Тема: Постановка делопроизводства в ГБПОУИ в Сердобский многопрофильный техникум»

Актуальность темы исследования.Деятельность любой организации, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы подлежит документированию. Оформлению документов необходимо уделять особое внимание значение, т.к. именно в документе находят свое отражение управленческие решения, структура организации, функции ее структурных подразделений и отдельных должностных лиц.
Кроме того, с помощью управленческой документации осуществляется взаимодействие с другими организациями, вышестоящими органами власти, а также физическими лицами. Документы, которые были разработаны в ходе такого взаимодействия, должны быть оформлены надлежащим образом.
В современных реалиях в учреждения системы образования создает большое количество управленческой, учебной и иной документации и ее качественное оформление выступает в качестве показателя эффективности функционирования образовательного учреждения. От того, насколько правильно будет оформлен документ, и как быстро он будет согласован, во многом зависит оперативность принятия решения организационного, кадрового, финансового, административно-хозяйственногохарактера.
Важным моментом является то, чтобы порядок оформления и работа с документами в образовательном учреждении выстраивалась на основе правовых и нормативно-методических актов федерального значения, которые регламентируют функционирование учреждений такого типа, а также создание документов, порядок работы с ними, их учет и хранение. Особенно это актуально сегодня, когда объемы документопотоков значительно возросли.
Степень изученности проблемы.На сегодня разные аспекты организации делопроизводства в организациях разных форм собственности и организационно-правовых форм изучены достаточно основательно. Кроме учебных пособий, учебников исследователи в своем распоряжении обладают обширными публикациями в периодических изданиях, которые посвящены, как общим вопросам организации делопроизводства, так и отдельным аспектам данной темы.
Большая часть работ посвящена общим вопросам постановки делопроизводства в разных учреждениях и организациях. Так, например, вопросы оформления документов,требования к тексту официального документа, основные этапы работы с документом, подготовка к передаче и их передача в архив рассматривали такие авторы, как: И.Н. Кузнецов, Г.В. Петрова, Н.Н. Шувалов.
Особенности и алгоритм разработки и оформления отдельных видов документов, например, должностных инструкций, инструкции по разработке инструкции по делопроизводству рассматривали Т.В. Абанкина, Л.М. Вялова, В.С. Иритикова, А. Красавин, С. Сидоркина и др.
Большое число работ посвящено анализу работы с информационно­справочными документами: составлению писем, справок, актов, служебной переписки, осуществляемой внутри организации(например, И. Баринова, Е.Н. Кожанова и др.).
Кроме вопросов документирования, в новейших периодических изданиях отражены различные аспекты работы с документами: обработка входящей корреспонденции (Ю.С. Задорин), создание внутренних документов учреждения (Е.М. Каменева), подготовка и отправка исходящей документации (Н. Рудина).Вопросы отбора документов для передачи в архив, подготовка их к архивному хранению исследовали такие авторы как: Е.А. Кошелева, Н. Рудина, В.Ф. Янкова.
Объектом исследования выступает ГБПОУ ПО «Сердобский многопрофильный техникум» (ГБПОУ СПО «СМТ»).
Предмет исследования -организация работы с документами в ГБПОУ СПО «СМТ».
Целью исследования являетсяанализ работы с документами в ГБПОУ
СПО «СМТ» и разработка направлений по ее совершенствованию.
Для достижения цели исследования были поставлены задачи:
• дать характеристику деятельности ГБПОУ ПО «СМТ»;
• изучить нормативную законодательную базу ГБПОУ ПО «СМТ»;
• провести анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ»;
• разработать рекомендации по совершенствованиюпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ».
Нормативно-информационную базу исследования составили законодательные и нормативно-правовые акты, которые определяют нормативно-правовую базу современного делопроизводства образовательных учреждений, национальные стандарты, ГОСТы, нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России, материалы современной периодической печати (специализированные журналы «Секретарь референт», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот»), публикации по теме исследования в СМИ и сети Интернет, локальные правовые акты и внутренняя документация ГБПОУ СПО «СМТ».
В качестве основных методов написания данной работы послужили: метод системного анализа, обобщение нормативных, научных и практических материалов, частно-научные методы: сравнения, анализа, наблюдения, а также табличный и графический методы и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанные автором работы направления по совершенствованию постановки делопроизводства вГБПОУ СПО «СМТ» и других образовательных учреждений.
Структура работы. Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Купить

Проведенное исследование позволяет сделать следующие основные выводы.
Значение делопроизводства в образовательных организациях имеет большое практические значение, т.к. данный процесс включает в себя комплекс взаимосвязанных между собой документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных, учебно-педагогических. Делопроизводственные операции неразрывно связаны с деятельностью самого образовательного учреждения. На сегодня образовательная организация обладает правом локальным актом закрепить перечень документов, которые она использует в своей деятельности и инструкции (положения) по их оформлению.
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы был проведен анализ постановки делопроизводства ГБПОУ ПО «СМТ».
В техникуме лицом, ответственным за делопроизводство является секретарь-делопроизводитель.
Анализ постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что основными группами документов, с которыми организация работает это договоры, информационно-справочная документация, документация по личному составу, секретная документация.
По характеру движения документов весь документопоток в техникуме можно разделить на три группы: входящие, исходящие, внутренние. Анализ документооборота показал, что общий его объем за 3 года увеличился 56,1%.
Основную долю входящих документов техникума составляют документы распорядительного характера.
Исходящий документопоток вГБПОУ ПО «СМТ» включает в себя инициативные и ответные документы.
Внутренний документопоток ГБПОУ ПО «СМТ» составляют документы, которые создаются и используются в самом аппарате управления техникума и не выходят за его пределы.
Основную долю внутренних документов составляют приказы, их доля в общем объеме внутренней документации ГБПОУ ПО «СМТ» составляет 40%, вторую по величине группу внутренних документов составляют протоколы - 30%, третью - заявления (объяснительные и др.) - 15%, четвертую - служебные (докладные) записки - 13%.
В качестве одной из важнейших функций управления и важной составной частью процесса документирования деятельности техникума является контроль исполнения документов.
Анализ документов, поставленных на контроль исполнения в ГБПОУ ПО «СМТ» показал, что в основном документы исполняются в срок, установленный директором техникума - 75%.
В результате изученияпостановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», было выявлено, что в организации имеются следующие недостатки:
• отсутствует инструкция по ведению делопроизводства;
• оформление документов осуществляется с многочисленными ошибками, что не соответствует требованиям;
• отсутствие автоматизации работы с документами;
• отсутствие квалификационной подготовки секретаря-делопроизводителя для работы с документацией.
Данные недостатки влекут за собой ряд негативных последствий: наличие многочисленных ошибок в процессе составления, согласования, визирования документов и контроля за их исполнением, хранением; затруднение поиска необходимых документов, информации по ним; утрата документов или попадание их в чужие руки; замедление процесса составления, согласования и визирования документов; увеличение затрат на оплату штрафных санкций со стороны контролирующих органов; признание документов недействительными.
Для решения указанных проблем были предложены мероприятия по совершенствованию постановки делопроизводства в ГБПОУ ПО «СМТ», к которым, в частности, относятся:
• разработка и внедрение в деятельность ГБПОУ ПО «СМТ» Положения о делопроизводстве и документообороте, чтопозволитупорядочить процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в учреждении;применять на практике более эффективные рациональные технологии делопроизводства;осуществлять организацию работы с документами в соответствии с нормами российского законодательства;установить ответственность за работу с документами, их сохранность;
• приведениеформ документов и регистрационных форм в соответствие с требованиями ГОСТов и Стандартов;
• автоматизировать работу секретаря-делопроизводителя с документами посредством установки на ПК сотрудников техникума системы «ДЕЛО», что позволит: съэкономить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними;упорядочить технологию работы с документами;ускорить прохождение документов в организации за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций; осуществлять полный контроль за документами и работой персонала с ними;
• повысить квалификацию секретаря-делопроизводителя в сфере ведения делопроизводства в образовательных организациях, что позволит не только повысить уровень знаний специалиста по кадровому делопроизводству СПКК, но и повысит качество составления кадровых документов, минимизировать риск утери таких документов, а также претензий со стороны контролирующих органов.
Таким образом, поставленные в выпускной квалификационной работе цель и задачи были решены в полном объеме.
Купить