ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА ФГБУ "ФКП РОСРЕЕСТРА" ПО РЕСПУБЛИКЕ ТЫВА 8
1.1 История создания и функции филиала ФГБУ "ФКП Росреестра" по Республике Тыва 8
1.2 Структура филиала ФГБУ "ФКП Росреестра" по Республике Тыва 11
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 13
2.1 Законодательная и нормативная база деятельности секретаря 13
2.2 Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя 17
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 24
3.1 Анализ деятельности секретаря 24
3.2 Повышение эффективности секретарской деятельности 32
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 60
ПРИЛОЖЕНИЯ 66
Филиал федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Республике Тыва - это ведомство, выполняющее функции по государственному кадастровому учету земельных участков и объектов капитального строительства и осуществляющее прием и выдачу документов на оказание государственных услуг Росреестра.
Филиал Кадастровой палаты Росреестра с мая 2000 года осуществляет государственный кадастровый учет земельных участков и предоставляет сведения из государственного кадастра недвижимости. С апреля 2012 года Филиалу Кадастровой палаты Росреестра переданы полномочия по государственному учету объектов капитального строительства и предоставлению сведений из Единого государственного реестра объектов капитального строительства.
Основная задача Филиала Кадастровой палаты по Республике Тыва на сегодняшний день - сокращение сроков предоставления государственных услуг Росреестра и повышение качества и доступности оказания предоставляемых услуг.
Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей.
Актуальность выбранной темы обусловлена возрастающей ролью секретаря в деятельности организации любой формы собственности. В настоящее время в новых социально-экономических условиях кардинально изменились функции секретаря: от технического секретаря до секретаря- референта - помощника руководителя. Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре¬помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.
Объектом исследования является Филиал «ФГБУ ФКП Росреестра» по Республике Тыва (далее - Филиал).
Предметом исследования выступает организация деятельности секретаря аппарата управления Филиала.
Цель выпускной квалификационной работы заключается в исследовании организации секретарской деятельности в Филиале, рассмотрение методов и способов повышения и совершенствования ее эффективности.
Цель позволила сформулировать следующие задачи:
1. рассмотреть историю создания Филиала, его функцию и структуру;
2. исследовать законодательную и нормативную базу деятельности секретаря;
3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;
4. проанализировать возможности повышения эффективности секретарской деятельности, такие как рациональная организация рабочего места и оптимизация документооборота.
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любой организации связано с составлением, получением и направлением документов.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри организации, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками организации, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю поручается подготовка документов. В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Но все чаще секретари являются помощниками руководителей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.
Следовательно, работа секретаря требует четкой организации, так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой.
Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюковым, Ю.М. Деминым и другими исследователями. Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко и другими.
Для рассмотрения степени изученности проблемы мною были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство»,
«Кадровая служба и управлением персоналом предприятия».
Использованы эмпирические и теоретические метоДы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, шести пунктов, заключения, списка источников литературы и приложений.
В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по РТ, а также структурой и функциями организации.
Во второй главе рассматриваются организация работы секретаря, используемые филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по РТ.
В третьей главе рассматриваются методы и способы повышения эффективности секретарской деятельности.
В заключении сформулированы основные выводы и представлены рекомендации по улучшению секретарской деятельности.
Список источников и литературы содержит весь перечень источников и литератур, использованных мною при написании этой работы.
Таким образом, от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря будет зависеть успешность управленческой деятельности.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей организации.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам .
Филиал Федерального Государственного Бюджетного Учреждения «Федеральной Кадастровой Палаты Росреестра» по Республике Тыва обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу.
Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по РТ использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству. Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по РТ заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Таким образом, проведенное исследование документооборота на базе Филиала позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам.
Обязанности секретаря в Филиале можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, расшифровка и оформление документов на компьютере.
Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря в Филиале показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:
Первое - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы Филиала.
Второе - отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.
В ходе написания выпускной квалификационной работы мною была достигнута поставленная цель: исследование организации секретарской деятельности в Филиале, рассмотрение методов и способов повышения и совершенствования ее эффективности.
Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач: рассмотрению истории создания Филиала, его функцию и структуру; исследование законодательной и нормативной базы деятельности секретаря; анализу организации деятельности секретаря руководителя; анализу возможности повышения эффективности секретарской деятельности, такие как рациональная организация рабочего места и оптимизация документооборота.
Проведенное исследование показало, что работа секретаря весьма многогранна. Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.
К тому же секретарь должен обладать набором определенных деловых и личностных качеств. Он должен уметь быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм - качества, которые помогут секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п., чувство юмора, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора. Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета. Но главная составляющая секретарской деятельности - информационно-документационное обеспечение.
Для эффективного выполнения своей работы секретарь должен уметь организовать ее. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д. Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
