Введение 5
1 Краткая характеристика деятельности администрации Иссинского района
Пензенской области 6
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
администрации Иссинского района Пензенской области 10
3 Анализ постановки делопроизводства в администрации Иссинского района
Пензенской области 23
3.1 Анализ локальных нормативных правовых актов, регламентирующих
постановку делопроизводства в администрации Иссинского района Пензенской области 24
3.2 Анализ документооборота 30
3.3 Анализ работы с входящими документами 32
3.4 Анализ работы с исходящими документами 37
3.5 Анализ работы с внутренними документами 44
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в
администрации Иссинского района Пензенской области 49
4.1 Исправление должностной инструкции 49
4.2 Разработка альбома унифицированных форм документов 50
Заключение 67
Список использованных источников и литературы 69
Приложение А Переработанная должностная инструкция
Одной из самых важных частей процессов управления является организация работы с документами. Ведение делопроизводства значительно упрощает наличие чёткой системы работы с документами. В связи с этим в организациях создаются службы документационного обеспечения управления.
Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой постановки делопроизводства администрации Иссинского района Пензенской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
В выпускной квалификационной работе проведен анализ постановки делопроизводства, анализ нормативных и локальных актов, регламентирующих работу с документами различного характера.
С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках выпускной квалификационной работы, её результаты могут быть использованы специалистом делопроизводства в целях повышения качества делопроизводства, рационализации работы с документами, а также понижения затрат времени, труда и финансов.
Целью данного исследования является изучение постановки делопроизводства администрации Иссинского района Пензенской области.
Объектом исследования выступает система делопроизводства в администрации Иссинского района Пензенской области.
Предметом исследования являются собственные нормативные документы, регламентирующие постановку делопроизводства и управленческие документы, образующиеся в деятельности администрации Иссинского района Пензенской области.
Выводы выпускной квалификационной работы ориентированы на внедрение в практику организации рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в администрации Иссинского района Пензенской области .
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы была изучена структура и характеристика деятельности администрации Иссинского района Пензенской области, её нормативная законодательная база. Помимо этого были проанализированы локальные нормативные правовые акты, регламентирующие постановку делопроизводства в администрации Иссинского района Пензенской области, а также процесс работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Выявленные ошибки при создании документов могут создать серьёзное увеличение сроков оформления и восприятия информации. Совершенствование постановки делопроизводства позволит грамотно организовать работу с документами.
В результате выполнения выпускной квалификационной работы были разработаны следующие рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства:
• доработка должностной инструкции главного специалиста
делопроизводства, кадровой, организационной работы и контроля;
• подготовка проекта альбома унифицированных форм документов.
Должностная инструкция необходима для определения требований к квалификации сотрудника, а также его прав и обязанностей, в связи с чем и была проведена её доработка, а именно исправление ошибок в реквизитах и подробное описание квалификационных требований, прав и ответственности работника, выполняющего функции главного специалиста отдела делопроизводства администрации Иссинского района Пензенской области.
В Инструкции по делопроизводству администрации Иссинского района Пензенской области присутствует Альбом унифицированных форм документов, что значительно упрощает постановку делопроизводства в администрации Иссинского района Пензенской области, однако, он оформлен не в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Такой недочёт может привести к сложному восприятию документа, и информации, которая в нём содержится.
Целью разработки Альбома форм документов являлась регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности администрации Иссинского района Пензенской области.
Доработанная должностная инструкция и разработанный альбом унифицированных форм документов помогут увеличить эффективность деятельности администрации Иссинского района Пензенской области, улучшив уровень работы с документами.
