содержится в документах, попадает в руки третьих лиц;
- большие затраты рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создание нескольких копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- большие временные затраты на подготовку и согласование документов;
- отсутствие использования электронной связи по передачи документов между структурными подразделениями (специалистами);
- наличие множественных ошибок в составлении документов;
- отсутствие автоматизированного процесса подготовки документов;
- нарушение правил хранения документов, особенно тех, которые составляют коммерческую тайну и содержат персональные данные;
- отсутствие внутренних правовых актов, регламентирующих делопроизводство в компании (в частности, отсутствие Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел);
- рост оформления документов на бумажном носителе и их тиражирование, что увеличивает временные затраты на подготовку документов, а также повышает расходы компании на приобретение канцтоваров и расходных материалов к копировально-множительной технике.
В результате был предложен ряд направлений по его совершенствованию:
1. Разработка Инструкции по делопроизводству.
2. Разработка номенклатуры дел.
3. Организация архивного хранения документов.
4. Организация хранения документов, содержащих персональные данные сотрудников компании.
5. Автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления.
6. Совершенствование контроля за исполнением документов.
7. Четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами.
8. Рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации.
Таким образом, предложенные мероприятия позволят получить следующие преимущества в работе с документами в ООО ИФК «Стройинвест»:
- сократить время на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, контроль;
- ускорить движение информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- обеспечить сохранность документов компании, в т.ч. тех, которые содержат персональные данные;
- сократить расходы на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
- повысить квалификацию сотрудников, осуществляющих работу с документами;
- уменьшить количественные потери документов;
- повысить производительность труда работников благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов.
ИЛИ
Поиск аналога
📕 Список литературы
🛒 Оформить заказ
⚡ Работу высылаем в течении 5 минут после оплаты.