Тема: Постановка делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест»

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска рациональных путей общественной информатизации и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого механизмы документирования, организации документации и документооборота приобретают характер нормативного или упорядоченного закрепления.
Документированная информация выступает в качестве базы управления, а его результативность базируется на производстве и потреблении информации. Современные реалии позволяют повышать результативность управления, что достигается через достаточное внимание в сфере оптимизации работы с документами организации, т.к. любого рода управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления любой организации, независимо от ее организационноправовой формы и формы собственности, ее корпоративную культуру. От того, насколько профессионально осуществляется работа с документами, зависит общий эффект управленческой деятельности в целом. Управление документацией в организации становится на сегодня одним из основных факторов конкурентоспособности. Грамотно организованное ДОУ снижает временные затраты на поиск, повышает уровень точности и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Процессам оптимизации работы с документами должно уделяться большое внимание, недочеты в данной деятельности могут привести к серьезного рода затруднениям, как простых сотрудников организации, так и его простым сотрудникам и специалистам. За счет более совершенной системы работы с документами может быть достигнуто более быстрое движение и исполнение служебно-организационной документации, ее сохранение и использование.
В настоящее время знание основ и современного развития ДОУ и процесса архивоведения, обладание знаниями в области современных компьютерных технологий, умение в документальной форме оформить управленческое решение стало неотъемлемым признаком профессионализма любого специалиста.
Организация работы с документами необходима для всех организаций, будь то государственное предприятие или частная фирма, огромное акционерное предприятие или микро-компания.
Вопросами документационного обеспечения в организации изучалось многими специалистами. Так, в частности, В.И. Андреева, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих трудах дают определение понятию делопроизводства организации, определяют функции делопроизводства, цели документирования управленческих ситуаций. М.В. Кирсановым описывались формы организации делопроизводства, мотивация выбора той или иной формы для разных организаций, предприятий и учреждений. Т.В. Кузнецовой была дана характеристика документопотоку организации и его объему, выделены этапы работы в процессе обработки и движения документов, описана процедура отправки, приема корреспонденции и ее рассмотрения на предварительном этапе.
Основные механизмы работы с документацией и процессы ее регистрации были описаны Е.И. Ермошкиной, И.В. Журавлевой,
М.В. Кирсановой, Г. Краснокутской, Л.В. Санкиной.
Таким образом, на сегодня отечественным делопроизводством накоплен большой теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих компаниях. Руководители недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих работников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами.
...
Купить

Анализ делопроизводства был проведен на материалах ООО ИФК «Стройинвест». Это молодая строительная компания, является микропредприятием, численность персонала которой составляет 4 человека.
Деятельность ООО ИФК «Стройинвест» как и любой иной организации, которая зарегистрирована на территории России, регламентируется большим числом нормативных законодательных актов.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу с разными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру).
Составляющие нормативной базы делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» это законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления.
Делопроизводство в ООО ИФК «Стройинвест» входит в число функциональных обязанностей секретаря, входит организация работы с документами (информационно-справочными, организационными,
распорядительными и кадровыми).
В процессе анализы было выявлено, что деятельность ООО ИФК «Стройинвест» сопровождается изданием большого числа управленческих документов, которые содержат решения организационных, административных, кадровых и иных вопросов.
Видовой состав управленческих документов компании таков: организационно-правовые документы (устав, положения, инструкции, правила и др.); распорядительные документы (приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (письма, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки), кадровые (приказы о приеме, переводе, увольнении работников, личные дела работников и пр.).
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы: их оформление, структура, порядок подготовки. В результате было установлено, что практически все документы, которые создаются в организации содержит ряд ошибок. Так, в частности, в документах отсутствует правильное наименование организации, реквизиты дата, подпись оформлены в неверной последовательности, отсутствуют обязательные реквизиты (например, заголовок документа и др.).
Кроме видового состава документов были рассмотрены основные этапы работы с ними. Выяснено, что доставка документов в компанию осуществляется курьером, средствами почтовой и электронной связи.
Регистрация документов осуществляется в различных журналах: журнале регистрации входящих документов, журнале регистрации исходящих документов. Регистрация внутренних документов осуществляется в следующих журналах: журнале регистрации приказов, телефонограмм, справок, журнале учета трудовых договоров.
Анализ объема документооборота в ООО ИФК «Стройинвест» за период 2019-2020 годы показал его значительный рост, что вызвано увеличением потоков информационно-справочных и распорядительных документов.
В результате проведенного анализа делопроизводства в ООО ИФК «Стройинвест» были выявлены следующие основные проблемы и недостатки в его организации:
- утеря документов;
- накопление большого количества документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, которая содержится в документах, попадает в руки третьих лиц;
...
Купить