Введение 3
1 Общая харктеристика ГАПО 6
1.1 Историческая српавка о ГАПО 10
1.2 Организационная структура ГАПО 11
2 Нормативная законодательная база по созданию и эсплуатации архивов оцифрованных
документов в ГАПО 16
3 Анализ информационных технологий, применяемых в ГАПО 30
3.1 Анализ официального сайта ГАПО 31
3.2 Анализ АИС ЭЛАР-Архив в ГАПО 33
3.3 Аналз правил описания цифровых оцифрованных фотодокументов при приёме в
ГАПО 38
3.4 Аналих технологических операций создания электронных копий архивных документов
45
4 Разработка рекомендаций по усовершенствованию описания оцифрованных
фотодокументов Г АПО 54
Список использованных источников и литературы 63
Приложение А_Устав 66
Приложение Б_Должностная инструкция ведущего архивиста 69
Приложение В_Методические рекомендации по усовершенствованию описания оцифрованных фотодокументов ГАПО 72
Одна из главных задач архива-предоставление гражданам информации, обеспечение их более широким доступом к информационным ресурсам, расположенным в архиве. Разработка системы на базе автоматизированной технологии научно-справочного аппарата (далее по тексту НСА), представляется на данном этапе первостепенной задачей. В настоящее время система НСА по типовому составу (сложились основные типы и виды архивных справочников: опись, обзор, каталог, указатель, путеводитель, база данных) развивается в сторону повышения качества подготовки традиционных и автоматизированных справочников.
Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Современный этап развития общества характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.
Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений,
выполняющих важные общественные и государственные функции.
Исследование проводилось на основе документов Государственного архива Пензенской области (далее по тексту ГАПО).
Целью проведения данной работы является изучение всего процесса оцифровки документов, начиная от уже входящих в информационную базу ГАПО и вновь поступающих документов, заканчивая архивированием получившихся оцифрованных документов в ГАПО.
Задачами работы являются:
- анализ нормативной законодательной базы по проведению оцифровки;
- анализ информационных технологий, применяемых в ГАПО;
- анализ описания оцифрованных документов в электронной форме АИС Элар-Архив;
- приведение к унифицированной форме описания оцифрованных документов;
- разработать Методические рекомендации по описанию цифровых и оцифрованных документов в ГАПО.
На данный момент, вопрос актуальности проводимой работы стоит весьма своевременно, так как при непрекращающемся росте поступающих документов, развитием информационного общества и созданием более новых технологий оцифровки документов, есть необходимость приведения данного процесса к единой последовательности действий и наиболее подробным правилам описания оцифрованных документов. Ведь работа по сохранению исторического наследия России является максимально необходимой задачей архивной службы...
