ВВЕДЕНИЕ 6
1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 9
1.1 Задачи приемной 17
2 НОРМАТИВНАЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРИЕМНОЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 23
3 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СТАРШЕГО СПЕЦИАЛИСТА
3 РАЗРЯДА СЕКРЕТАРИАТА ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 32
3.1 Объем документооборота 34
3.2 Обязанности старшего специалиста 3 разряда (секретаря) в
приемной председателя Правительства Пензенской области 35
3.3 Обработка документов с использованием средств СЭД 40
3.4 Внесение резолюций и выдача поручений 42
3.5 Организация совещаний 46
3.6 Отправка и регистрация писем в МЭДО 50
3.7 Обращения граждан 54
3.8 Обзор обращений граждан поступивших в приемную Правительства
Пензенской области в 4 квартале 2020 года 54
3.10 Социальные сети Правительства Пензенской области
4 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СТАРШЕГО СПЕЦИАЛИСТА 3 РАЗРЯДА
ПРИЕМНОЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 59
4.1 Внесение предложений по усовершенствованию СЭД 59
4.2 Обоснование повышения квалификации 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 63
ПРИЛОЖЕНИЕ А 71
В 2020-ом году мир столкнулся с новой проблемой - пандемия. Режимы повышенной готовности и ограничения затронули все страны. Новые реалии заставили всех по-новому организовывать рабочие процессы. Государственным и частным организациям пришлось переходить на удаленную работу. В этом на помощь пришли информационные технологии (далее ИТ), которые позволили без сильного ущерба для организаций продолжить вести дела. Сотрудникам пришлось в экстренном порядке учиться пользоваться программным обеспечением для того, чтобы можно было работать из дома.
Благодаря таким программам, как Zoom и Skype проведение рабочих совещаний вне стен кабинетов стало возможным и доступны всем организациям и всем слоям населения.
Внедрение новых технологий в рабочие процессы стало не просто важной составляющей развития общества, а способом предотвращения распространения вируса по всему миру. Теперь как никогда раньше видны все плюсы информационного прогресса.
В настоящие дни электронные документы стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. К плюсам электронных документов можно отнести то, что их создавать можно по тем же правилам, что и традиционные («бумажные»), но относительно легко редактировать, размножать, распространять и пересылать. Благодаря доступному выходу в Интернет почти из любой точки мира поиск информации сделан вседоступным.
На сегодняшний день традиционный управленческий документооборот используется частично. Сейчас уже трудно представить документационное обеспечение управления в любой организации без использования системы электронного документооборота (СЭД). Данная система является действенным управленческим решением.
Применение современных информационных технологий способствует повышению конкурентоспособности организации, а также повышает оперативность выполнения поручений вышестоящего руководства.
Это касается и органов власти всех уровней. Решение задач для развития цифровой экономики Российской Федерации требует внедрения автоматизированных технологий, в том числе и на всех уровнях управлении. Поэтому тема диссертационного исследования является актуальной.
Степень научной разработанности темы заключается в том, что в настоящее время тематика информационного обеспечения системы взаимодействия государственных органов не достаточно разработана.
Объектом исследования магистерской диссертации является Правительство Пензенской области.
Предмет исследования - применение информационных технологий в приемной председателя Правительства Пензенской области.
Цель исследования заключается в определении эффективных механизмов применения информационных технологий в сфере функционирования государственных органов на примере Правительства Пензенской области.
Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:
- показать ИТ как инструмент государственного управления;
- изучить правовое регулирование создания и использования ИТ;
- выявить направления развития ИТ в Правительстве;
- провести анализ применения ИТ в приемной председателя Правительства;
- предложить рекомендации по усовершенствованию
использования ИТ в приемной председателя Правительства.
Для решения поставленных задач применялись следующие методы: сравнительный и ситуационный анализ, экспертные оценки, статистические и социологические методы, метод опроса.
Информационной базой исследования являются материалы органов государственной власти и местного самоуправления города Пензы, данные официальной статистики, аналитические данные, опубликованные в научной литературе и периодической печати, материалы, представленные в сети Интернет, официальный сайт Правительства Пензенской области.
В ходе выполнения магистерской диссертации был проведен анализ работы старшего специалиста 3 разряда Секретариата Губернатора и Правительства Пензенской области и разработаны рекомендации по улучшению работы приемной председателя Правительства, которые окажут практическую помощь секретарю. В процессе выполнения магистерской диссертации было отмечено, что для повышения эффективности работы приемной необходимо совершенствование работы с документами в отделе кадров, так как это непосредственно влияет на качество работы приемной и организацию рабочего процесса секретаря. От того, насколько грамотно старший специалист 3 разряда будет применять ИТ в работе приемной во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Магистерская диссертация подготовлена на основе действующих нормативно-методических материалов, регламентирующих работу приемной председателя Правительства ПО и содержит рекомендации, которые помогут рационально и четко организовать работу старшего специалиста 3 разряда Секретариата Губернатора и Правительства Пензенской области.
