Реферат
оцифровки архивных документов 7
1.1 Понятия «оцифровка» и «архивный документ». Понятие
«электронный фонд пользования». Понятие «электронный
информационный ресурс» 7
1.2 Анализ зарубежных нормативных актов в сфере оцифровки
архивных документов 9
1.3 Нормативные законодательные и методические акты,
регламентирующие создание и применение оцифрованных архивных документов в России 14
2 Исследование применения информационных технологий для
оцифровки архивных документов в России и за рубежом 22
2.1 Т ехнологии по оцифровке архивных документов в России .... 22
2.2 Зарубежный опыт по оцифровке архивных документов 29
2.3 Критерии выбора оборудования для оцифровки документов . 30
3 Методические рекомендации по оптимизации оцифровки
документов на примере Государственного архива Пензенской области 39
3.1 Анализ процедуры оцифровки архивных документов в ГБУ
«ГАПО» 46
3.2 Планирование работ по созданию электронного фонда
пользования 52
3.3 Рекомендации по работе с информационными технологиями по оцифровке архивных документов и разработка Руководства
пользователя АИС «ЭЛАР- Архив» 62
Заключение 66
Список литературных источников 67
Приложение А Руководство пользователя АИС «ЭЛАР-Архив» 71
В общем случае под оцифровкой документов понимается преобразование документной информации в цифровую форму. Определение оцифровки, как «процесс считывания и преобразования информации, представленной на аналоговом носителе, в электронную форму с использованием той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), пригодную для записи на электронные носители» [15, с. 9], отражает сложность данного процесса, который осуществляется только с использованием информационных технологий.
Развитие информационных технологий не стоит на месте, оказывая непосредственное влияние на деятельность архивов. Одно из перспективных направлений в архивном деле считается создание электронных копий через оцифровку для формирования электронного фонда пользования архивов.
Электронный фонд пользования - совокупность электронных копий документов Архивного фонда Российской Федерации, записанная на цифровые носители, и предназначенная для использования вместо подлинников документов.
В ГБУ «ГАПО» за процесс оцифровки архивных документов отвечает отдел Научно-справочный аппарат и информационно-поисковых систем. В этом отделе оператор, ответственный за оцифровку архивных документов, осуществляет сканирование выбранного объекта. Затем ведущий архивист после графической обработки полученной электронной копии регистрирует и выгружает их в автоматизированную информационную систему «ЭЛАР- Архив» (далее - АИС «ЭЛАР-Архив»). При работе с документами, выбранные для оцифровки, они руководствуются нормативными актами, регламентирующие организацию оцифровки архивных документов.
Данная работа посвящена следующим темам:
• суть основных понятий, использующихся в области оцифровки архивных документов;
• анализ зарубежных и отечественных актов, принятых в области оцифровки архивных документов;
• сравнение основных методик оцифровки документов в России и в зарубежных странах;
• практическое применение информационных технологий на примере ГБУ «ГАПО»;
• приведение рекомендаций по улучшению процесса сканирования архивных документов и разработка Руководства пользователя АИС «ЭЛАР- Архив» в ГБУ «ГАПО».
Исследователи в области оцифровки документов уверены, что мало просто отсканировать документы и хранить их в архивохранилищах. К ним обязательно нужно обеспечить доступ, который осуществляется с использованием информационных технологий. Поэтому выбранная тема «Применение ИТ при оцифровке документов» является актуальной темой магистерской диссертации.
В ходе выполнения магистерской диссертации было выполнено
следующее:
1. Проанализирована зарубежная и отечественная нормативная
законодательная база, регламентирующая оцифровку архивных документов.
2. Исследована современная методика оцифровки архивных
документов в России и в зарубежных странах.
3. Определены критерии выбора сканирующего оборудования
для оцифровки архивных документов.
4. Дана краткая характеристика деятельности ГБУ «ГАПО».
5. Проанализировано практическое применение информационных
технологии (сканирующее оборудование и АИС «ЭЛАР-Архив») в процессе
оцифровки архивных документов в ГБУ «ГАПО».
Анализ процесса оцифровки в ГБУ «ГАПО», показал что в действиях
по подготовке, сканированию и хранению отсканированных копий архивных
документов есть ошибки и они не соответствуют требованиям Методическим
рекомендациям по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом. Серьезной ошибкой
является отсутствие серверов для хранения электронных копий документов.
Это привело к тому, что в настоящее время отдел НСАиИПС временно
приостановил оцифровку архивных документов.
В результате выполнения выпускной квалификационной работы было
разработано Руководство пользователя АИС «ЭЛАР-Архив», которое окажет
практическую помощь сотрудникам отдела НСАиИПС в организации
применения информационных технологий при оцифровке архивных
документов в соответствии с нормативными актами.
