Введение 3
1 Общая характеристика деятельности ГБУ «ГАПО» 4
1.1 Общие сведения об организации 4
1.2 Организационная структура ГБУ «ГАПО» 6
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность ГБУ «ГАПО» 12
2.1 Нормативная законодательная база 12
2.2 Локальная нормативная база 28
3 Анализ документирования деятельности главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО» ..31
3.1 Должностные обязанности главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО» 31
3.2 Ведение учёта архивных документов главным хранителем фондов ГБУ «ГАПО» 39
3.3 Ведение учёта особо ценных и уникальных документов в ГБУ «ГАПО» 56
3.4 Учет страхового фонда в ГБУ «ГАПО» 60
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию документирования деятельности
главного хранителя фондов в ГБУ «ГАПО» 62
Заключение 66
Список использованных источников и литературы 67
Приложение А.-Должностная инструкция главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО» 73
Приложение Б_ Опись №1 дела Р-3059 79
Приложение В. -Паспорт архива 82
Приложение Г.-Сведения об изменениях в составе и объеме фондов 87
Приложение Е. Дело фонда Р-3060- «Государственная инспекция труда в Пензенской области» 90
Приложение Ж. Разработанная должностная инструкция- главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО» 98
Приложение И. Унифицированная форма описи особо ценных дел и образец заполнения описи
В настоящее время актуальной остается проблема хранения и учёта архивных документов. Интерес представляют и исторические документы, являющиеся ценными памятниками культуры нашей страны, и более современные документы, являющиеся доказательствами деятельности организаций и работы в них сотрудников.
ГБУ «ГАПО» занимается хранением документов Архивного фонда Российской Федерации. При хранении архивных документов необходимо обеспечить их учёт, потому что только так можно проводить их дальнейшие поиск и использование.
Главный хранитель фондов ГБУ «ГАПО» организует работу по учёту архивных документов, контролирует деятельность по созданию и соблюдению условий их хранения, занимается ведением баз данных.
Предметом исследования данной выпускной квалификационной работы являются документы ГБУ «ГАПО».
Целью работы является анализ документирования деятельности главного хранителя фондов в ГБУ «ГАПО» и разработка рекомендаций по усовершенствованию работы с документами.
Исходя из цели, можно поставить следующие задачи:
• дать общую характеристику деятельности ГБУ «ГАПО» и рассмотреть его организационную структуру;
• проанализировать нормативную законодательную базу, регламентирующую деятельность ГБУ «ГАПО»;
• провести анализ документирования деятельности главного хранителя фондов в ГБУ «ГАПО»;
• предложить рекомендации по совершенствованию учёта документов;
• разработать новую должностную инструкцию главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО».
При выполнении ВКР использованы методы исследования: наблюдение, описание, анализ и синтез.
В заключение этой работы можно сказать, что учёт архивных документов - это важнейшая часть деятельности государственных архивов. Учёт ведётся главным хранителем фондов при помощи обязательных и вспомогательных учетных документов.
Целью работы являлся анализ документирования деятельности главного хранителя фондов в ГБУ «ГАПО» и разработка рекомендаций по усовершенствованию работы с документами.
При выполнении этой выпускной квалификационной работы:
• дана общая характеристика деятельности ГБУ «ГАПО», рассмотрена его организационная структура;
• проанализирована нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность ГБУ «ГАПО»;
• проведён анализ документирования деятельности главного хранителя фондов в ГБУ «ГАПО»;
• предложены рекомендации по совершенствованию учёта документов;
• разработана новая должностная инструкция главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО».
Результатом выполнения этой работы стали переработка должностной инструкции главного хранителя фондов архива, рекомендации по совершенствованию документирования деятельности главного хранителя фондов. Также была составлена унифицированная форма описи особо ценных дел и образец ее заполнения. Все это позволит усовершенствовать документирование деятельности главного хранителя фондов ГБУ «ГАПО».
