Построение инфраструктуры архива оцифрованных документов гербария им. И.И. Спрыгина
|
Введение 7
1 Анализ современного положения электронных архивов 10
1.1 Нормативная законодательная база архивного хранения электронных документов 14
1.2 Проблемы электронных архивов 20
2 Анализ применения технологии электронного хранения при изучении
биоразнообразия 26
2.1 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
биологических коллекций 28
2.2 Обзор виртуальных гербарных коллекций 32
2.2.1 Обзор зарубежных коллекций 33
2.2.2 Обзор российских коллекций 38
2.3 Обзор специализированной информационной системы
гербария им. И.И. Спрыгина 50
3 Разработка архива оцифрованных документов на примере гербария
им. И.И. Спрыгина 55
3.1 Обзор технологий создания специализированной информационной
системы гербария им. И.И. Спрыгина 56
3.2 Технология электронного хранения коллекции
гербария им. И.И. Спрыгина 58
3.3Реализация инфраструктуры архива оцифрованных документов 65
3.3.1Установка сервиса Amazon S3 65
3.3.2Прикрепление документов к объектам 66
З.З.ЗУдаление прикрепленных документов 67
3.3.4Генерация ссылок на документы 67
3.3.5Схема базы данных 68
Заключение 70
Список использованных источников и литературы 73
Приложение А (обязательное) Листинг модели Exemplar 79
Приложение Б (обязательное) Листинг миграций 81
Приложение В (обязательное) Листинг схемы базы данных
1 Анализ современного положения электронных архивов 10
1.1 Нормативная законодательная база архивного хранения электронных документов 14
1.2 Проблемы электронных архивов 20
2 Анализ применения технологии электронного хранения при изучении
биоразнообразия 26
2.1 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
биологических коллекций 28
2.2 Обзор виртуальных гербарных коллекций 32
2.2.1 Обзор зарубежных коллекций 33
2.2.2 Обзор российских коллекций 38
2.3 Обзор специализированной информационной системы
гербария им. И.И. Спрыгина 50
3 Разработка архива оцифрованных документов на примере гербария
им. И.И. Спрыгина 55
3.1 Обзор технологий создания специализированной информационной
системы гербария им. И.И. Спрыгина 56
3.2 Технология электронного хранения коллекции
гербария им. И.И. Спрыгина 58
3.3Реализация инфраструктуры архива оцифрованных документов 65
3.3.1Установка сервиса Amazon S3 65
3.3.2Прикрепление документов к объектам 66
З.З.ЗУдаление прикрепленных документов 67
3.3.4Генерация ссылок на документы 67
3.3.5Схема базы данных 68
Заключение 70
Список использованных источников и литературы 73
Приложение А (обязательное) Листинг модели Exemplar 79
Приложение Б (обязательное) Листинг миграций 81
Приложение В (обязательное) Листинг схемы базы данных
В современном, динамично развивающемся, высокотехнологичном мире значительное внимание уделяется информационным технологиям. С их развитием в документообороте организаций стали активно применяться электронные документы, манипуляции с которым можно совершать намного быстрее, нежели с бумажными аналогами. Важное место в электронном документообороте занимает задача архивного хранения оцифрованных документов.
Развитие электронных архивов обусловлено проблемами бумажных, среди которых:
1) неоптимизированность поиска документов в архивохранилищах,
затрата временных ресурсов на его осуществление;
2) необходимость обеспечения условий хранения;
3) объем бумажных архивов.
Перечисленные проблемы возможно решить с помощью внедрения электронных систем хранения документов.
Работа по автоматизации архивных процессов в СССР началась в конце 70-х годов прошлого века. В это время автоматизированные информационные системы использовались для управления архивом бумажных фондов. При этом документы, созданные в системах электронного документооборота и направленные на электронное хранение, предварительно распечатывались, подписывались и параллельно хранились традиционным способом.
Настоящий период в делопроизводстве и архивном деле характеризуется как переходный. Оперативное и архивное хранение документов не представляется возможным без использования компьютерной техники и специализированного программного обеспечения, однако полностью перейти на безбумажную систему невозможно. Это связано с рядом спорных вопросов, которые касаются законодательного регулирования и нормативно-методического обеспечения, практических принципов использования электронных документов.
Современная Россия стоит на пути интеграции в мировое сообщество. Для этого необходимо установить единые требования в сферах информационных технологий, документационного обеспечения управления, архивного дела. В этой связи приоритетным направлением исследований становятся электронные архивы, которые, по сути, находятся на стыке этих дисциплин.
В наши дни возрастает количество информационных ресурсов, создаваемых путем оцифровки документов. Следует отметить, что объектами электронного хранения могут быть не только образы печатных документов. В широкую практику постепенно входит реализация проектов перевода в цифровой формат биологических коллекций, в том числе гербарных фондов. Этот процесс способствует развитию гербариев, закрепляет связь между ними для научного сотрудничества. К преимуществам оцифровки гербарных коллекций следует отнести:
1) сохранение физического состояния гербарных листов;
2) сохранение объема гербарной коллекции (исключается возможность потери гербарных листов);
3) реализация оперативного доступа к электронным копиям гербарных экземпляров;
4) организация доступа обмена экземплярами гербарных коллекций, позволяет наладить общение сотрудников гербария им. И.И. Спрыгина с ботаниками мирового сообщества.
При организации архива оцифрованных документов гербария возникают сложности, связанные с особенностями объекта оцифровки, т.е. гербарного листа. Данные особенности заключаются в следующем:
- ценность оригинального гербарного листа всегда выше оцифрованного, в отличие от образов электронных документов, юридическая сила которых подтверждается электронной подписью, поскольку изображение растения не является ключевой функцией гербарного образца;
- полный переход на электронное хранение с отказом от традиционного архива невозможен, что также связано с особой ценностью гербарного экземпляра;
- процесс оцифровки требует специализированного технического оборудования (планетарные сканеры формата А3).
Данная работа нацелена на разработку электронного архива как эффективного средства хранения оцифрованных документов гербария им. И.И. Спрыгина в специализированной информационной системе.
Развитие электронных архивов обусловлено проблемами бумажных, среди которых:
1) неоптимизированность поиска документов в архивохранилищах,
затрата временных ресурсов на его осуществление;
2) необходимость обеспечения условий хранения;
3) объем бумажных архивов.
Перечисленные проблемы возможно решить с помощью внедрения электронных систем хранения документов.
Работа по автоматизации архивных процессов в СССР началась в конце 70-х годов прошлого века. В это время автоматизированные информационные системы использовались для управления архивом бумажных фондов. При этом документы, созданные в системах электронного документооборота и направленные на электронное хранение, предварительно распечатывались, подписывались и параллельно хранились традиционным способом.
Настоящий период в делопроизводстве и архивном деле характеризуется как переходный. Оперативное и архивное хранение документов не представляется возможным без использования компьютерной техники и специализированного программного обеспечения, однако полностью перейти на безбумажную систему невозможно. Это связано с рядом спорных вопросов, которые касаются законодательного регулирования и нормативно-методического обеспечения, практических принципов использования электронных документов.
Современная Россия стоит на пути интеграции в мировое сообщество. Для этого необходимо установить единые требования в сферах информационных технологий, документационного обеспечения управления, архивного дела. В этой связи приоритетным направлением исследований становятся электронные архивы, которые, по сути, находятся на стыке этих дисциплин.
В наши дни возрастает количество информационных ресурсов, создаваемых путем оцифровки документов. Следует отметить, что объектами электронного хранения могут быть не только образы печатных документов. В широкую практику постепенно входит реализация проектов перевода в цифровой формат биологических коллекций, в том числе гербарных фондов. Этот процесс способствует развитию гербариев, закрепляет связь между ними для научного сотрудничества. К преимуществам оцифровки гербарных коллекций следует отнести:
1) сохранение физического состояния гербарных листов;
2) сохранение объема гербарной коллекции (исключается возможность потери гербарных листов);
3) реализация оперативного доступа к электронным копиям гербарных экземпляров;
4) организация доступа обмена экземплярами гербарных коллекций, позволяет наладить общение сотрудников гербария им. И.И. Спрыгина с ботаниками мирового сообщества.
При организации архива оцифрованных документов гербария возникают сложности, связанные с особенностями объекта оцифровки, т.е. гербарного листа. Данные особенности заключаются в следующем:
- ценность оригинального гербарного листа всегда выше оцифрованного, в отличие от образов электронных документов, юридическая сила которых подтверждается электронной подписью, поскольку изображение растения не является ключевой функцией гербарного образца;
- полный переход на электронное хранение с отказом от традиционного архива невозможен, что также связано с особой ценностью гербарного экземпляра;
- процесс оцифровки требует специализированного технического оборудования (планетарные сканеры формата А3).
Данная работа нацелена на разработку электронного архива как эффективного средства хранения оцифрованных документов гербария им. И.И. Спрыгина в специализированной информационной системе.
Как показали проведенные исследования, в настоящее время требуется комплексное изучение темы электронного хранения или электронных архивов. Это связано с рядом спорных вопросов, которые касаются законодательного регулирования и нормативно-методического обеспечения, практических принципов использования электронных документов.
Для достижения цели магистерской диссертации в полном объеме в ходе научного исследования решены следующие задачи:
1. На основе законодательно определенных терминов сформулировано
понятие электронного архива, а также электронного архивного документа.
«Электронный архив представляет собой информационную систему, автоматизирующую процессы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в электронной форме».
«Электронный архивный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, подлежащая хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
Данные определения позволили определить преимущества электронных архивов. Кроме того, с помощью них выявлены проблемы архивного хранения электронных документов:
- ограниченный срок действия аппаратно-программных средств
- постоянное обновление (замена) форматов.
1. Исследование нормативной законодательной базы в сфере архивного хранения оцифрованных документов выявило наличие проблемы недостаточного регулирования данной области, что связанно с быстрым развитием информационных технологий.
2. Анализ использования технологии электронного хранения образцов при изучении биоразнообразия заключался в исследовании виртуальных гербариев различных по территориальному расположению, объему фондов, ведомственной принадлежности, финансовой обеспеченности. В настоящее время крупнейшие гербарные коллекции мира используют в своей деятельности полноценные виртуальные системы, например, гербарий Нью-Йоркский ботанического сада (NY),гербарий Ботанический институт им. В.Л. Комарова Российской академии наук (LE). В отличии от них многие провинциальные гербарии России организуют электронный каталог средствами Microsoft Access.Несмотря на принципиальное отличие в технологии реализации данных систем, оба способа реализуют основное назначение оцифровки гербарных коллекций - популяризацию концепции сохранения биоразнообразия.
3. Изучение нормативной законодательной базы в сфере биологических коллекций на предмет содержания требований к хранению оцифрованных образцов выявило ключевую проблему гербарного дела - полное отсутствие регулирования данной области в России. Отсутствуют требования не только к электронным коллекциям, но и традиционным. Гербарии устанавливают правила хранения, комплектования, учета и использования локально, основываясь на собственной практике.
Для сохранения биоразнообразия и обеспечения эффективного и безопасного использования биологических и, в частности, гербарных коллекций необходимо сформулировать единую государственную политику этой области, определить строгую иерархию для установления ответственности и обеспечения контроля.
4. В результате сравнительного анализа существующих подходов к электронному хранению данных в контексте разрабатываемой системы приведено обоснование того, что наиболее эффективным способом является облачная технология, основными преимуществами которой являются: неограниченный объем хранимых данных, увеличение вычислительных мощностей и совместимость форматов документов.
При выборе объектного хранилища особое внимание уделялось уровню его надежности, доступности, масштабируемости и гибкости управления. По результатам сравнения принято решение организовать хранение изобразительного материала в специализированной информационной системе гербария им. И.И. Спрыгина с помощью средств облачного хранилища Amazon S3, поскольку его показатели соответствуют уровню определенных критериев.
6) на основании проведенного исследования, реализована инфраструктура архива оцифрованных документов гербария им. И.И. Спрыгина.
Результатом работы стало совершенствование специализированной информационной системы гербария им. И.И. Спрыгина Пензенского государственного университета путем внедрения архива оцифрованных документов, хранящегося в облаке, с обеспечением высоких показателей доступности и гарантированной сохранности данных.
Для достижения цели магистерской диссертации в полном объеме в ходе научного исследования решены следующие задачи:
1. На основе законодательно определенных терминов сформулировано
понятие электронного архива, а также электронного архивного документа.
«Электронный архив представляет собой информационную систему, автоматизирующую процессы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в электронной форме».
«Электронный архивный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, подлежащая хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
Данные определения позволили определить преимущества электронных архивов. Кроме того, с помощью них выявлены проблемы архивного хранения электронных документов:
- ограниченный срок действия аппаратно-программных средств
- постоянное обновление (замена) форматов.
1. Исследование нормативной законодательной базы в сфере архивного хранения оцифрованных документов выявило наличие проблемы недостаточного регулирования данной области, что связанно с быстрым развитием информационных технологий.
2. Анализ использования технологии электронного хранения образцов при изучении биоразнообразия заключался в исследовании виртуальных гербариев различных по территориальному расположению, объему фондов, ведомственной принадлежности, финансовой обеспеченности. В настоящее время крупнейшие гербарные коллекции мира используют в своей деятельности полноценные виртуальные системы, например, гербарий Нью-Йоркский ботанического сада (NY),гербарий Ботанический институт им. В.Л. Комарова Российской академии наук (LE). В отличии от них многие провинциальные гербарии России организуют электронный каталог средствами Microsoft Access.Несмотря на принципиальное отличие в технологии реализации данных систем, оба способа реализуют основное назначение оцифровки гербарных коллекций - популяризацию концепции сохранения биоразнообразия.
3. Изучение нормативной законодательной базы в сфере биологических коллекций на предмет содержания требований к хранению оцифрованных образцов выявило ключевую проблему гербарного дела - полное отсутствие регулирования данной области в России. Отсутствуют требования не только к электронным коллекциям, но и традиционным. Гербарии устанавливают правила хранения, комплектования, учета и использования локально, основываясь на собственной практике.
Для сохранения биоразнообразия и обеспечения эффективного и безопасного использования биологических и, в частности, гербарных коллекций необходимо сформулировать единую государственную политику этой области, определить строгую иерархию для установления ответственности и обеспечения контроля.
4. В результате сравнительного анализа существующих подходов к электронному хранению данных в контексте разрабатываемой системы приведено обоснование того, что наиболее эффективным способом является облачная технология, основными преимуществами которой являются: неограниченный объем хранимых данных, увеличение вычислительных мощностей и совместимость форматов документов.
При выборе объектного хранилища особое внимание уделялось уровню его надежности, доступности, масштабируемости и гибкости управления. По результатам сравнения принято решение организовать хранение изобразительного материала в специализированной информационной системе гербария им. И.И. Спрыгина с помощью средств облачного хранилища Amazon S3, поскольку его показатели соответствуют уровню определенных критериев.
6) на основании проведенного исследования, реализована инфраструктура архива оцифрованных документов гербария им. И.И. Спрыгина.
Результатом работы стало совершенствование специализированной информационной системы гербария им. И.И. Спрыгина Пензенского государственного университета путем внедрения архива оцифрованных документов, хранящегося в облаке, с обеспечением высоких показателей доступности и гарантированной сохранности данных.