Постановка делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат»
|
Введение 5
1 Характеристика деятельности ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 8
2 Анализ нормативной законодательной базы, регламентирующей деятельность
ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 12
3 Анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 20
3.1 Анализ организационных документов ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 20
3.2 Анализ распорядительных документов ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 30
3.3 Анализ информационно-справочных документов 32
3.4 Анализ документооборота организации 39
3.5 Анализ порядка работы с входящими документами 46
3.6 Анализ порядка работы с исходящими документами 53
3.7 Анализ работы с внутренними документами 57
3.8 Анализ формирования дел, их текущее и архивное хранение 59
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки
делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 65
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 78
Приложение А Рекомендуемые формы журналов регистрации внутренней, исходящей и входящей корреспонденции 82
Приложение Б Альбом унифицированных форм документов 84
1 Характеристика деятельности ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 8
2 Анализ нормативной законодательной базы, регламентирующей деятельность
ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 12
3 Анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 20
3.1 Анализ организационных документов ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 20
3.2 Анализ распорядительных документов ООО «Кузнецкий мебельный
комбинат» 30
3.3 Анализ информационно-справочных документов 32
3.4 Анализ документооборота организации 39
3.5 Анализ порядка работы с входящими документами 46
3.6 Анализ порядка работы с исходящими документами 53
3.7 Анализ работы с внутренними документами 57
3.8 Анализ формирования дел, их текущее и архивное хранение 59
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки
делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» 65
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 78
Приложение А Рекомендуемые формы журналов регистрации внутренней, исходящей и входящей корреспонденции 82
Приложение Б Альбом унифицированных форм документов 84
В процессе деятельности каждой организации создаются и накапливаются разные по ценности и значимости документы, количество которых зависит от размеров организации. К таким документам относятся: регистрационные и первичные бухгалтерские документы, производственная и кадровая документация, а также иные документы, образующиеся в деятельности организации.
Каждому предприятию необходимо правильно организовать работу с документами, так как таким образом реализуется трансляция по каналам связи руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Функционал работы с документами постоянно расширяется, на что влияют объективные экономико-правовые реалии в стране и мире, при этом важно повышать культуру работы с документами.
Таким образом, делопроизводство - это важная и обязательная составная часть работы каждого предприятия, независимо от формы собственности. Проблема организации делопроизводства очень актуальна, ведь документация - визитная карточка организации. В этом отношении важно учитывать соответствие стандартам оформления, работать над культурой заполнения форм, не допуская опечаток, что повысит авторитет любого предприятия.
Система делопроизводства на предприятии - развивающаяся сфера. При этом во главу угла ставятся вопросы, касающиеся повышения качества обеспечения стандартизации и единообразия документации. Функционал системы делопроизводства развивается под воздействием внешних и внутренних факторов, на современном этапе учитываются:
• грамотная организация процедур документооборота,
• оперативность трансляции документов по каналам связи,
применение на практике автоматизированных систем регистрации и
учета входящей, исходящей и внутренней информации;
• совершенствование системы архивации документов;
• совершенствование всех форм применения на практике номенклатуры дел.
Таким образом, актуальность этой бакалаврской работы заключается в том, что только правильная и профессиональная организация делопроизводства способствует совершенствованию перспективных форм управленческой деятельности в целом, а также признается экспертами важным фактором конкурентоспособности структуры организации в целом.
Цель бакалаврской работы -анализ постановки делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью «Кузнецкий мебельный комбинат», а также внесение предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, необходимо решить следующие задачи, а именно:
• познакомиться с нормативно-правовыми актами, которые являются основой для организации делопроизводства в обществе; провести анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих постановку делопроизводства общества с ограниченной ответственностью;
• изучить цель, предмет и основные учредительные документы общества;
• ознакомиться с организационной структурой общества;
• рассмотреть документы ООО «Кузнецкий мебельный комбинат»;
• провести анализ этапов работы с входящими, исходящими и внутренними документами общества;
• проанализировать порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение;
• подвести итог анализа документооборота, постановки делопроизводства общества и сформировать выявленные проблемы;
• разработать предложения по совершенствованию постанови делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
При написании бакалаврской работы были использованы такие методы научного исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство; наблюдение; изучение документов.
Каждому предприятию необходимо правильно организовать работу с документами, так как таким образом реализуется трансляция по каналам связи руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Функционал работы с документами постоянно расширяется, на что влияют объективные экономико-правовые реалии в стране и мире, при этом важно повышать культуру работы с документами.
Таким образом, делопроизводство - это важная и обязательная составная часть работы каждого предприятия, независимо от формы собственности. Проблема организации делопроизводства очень актуальна, ведь документация - визитная карточка организации. В этом отношении важно учитывать соответствие стандартам оформления, работать над культурой заполнения форм, не допуская опечаток, что повысит авторитет любого предприятия.
Система делопроизводства на предприятии - развивающаяся сфера. При этом во главу угла ставятся вопросы, касающиеся повышения качества обеспечения стандартизации и единообразия документации. Функционал системы делопроизводства развивается под воздействием внешних и внутренних факторов, на современном этапе учитываются:
• грамотная организация процедур документооборота,
• оперативность трансляции документов по каналам связи,
применение на практике автоматизированных систем регистрации и
учета входящей, исходящей и внутренней информации;
• совершенствование системы архивации документов;
• совершенствование всех форм применения на практике номенклатуры дел.
Таким образом, актуальность этой бакалаврской работы заключается в том, что только правильная и профессиональная организация делопроизводства способствует совершенствованию перспективных форм управленческой деятельности в целом, а также признается экспертами важным фактором конкурентоспособности структуры организации в целом.
Цель бакалаврской работы -анализ постановки делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью «Кузнецкий мебельный комбинат», а также внесение предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, необходимо решить следующие задачи, а именно:
• познакомиться с нормативно-правовыми актами, которые являются основой для организации делопроизводства в обществе; провести анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих постановку делопроизводства общества с ограниченной ответственностью;
• изучить цель, предмет и основные учредительные документы общества;
• ознакомиться с организационной структурой общества;
• рассмотреть документы ООО «Кузнецкий мебельный комбинат»;
• провести анализ этапов работы с входящими, исходящими и внутренними документами общества;
• проанализировать порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение;
• подвести итог анализа документооборота, постановки делопроизводства общества и сформировать выявленные проблемы;
• разработать предложения по совершенствованию постанови делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
При написании бакалаврской работы были использованы такие методы научного исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство; наблюдение; изучение документов.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Поэтому документооборот в организации составляет основу управления и является важнейшим звеном в делопроизводстве, так как определяет необходимые инстанции и скорость движения документов.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документационным обеспечением управления).
Грамотная организация работы с документами влияет на качество работы специалистов предприятия, процессы рационализации документационного обеспечения управления, демонстрирует эффективность работы секретаря- делопроизводителя.
В ходе бакалаврской работы, используя законодательные акты и научную литературу, различные методы исследования (опрос, наблюдение, сравнение, анализ, графический), был проведен подробный анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» и решены поставленные в начале исследования задачи, а именно:
• познакомились с нормативно-правовыми актами, которые являются базой для организации делопроизводства в обществе и провели анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;
• изучили цель, предмет и основные учредительные документы фирмы;
• ознакомились с организационной структурой компании;
• рассмотрели виды документации ООО «Кузнецкий мебельный комбинат»;
• провели анализ этапов работы с входящими, исходящими и внутренними документами фирмы;
• проанализировали порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение;
• подвели итог анализа документооборота, постановки
делопроизводства предприятия и сформировали выявленные проблемы;
• разработали предложения по совершенствованию работы с документами в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.
Были изучены и проанализированы все нормативно-правовые акты, которые являются базой для организации делопроизводства в обществе, а также изучены основные учредительные и локально-нормативные документы. Этот анализ показал, что предприятие работает на основе всех нормативно-законодательных актов страны в этой области исследующих учредительных документов - лицензии, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о государственной регистрации и устава.
Основными локальными правовыми документами фирмы являются правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по охране труда, трудовые договора и номенклатура дел.
В итоге этого исследования было выявлено отсутствие в обществе ряда локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования - это инструкции по делопроизводству, Положения об экспертной комиссии организации, Положения об архиве, Положения о персональных данных, табеля и альбома унифицированных форм документов, которые являются залогом успешного и эффективного функционирования предприятия и рациональной постановки делопроизводства.
В бакалаврской работе, изучив цели, предмет деятельности и организационную структуру управления ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» выяснилось: фирма является малым коммерческим предприятием с частной формой собственностью и линейной организационной структурой; единственным предметом ее деятельности является осуществление городских пассажирских перевозок автомобильным транспортом; главная цель организации - получение прибыли от деятельности, а также создание дополнительных рабочих мест.
В данном проекте были рассмотренью проанализированы все виды документации компании, циркулирующие в документообороте. На основании проделанной работы можно сделать вывод, что в документообороте фирмы имеются организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по личному составу, а самая большая проблема заключается в их ненадлежащем оформление согласно действующим государственным стандартам.
В результате проведенного анализа постановки работы с входящими документами вытекает заключение, что они в обществе проходят все положенные этапы движения: предварительное рассмотрение - регистрация - передача руководителю - резолюция руководителем - регистрация в журнале - передача документов руководителю - контроль за исполнением - исполнение - подшивка в дело. Итог этого анализа позволил выявить очень важные недостатки в работе - отсутствие утвержденного списка нерегистрируемых документов, перечня документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков, не грамотное оформление журнала регистрации входящей корреспонденции. Все эти недостатки затрудняют вести внутренний контроль над движением и исполнением документации.
После изучения этапов работы с исходящими и внутренними документов в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» можно утверждать, что они тоже проходят все необходимые стадии: составление проекта документа - перепечатка - согласование - визирование - подписание - регистрация - обработка для отправки - подшивка в дело. Замечания только существуют к оформлению и ведению журнала регистрации исходящей корреспонденции и журналов регистрации внутренних документов.
Анализ процессов систематизации документов, учета и организации их хранения помог сделать вывод - эта работа на предприятии осуществляется поэтапно (разработка номенклатуры дел, организация экспертизы ценности, формирование исполненных документов в дела, составление описей дел для передачи их на архивное хранение и архивное хранение с учетом всех требований).
Отсутствие таких необходимых локальных нормативных актов, как Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии, а также наличие замечаний к оформлению дел говорит о том, что эта работа налажена не соответствующим образом.
Комплексный анализ всей постановки делопроизводства фирмы установил, что в ней преобладает внутренний бумажный документооборот с централизованной организацией ведения документооборота, которую осуществляет секретарь-делопроизводитель на основе всех необходимых технических средств.
Таким образом, весь анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» помог заключить, что делопроизводство в обществе организованно не надлежащим образом и не каких перспектив к его совершенствованию не планируется. Причиной этого утверждения является не только преобладание бумажного документооборота, но и не готовность руководства идти в ногу с информационными технологиями и внедрить систему электронного документооборота, который позволит сократить затраты времени на создание, хранение и обработку документов; улучшить контроль за движением и исполнением документов; усовершенствует поисково-справочную работу; снизит риск потери документа и высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов; уменьшит затраты на копирование - бумагу, копировальную технику, расходные материалы.
Подводя итог всему исследованию, нами был сделан вывод о том, что предлагаемые меры по совершенствованию постановки документооборота в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» позволят сократить его документооборот и повысить эффективность предприятия, а автоматизация делопроизводства за счет перехода на электронный документооборот будет этому способствовать.
Из всего выше сказанного вытекает, что в ходе написания бакалаврской работы все цели и задачи были достигнуты.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документационным обеспечением управления).
Грамотная организация работы с документами влияет на качество работы специалистов предприятия, процессы рационализации документационного обеспечения управления, демонстрирует эффективность работы секретаря- делопроизводителя.
В ходе бакалаврской работы, используя законодательные акты и научную литературу, различные методы исследования (опрос, наблюдение, сравнение, анализ, графический), был проведен подробный анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» и решены поставленные в начале исследования задачи, а именно:
• познакомились с нормативно-правовыми актами, которые являются базой для организации делопроизводства в обществе и провели анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;
• изучили цель, предмет и основные учредительные документы фирмы;
• ознакомились с организационной структурой компании;
• рассмотрели виды документации ООО «Кузнецкий мебельный комбинат»;
• провели анализ этапов работы с входящими, исходящими и внутренними документами фирмы;
• проанализировали порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение;
• подвели итог анализа документооборота, постановки
делопроизводства предприятия и сформировали выявленные проблемы;
• разработали предложения по совершенствованию работы с документами в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.
Были изучены и проанализированы все нормативно-правовые акты, которые являются базой для организации делопроизводства в обществе, а также изучены основные учредительные и локально-нормативные документы. Этот анализ показал, что предприятие работает на основе всех нормативно-законодательных актов страны в этой области исследующих учредительных документов - лицензии, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о государственной регистрации и устава.
Основными локальными правовыми документами фирмы являются правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по охране труда, трудовые договора и номенклатура дел.
В итоге этого исследования было выявлено отсутствие в обществе ряда локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования - это инструкции по делопроизводству, Положения об экспертной комиссии организации, Положения об архиве, Положения о персональных данных, табеля и альбома унифицированных форм документов, которые являются залогом успешного и эффективного функционирования предприятия и рациональной постановки делопроизводства.
В бакалаврской работе, изучив цели, предмет деятельности и организационную структуру управления ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» выяснилось: фирма является малым коммерческим предприятием с частной формой собственностью и линейной организационной структурой; единственным предметом ее деятельности является осуществление городских пассажирских перевозок автомобильным транспортом; главная цель организации - получение прибыли от деятельности, а также создание дополнительных рабочих мест.
В данном проекте были рассмотренью проанализированы все виды документации компании, циркулирующие в документообороте. На основании проделанной работы можно сделать вывод, что в документообороте фирмы имеются организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по личному составу, а самая большая проблема заключается в их ненадлежащем оформление согласно действующим государственным стандартам.
В результате проведенного анализа постановки работы с входящими документами вытекает заключение, что они в обществе проходят все положенные этапы движения: предварительное рассмотрение - регистрация - передача руководителю - резолюция руководителем - регистрация в журнале - передача документов руководителю - контроль за исполнением - исполнение - подшивка в дело. Итог этого анализа позволил выявить очень важные недостатки в работе - отсутствие утвержденного списка нерегистрируемых документов, перечня документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков, не грамотное оформление журнала регистрации входящей корреспонденции. Все эти недостатки затрудняют вести внутренний контроль над движением и исполнением документации.
После изучения этапов работы с исходящими и внутренними документов в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» можно утверждать, что они тоже проходят все необходимые стадии: составление проекта документа - перепечатка - согласование - визирование - подписание - регистрация - обработка для отправки - подшивка в дело. Замечания только существуют к оформлению и ведению журнала регистрации исходящей корреспонденции и журналов регистрации внутренних документов.
Анализ процессов систематизации документов, учета и организации их хранения помог сделать вывод - эта работа на предприятии осуществляется поэтапно (разработка номенклатуры дел, организация экспертизы ценности, формирование исполненных документов в дела, составление описей дел для передачи их на архивное хранение и архивное хранение с учетом всех требований).
Отсутствие таких необходимых локальных нормативных актов, как Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии, а также наличие замечаний к оформлению дел говорит о том, что эта работа налажена не соответствующим образом.
Комплексный анализ всей постановки делопроизводства фирмы установил, что в ней преобладает внутренний бумажный документооборот с централизованной организацией ведения документооборота, которую осуществляет секретарь-делопроизводитель на основе всех необходимых технических средств.
Таким образом, весь анализ постановки делопроизводства в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» помог заключить, что делопроизводство в обществе организованно не надлежащим образом и не каких перспектив к его совершенствованию не планируется. Причиной этого утверждения является не только преобладание бумажного документооборота, но и не готовность руководства идти в ногу с информационными технологиями и внедрить систему электронного документооборота, который позволит сократить затраты времени на создание, хранение и обработку документов; улучшить контроль за движением и исполнением документов; усовершенствует поисково-справочную работу; снизит риск потери документа и высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов; уменьшит затраты на копирование - бумагу, копировальную технику, расходные материалы.
Подводя итог всему исследованию, нами был сделан вывод о том, что предлагаемые меры по совершенствованию постановки документооборота в ООО «Кузнецкий мебельный комбинат» позволят сократить его документооборот и повысить эффективность предприятия, а автоматизация делопроизводства за счет перехода на электронный документооборот будет этому способствовать.
Из всего выше сказанного вытекает, что в ходе написания бакалаврской работы все цели и задачи были достигнуты.