Введение 6
1 Характеристика деятельности Администрации Кировского сельсовета
Сердобского района Пензенской области 8
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области 15
3 Анализ постановки делопроизводства в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области 25
3.1 Анализ нормативных актов Администрации Кировского сельсовета
Сердобского района 25
3.2 Анализ работы с входящей документацией 36
3.3 Анализ работы с исходящей документацией 38
3.4 Анализ работы с внутренней документацией 41
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки
делопроизводства в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района
Пензенской области 44
4.1 Разработка альбома форм документов администрации Кировского сельсовета
Сердобского района 44
4.2 Рекомендации по разработке должностной инструкции 46
4.3 Рекомендации по оформлению регистрационных журналов 57
Заключение 60
Список использованных источников и литературы 62
Приложение А Копия исходящего письма Администрации Кировского
сельсовета Сердобского района Пензенской области 65
Приложение Б Копия распоряжения Администрации Кировского сельсовета
Сердобского района Пензенской области 66
Приложение В Копия протокола Администрации Кировского сельсовета
Сердобского района Пензенской области 67
Приложение Г Разработанный альбом форм документов Администрации
Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области 69
Государственные и муниципальные органы регулярно сталкиваются и работают с проблемами документационного обеспечения аппарата управления, а так же с закономерностями, принципам и правилам его организации. Эта сторона управленческого процесса может воспринимается не как что-то бюрократическое, не заслуживающее особого внимания. Наоборот, граждане осознают важность различной организационной управленческой, коммуникативной, информационной, исторической и духовно-культурной функций делопроизводства.
Государственные и муниципальные служащие проявляют интерес к вопросам документооборота, т. е. движения документов в аппарате с момента их получения или создания до исполнения и отправки на хранение или уничтожение; стандартизации и типологизации документов; особенностей ведения переписки с хозяйственными структурами, оформления дипломатической и международной переписки; обеспечения конфиденциальности информации; внедрения новых компьютерных технологий в деле сбора, обработки, накопления, хранения и поиска необходимой информации в управленческой деятельности
Совершенствование управления в муниципальной системе управления, к которой относится Администрация Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области, во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении делопроизводство.
Правильная постановка делопроизводства позволяет организации эффективно управлять документацией и повышать эффективность работы сотрудников, обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации и минимизацию рисков потери или неправильной обработки документов.
Местное самоуправление составляет систему управления и организации государственной власти на территории определенного муниципалитета. Оно обеспечивает решение вопросов, связанных с управлением, развитием и благосостоянием местного сообщества.
Деятельность органа местного самоуправления в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области осуществляется от имени муниципального образования.
Администрация Кировского сельсовета Сердобского района входит в систему органа местного самоуправления России и функционирует на базе законов Российской Федерации и Пензенской области.
От правильного ведения делопроизводства зависит своевременность принятия управленческих решений. Следовательно, анализ постановки делопроизводства в органе управления и разработка рекомендаций по совершенствованию работы с документами в Администрации Кировского сельсовета является актуальной темой исследования.
В итоге выполнения выпускной квалификационной работы был проведен анализ постановки делопроизводства в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области и выработаны рекомендаций по усовершенствованию делопроизводства.
Помимо этого были проанализированы локальные нормативные правовые акты, регламентирующие постановку делопроизводства в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области, а также процесс работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Таким образов в ходе анализа было сделано следующее:
- дана характеристика Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области;
- рассмотрена нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства в Администрации
Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области;
- проведен анализ локальных нормативных актов Администрации
Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области;
- проведен анализ работы с поступающими, исходящими и внутренними документопотоками;
- даны рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства постановки делопроизводства в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области.
В результате выполнения работы была переработана должностная инструкция специалиста первой категории, а так же разработан альбом форм документов.
Должностная инструкция необходима для определения требований к квалификации сотрудника, а также его прав и обязанностей, в связи с чем и была проведена её доработка, а именно исправление ошибок в реквизитах и подробное описание квалификационных требований, прав и ответственности работника, выполняющего функции главного специалиста по делопроизводству в Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области.
В Инструкции по делопроизводству Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области присутствует Альбом форм документов, что значительно упрощает постановку делопроизводства, однако, он оформлен не в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Поэтому целью разработки Альбома форм документов являлась регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области.
Рекомендации, подготовленные в ходе выполнения работы, окажут практическую помощь сотрудникам Администрации Кировского сельсовета Сердобского района Пензенской области.
