Реферат
Введение 5
1 Характеристика деятельности Бековской участковой больницы 7
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства
в Бековской участковой больнице 14
3 Анализ постановки делопроизводства в Бековской участковой больнице 26
3.1 Анализ локальных нормативных документов, регламентирующих постановку
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕКОВСКОЙ УБ 28
3.2 Анализ работы с входящими документами 41
3.3 Анализ работы с исходящими документами 50
3.4 Анализ работы с внутренними документами 57
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки делопроизводства
Бековской участковой больнице 65
4.1 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРАВИЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 65
4.2 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 73
4.3 Рекомендации по разработке Альбома унифицированных форм документов 74
Заключение 78
Список использованных источников и литературы 80
Приложение А. Локальные нормативные документы, регламентирующие постановку делопроизводства в Бековской УБ 84
Приложение Б. Разработанный Альбом унифицированных форм документов 116
Делопроизводство является неотъемлемой частью работы во многих организациях и учреждениях. Оно представляет собой систему организации и ведения дел, с целью обеспечения прозрачности и эффективности работы. Правила введения делопроизводства имеют большое значение, так как они помогают стандартизировать и упорядочить процессы, что, в свою очередь, способствует более эффективной организации труда и достижению конечных результатов.
Основными признаками делопроизводства являются: систематизация документооборота, формализация процедур, учет и контроль, проводимые работы, а также архивирование и хранение документов. Чтобы достичь этих признаков, требуется точное соблюдение правил введения делопроизводства. Такие правила включают в себя такие моменты, как нумерация и регистрация входящих и исходящих документов, правила оформления писем и актов, сроки хранения и утилизации документов.
Введение делопроизводства начинается с разработки должных настроек и регламентов, которые будут использоваться в организации. Для этого необходимо провести анализ текущего состояния работы и выработать оптимальные методы и процедуры. После этого приступают к технической реализации системы, включающей в себя приобретение необходимых программных и технических средств и их настройку под конкретные нужды организации.
По завершении технической реализации происходит обучение сотрудников основам делопроизводства и правилам его введения. Важно, чтобы все работники хорошо понимали принципы работы системы и умели правильно оформлять и обрабатывать документы. Для этого проводятся тренинги, семинары и инструктажи.
Общая цель делопроизводства в поликлинике - обеспечение эффективного ведения деловой документации и обмена информацией. Это необходимо для обеспечения плавного функционирования поликлиники, своевременного принятия решений и обеспечения связи с коллегами, гражданами и партнерами.
Однако введение делопроизводства - лишь начальный этап. Поддержание и развитие системы также играют важную роль в эффективности работы организации. Постоянный мониторинг и анализ результатов позволяют выявлять возможные улучшения и оптимизацию процессов.
Именно поэтому важно проанализировать постановку делопроизводства в Бековской участковой больнице и разработать рекомендации, которые поспособствуют оптимизации процессов делопроизводства.
Прежде чем проводить анализ постановки делопроизводства в Бековской участковой больнице необходимо дать характеристику деятельности данного учреждения.
В выпускной квалификационной работе был проведен анализ постановки делопроизводства в Бековской УБ, который позволил накопить теоретические знания и закрепить практические навыки по организации документационного обеспечения управления на примере данного учреждения.
Перед проведением анализа была дана характеристика деятельности Бековской УБ. Выявлено, что учреждение является одним из самых больших территориально обособленных структурных подразделений ГБУЗ «Сердобская ЦРБ им. А.И. Настина». Сотрудником ответственным за делопроизводство в Бековской участковой больнице является секретарь.
Проанализирована нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства в Бековской УБ.
Проведен анализ постановки делопроизводства в Бековской УБ. В результате анализа локальных нормативных документов,
регламентирующих постановку делопроизводства в Бековской УБ, было выявлено, что отсутствуют такие важные локальные организационные документы как: Табель унифицированных форм документов. Инструкция по делопроизводству ГБУЗ «Сердобская ЦРБ им. А.И. Настина» от 2014 года не переработана в связи с принятием ГОСТ Р 7.097-20161. Большинство организационных документов оформляются не на общем бланке, а наименование учреждения содержится в заголовке к тексту документа. На них отсутствуют такие обязательные реквизиты, как «Дата документа», «Регистрационный номер документа». В организационных документах на реквизите «Гриф утверждения документа» проставляется оттиск печати, несмотря на то, что он не входит в Перечень документов, на которых должна проставляться печать.
Анализ оперограмм входящих, исходящих и внутренних документов показал, что технологические цепочки работы с этими документами не отличаются от стандартных, что они соответствуют стандартным процедурам и требованиям ТК РФ. Однако, выявлены ошибки в журналах регистрации входящих и исходящих документов. В оформлении распоряжений и информационно-справочных документов Бековской УБ допускаются ошибки в оформлении реквизитов.
Разработаны рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства Бековской УБ, которые включают:
• рекомендации по правильному оформлению документов;
• рекомендации по регистрации документов;
• рекомендации по разработке Альбома унифицированных документов.
Применение данных рекомендаций окажут секретарю практическую помощь в правильной организации делопроизводства в Бековской УБ и исключат в дальнейшем допущение ошибок при оформлении документов.
Результатом выполнения выпускной квалификационной работе стала разработка такого организационного документа, как «Альбом унифицированных форм документов» Бековской УБ.
