Постановка делопроизводства в ГБПОУИ в Сердобский многопрофильный техникум»
|
Реферат
Введение 5
1 Характеристика деятельности ГБПОУ ПО «Сердобский
многопрофильный техникум» 8
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ГБПОУ ПО «Сердобский многопрофильный техникум» 16
2.1 Анализ законов и нормативно-правовых актов федерального и
регионального значения 16
2.2. Анализ локальных нормативных актов 26
3 Постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ» 31
3.1 Анализ процессов документирования 31
3.2 Анализ входящих документов 34
3.3 Анализ исходящих документов 39
3.4 Анализ внутренних документов 44
3.5 Организация контроля за исполнением документов 56
3.6 Анализ процедуры хранения документов 60
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «Сердобкий многопрофильный техникум» 64
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Исправленные формы и бланки документов ГБПОУ ПО «СМТ» 80
Приложение Б Проект Положения о делопроизводстве и документообороту85
в ГБПОУ ПО «СМТ» 85
Приложение В Разработанные формы регистрационных журналов для документов ГБПОУ ПО «СМТ» 99
Введение 5
1 Характеристика деятельности ГБПОУ ПО «Сердобский
многопрофильный техникум» 8
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ГБПОУ ПО «Сердобский многопрофильный техникум» 16
2.1 Анализ законов и нормативно-правовых актов федерального и
регионального значения 16
2.2. Анализ локальных нормативных актов 26
3 Постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ» 31
3.1 Анализ процессов документирования 31
3.2 Анализ входящих документов 34
3.3 Анализ исходящих документов 39
3.4 Анализ внутренних документов 44
3.5 Организация контроля за исполнением документов 56
3.6 Анализ процедуры хранения документов 60
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «Сердобкий многопрофильный техникум» 64
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 76
Приложение А Исправленные формы и бланки документов ГБПОУ ПО «СМТ» 80
Приложение Б Проект Положения о делопроизводстве и документообороту85
в ГБПОУ ПО «СМТ» 85
Приложение В Разработанные формы регистрационных журналов для документов ГБПОУ ПО «СМТ» 99
Актуальность темы исследования.Деятельность любой организации, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы подлежит документированию. Оформлению документов необходимо уделять особое внимание значение, т.к. именно в документе находят свое отражение управленческие решения, структура организации, функции ее структурных подразделений и отдельных должностных лиц.
Кроме того, с помощью управленческой документации осуществляется взаимодействие с другими организациями, вышестоящими органами власти, а также физическими лицами. Документы, которые были разработаны в ходе такого взаимодействия, должны быть оформлены надлежащим образом.
В современных реалиях в учреждения системы образования создает большое количество управленческой, учебной и иной документации и ее качественное оформление выступает в качестве показателя эффективности функционирования образовательного учреждения. От того, насколько правильно будет оформлен документ, и как быстро он будет согласован, во многом зависит оперативность принятия решения организационного, кадрового, финансового, административно-хозяйственногохарактера.
Важным моментом является то, чтобы порядок оформления и работа с документами в образовательном учреждении выстраивалась на основе правовых и нормативно-методических актов федерального значения, которые регламентируют функционирование учреждений такого типа, а также создание документов, порядок работы с ними, их учет и хранение. Особенно это актуально сегодня, когда объемы документопотоков значительно возросли.
Степень изученности проблемы.На сегодня разные аспекты организации делопроизводства в организациях разных форм собственности и организационно-правовых форм изучены достаточно основательно. Кроме учебных пособий, учебников исследователи в своем распоряжении обладают обширными публикациями в периодических изданиях, которые посвящены, как общим вопросам организации делопроизводства, так и отдельным аспектам данной темы.
Большая часть работ посвящена общим вопросам постановки делопроизводства в разных учреждениях и организациях. Так, например, вопросы оформления документов,требования к тексту официального документа, основные этапы работы с документом, подготовка к передаче и их передача в архив рассматривали такие авторы, как: И.Н. Кузнецов, Г.В. Петрова, Н.Н. Шувалов.
Особенности и алгоритм разработки и оформления отдельных видов документов, например, должностных инструкций, инструкции по разработке инструкции по делопроизводству рассматривали Т.В. Абанкина, Л.М. Вялова, В.С. Иритикова, А. Красавин, С. Сидоркина и др.
Большое число работ посвящено анализу работы с информационносправочными документами: составлению писем, справок, актов, служебной переписки, осуществляемой внутри организации(например, И. Баринова, Е.Н. Кожанова и др.).
Кроме вопросов документирования, в новейших периодических изданиях отражены различные аспекты работы с документами: обработка входящей корреспонденции (Ю.С. Задорин), создание внутренних документов учреждения (Е.М. Каменева), подготовка и отправка исходящей документации (Н. Рудина).Вопросы отбора документов для передачи в архив, подготовка их к архивному хранению исследовали такие авторы как: Е.А. Кошелева, Н. Рудина, В.Ф. Янкова.
Объектом исследования выступает ГБПОУ ПО «Сердобский многопрофильный техникум» (ГБПОУ СПО «СМТ»).
Предмет исследования -организация работы с документами в ГБПОУ СПО «СМТ».
Целью исследования являетсяанализ работы с документами в ГБПОУ
СПО «СМТ» и разработка направлений по ее совершенствованию.
Для достижения цели исследования были поставлены задачи:
• дать характеристику деятельности ГБПОУ ПО «СМТ»;
• изучить нормативную законодательную базу ГБПОУ ПО «СМТ»;
• провести анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ»;
• разработать рекомендации по совершенствованиюпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ».
Нормативно-информационную базу исследования составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства образовательных учреждений, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати (специализированные журналы «Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот»), публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет, локальные правовые акты и внутренняя документация ГБПОУ СПО «СМТ».
В качестве основных методов написания данной работы послужили: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнения, анализа, наблюдения, а также табличный и графический методы и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные автором работы направления по совершенствованию постановки делопроизводства вГБПОУ СПО «СМТ» и других образовательных учреждений.
Структура работы. Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Кроме того, с помощью управленческой документации осуществляется взаимодействие с другими организациями, вышестоящими органами власти, а также физическими лицами. Документы, которые были разработаны в ходе такого взаимодействия, должны быть оформлены надлежащим образом.
В современных реалиях в учреждения системы образования создает большое количество управленческой, учебной и иной документации и ее качественное оформление выступает в качестве показателя эффективности функционирования образовательного учреждения. От того, насколько правильно будет оформлен документ, и как быстро он будет согласован, во многом зависит оперативность принятия решения организационного, кадрового, финансового, административно-хозяйственногохарактера.
Важным моментом является то, чтобы порядок оформления и работа с документами в образовательном учреждении выстраивалась на основе правовых и нормативно-методических актов федерального значения, которые регламентируют функционирование учреждений такого типа, а также создание документов, порядок работы с ними, их учет и хранение. Особенно это актуально сегодня, когда объемы документопотоков значительно возросли.
Степень изученности проблемы.На сегодня разные аспекты организации делопроизводства в организациях разных форм собственности и организационно-правовых форм изучены достаточно основательно. Кроме учебных пособий, учебников исследователи в своем распоряжении обладают обширными публикациями в периодических изданиях, которые посвящены, как общим вопросам организации делопроизводства, так и отдельным аспектам данной темы.
Большая часть работ посвящена общим вопросам постановки делопроизводства в разных учреждениях и организациях. Так, например, вопросы оформления документов,требования к тексту официального документа, основные этапы работы с документом, подготовка к передаче и их передача в архив рассматривали такие авторы, как: И.Н. Кузнецов, Г.В. Петрова, Н.Н. Шувалов.
Особенности и алгоритм разработки и оформления отдельных видов документов, например, должностных инструкций, инструкции по разработке инструкции по делопроизводству рассматривали Т.В. Абанкина, Л.М. Вялова, В.С. Иритикова, А. Красавин, С. Сидоркина и др.
Большое число работ посвящено анализу работы с информационносправочными документами: составлению писем, справок, актов, служебной переписки, осуществляемой внутри организации(например, И. Баринова, Е.Н. Кожанова и др.).
Кроме вопросов документирования, в новейших периодических изданиях отражены различные аспекты работы с документами: обработка входящей корреспонденции (Ю.С. Задорин), создание внутренних документов учреждения (Е.М. Каменева), подготовка и отправка исходящей документации (Н. Рудина).Вопросы отбора документов для передачи в архив, подготовка их к архивному хранению исследовали такие авторы как: Е.А. Кошелева, Н. Рудина, В.Ф. Янкова.
Объектом исследования выступает ГБПОУ ПО «Сердобский многопрофильный техникум» (ГБПОУ СПО «СМТ»).
Предмет исследования -организация работы с документами в ГБПОУ СПО «СМТ».
Целью исследования являетсяанализ работы с документами в ГБПОУ
СПО «СМТ» и разработка направлений по ее совершенствованию.
Для достижения цели исследования были поставлены задачи:
• дать характеристику деятельности ГБПОУ ПО «СМТ»;
• изучить нормативную законодательную базу ГБПОУ ПО «СМТ»;
• провести анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ»;
• разработать рекомендации по совершенствованиюпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ».
Нормативно-информационную базу исследования составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства образовательных учреждений, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати (специализированные журналы «Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот»), публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет, локальные правовые акты и внутренняя документация ГБПОУ СПО «СМТ».
В качестве основных методов написания данной работы послужили: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнения, анализа, наблюдения, а также табличный и графический методы и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные автором работы направления по совершенствованию постановки делопроизводства вГБПОУ СПО «СМТ» и других образовательных учреждений.
Структура работы. Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Проведенное исследование позволяет сделать следующие основные выводы.
Значение делопроизводства в образовательных организациях имеет большое практические значение, т.к. данный процесс включает в себя комплекс взаимосвязанных между собой документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных, учебно-педагогических. Делопроизводственные операции неразрывно связаны с деятельностью самого образовательного учреждения. На сегодня образовательная организация обладает правом локальным актом закрепить перечень документов, которые она использует в своей деятельности и инструкции (положения) по их оформлению.
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы был проведен анализ постановки делопроизводства ГБПОУ ПО «СМТ».
В техникуме лицом, ответственным за делопроизводство является секретарь-делопроизводитель.
Анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что основными группами документов, с которыми организация работает это договоры, информационно-справочная документация, документация по личному составу, секретная документация.
По характеру движения документов весь документопоток в техникуме можно разделить на три группы: входящие, исходящие, внутренние. Анализ документооборота показал, что общий его объем за 3 года увеличился 56,1%.
Основную долю входящих документов техникума составляют документы распорядительного характера.
Исходящий документопоток вГБПОУ ПО «СМТ» включает в себя инициативные и ответные документы.
Внутренний документопоток ГБПОУ ПО «СМТ» составляют документы, которые создаются и используются в самом аппарате управления техникума и не выходят за его пределы.
Основную долю внутренних документов составляют приказы, их доля в общем объеме внутренней документации ГБПОУ ПО «СМТ» составляет 40%, вторую по величине группу внутренних документов составляют протоколы - 30%, третью - заявления (объяснительные и др.) - 15%, четвертую - служебные (докладные) записки - 13%.
В качестве одной из важнейших функций управления и важной составной частью процесса документирования деятельности техникума является контроль исполнения документов.
Анализ документов, поставленных на контроль исполнения в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что в основном документы исполняются в срок, установленный директором техникума - 75%.
В результате изученияпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», было выявлено, что в организации имеются следующие недостатки:
• отсутствует инструкция по ведению делопроизводства;
• оформление документов осуществляется с многочисленными ошибками, что не соответствует требованиям;
• отсутствие автоматизации работы с документами;
• отсутствие квалификационной подготовки секретаря-делопроизводителя для работы с документацией.
Данные недостатки влекут за собой ряд негативных последствий: наличие многочисленных ошибок в процессе составления, согласования, визирования документов и контроля за их исполнением, хранением; затруднение поиска необходимых документов, информации по ним; утрата документов или попадание их в чужие руки; замедление процесса составления, согласования и визирования документов; увеличение затрат на оплату штрафных санкций со стороны контролирующих органов; признание документов недействительными.
Для решения указанных проблем были предложены мероприятия по совершенствованию постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», к которым, в частности, относятся:
• разработка и внедрение в деятельность ГБПОУ ПО «СМТ» Положения о делопроизводстве и документообороте, чтопозволитупорядочить процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в учреждении;применять на практике более эффективные рациональные технологии делопроизводства;осуществлять организацию работы с документами в соответствии с нормами российского законодательства;установить ответственность за работу с документами, их сохранность;
• приведениеформ документов и регистрационных форм в соответствие с требованиями ГОСТов и Стандартов;
• автоматизировать работу секретаря-делопроизводителя с документами посредством установки на ПК сотрудников техникума системы «ДЕЛО», что позволит: съэкономить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними;упорядочить технологию работы с документами;ускорить прохождение документов в организации за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций; осуществлять полный контроль за документами и работой персонала с ними;
• повысить квалификацию секретаря-делопроизводителя в сфере ведения делопроизводства в образовательных организациях, что позволит не только повысить уровень знаний специалиста по кадровому делопроизводству СПКК, но и повысит качество составления кадровых документов, минимизировать риск утери таких документов, а также претензий со стороны контролирующих органов.
Таким образом, поставленные в выпускной квалификационной работе цель и задачи были решены в полном объеме.
Значение делопроизводства в образовательных организациях имеет большое практические значение, т.к. данный процесс включает в себя комплекс взаимосвязанных между собой документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных, учебно-педагогических. Делопроизводственные операции неразрывно связаны с деятельностью самого образовательного учреждения. На сегодня образовательная организация обладает правом локальным актом закрепить перечень документов, которые она использует в своей деятельности и инструкции (положения) по их оформлению.
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы был проведен анализ постановки делопроизводства ГБПОУ ПО «СМТ».
В техникуме лицом, ответственным за делопроизводство является секретарь-делопроизводитель.
Анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что основными группами документов, с которыми организация работает это договоры, информационно-справочная документация, документация по личному составу, секретная документация.
По характеру движения документов весь документопоток в техникуме можно разделить на три группы: входящие, исходящие, внутренние. Анализ документооборота показал, что общий его объем за 3 года увеличился 56,1%.
Основную долю входящих документов техникума составляют документы распорядительного характера.
Исходящий документопоток вГБПОУ ПО «СМТ» включает в себя инициативные и ответные документы.
Внутренний документопоток ГБПОУ ПО «СМТ» составляют документы, которые создаются и используются в самом аппарате управления техникума и не выходят за его пределы.
Основную долю внутренних документов составляют приказы, их доля в общем объеме внутренней документации ГБПОУ ПО «СМТ» составляет 40%, вторую по величине группу внутренних документов составляют протоколы - 30%, третью - заявления (объяснительные и др.) - 15%, четвертую - служебные (докладные) записки - 13%.
В качестве одной из важнейших функций управления и важной составной частью процесса документирования деятельности техникума является контроль исполнения документов.
Анализ документов, поставленных на контроль исполнения в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что в основном документы исполняются в срок, установленный директором техникума - 75%.
В результате изученияпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», было выявлено, что в организации имеются следующие недостатки:
• отсутствует инструкция по ведению делопроизводства;
• оформление документов осуществляется с многочисленными ошибками, что не соответствует требованиям;
• отсутствие автоматизации работы с документами;
• отсутствие квалификационной подготовки секретаря-делопроизводителя для работы с документацией.
Данные недостатки влекут за собой ряд негативных последствий: наличие многочисленных ошибок в процессе составления, согласования, визирования документов и контроля за их исполнением, хранением; затруднение поиска необходимых документов, информации по ним; утрата документов или попадание их в чужие руки; замедление процесса составления, согласования и визирования документов; увеличение затрат на оплату штрафных санкций со стороны контролирующих органов; признание документов недействительными.
Для решения указанных проблем были предложены мероприятия по совершенствованию постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», к которым, в частности, относятся:
• разработка и внедрение в деятельность ГБПОУ ПО «СМТ» Положения о делопроизводстве и документообороте, чтопозволитупорядочить процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в учреждении;применять на практике более эффективные рациональные технологии делопроизводства;осуществлять организацию работы с документами в соответствии с нормами российского законодательства;установить ответственность за работу с документами, их сохранность;
• приведениеформ документов и регистрационных форм в соответствие с требованиями ГОСТов и Стандартов;
• автоматизировать работу секретаря-делопроизводителя с документами посредством установки на ПК сотрудников техникума системы «ДЕЛО», что позволит: съэкономить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними;упорядочить технологию работы с документами;ускорить прохождение документов в организации за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций; осуществлять полный контроль за документами и работой персонала с ними;
• повысить квалификацию секретаря-делопроизводителя в сфере ведения делопроизводства в образовательных организациях, что позволит не только повысить уровень знаний специалиста по кадровому делопроизводству СПКК, но и повысит качество составления кадровых документов, минимизировать риск утери таких документов, а также претензий со стороны контролирующих органов.
Таким образом, поставленные в выпускной квалификационной работе цель и задачи были решены в полном объеме.
