Реферат 3
Введение 5
1. Характеристика деятельности ГБУ «ГАПО» 7
1.1 История создания архива и архивной службы в Пензенском крае 9
1.2 Структура ГБУ «ГАПО» 11
2. Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность ГБУ
«ГАПО» 18
3. Анализ организации работы секретаря ГБУ «ГАПО» 29
3.1 Анализ локальных актов регламентирующий организацию работы 29
3.2 Анализ документооборота за 2020 год в ГБУ «ГАПО» 33
3.2.1 Порядок работы секретаря с входящими документами 34
3.2.2 Порядок работы секретаря с исходящими документами 41
3.2.3 Порядок работы секретаря с внутренними документами 47
3.3.Анализ информационных технологий, применяемый в работе секретаря..48
3.3.1 Анализ электронной почты 49
3.3.2 Анализ программы АИС ЭЛАР - Архив 50
4. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации работы
секретаря 58
4.1 Рекомендации по переименованию должности секретаря 58
4.2 Рекомендации по разработке должностной инструкции секретаря 58
4.3 Рекомендации по оформлению журналов регистрации документов 60
Заключение 62
Список использованных источников и литературы 63
Приложение А Копия должностной инструкции архивиста 1 категории администрации (секретаря) 68
Приложение Б Разработанная должностная инструкция секретаря 73
Приложение В Форма журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции 78
Секретарь - это правая рука и помощник руководителя. Без секретаря не обходится ни одна организация.
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, коллегами по работе, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять несколько дел одновременно.
Секретарь - первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою организацию, ее историю: когда она была создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура на сегодняшний день.
Для работы секретарем выделяют следующие деловые и личные качества:
• профессионализм;
• ответственность;
• организованность;
• осведомленность;
• доброжелательность;
• аккуратность;
• способность одновременно исполнять несколько дел одновременно;
• исполнительность;
• коммуникабельность.
Таким образом, секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от технических до творческих.
Актуальность темы бакалаврской работы «Организация работы секретаря в ГБУ «Государственный архив Пензенской области» обусловлена тем, что в процессе деятельности любой организации создается большое количество документов. Поэтому для осуществления эффективной работы с документами, необходимо знать структуру организации и использовать современную нормативную законодательную базу, регламентирующую организацию работы с документами.
В ходе выполнения ВКР было выполнено следующее:
В первом разделе была дана характеристика деятельности ГБУ «ГАПО» и проанализирована организационная структура;
Во втором разделе была проанализирована нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность ГБУ «ГАПО» и деятельность государственных архивов в целом;
В третьем разделе был проведен анализ локальных актов регламентирующий организацию работы. При анализ было выявлено, что среди них отсутствуют такие как, альбом унифицированных форм документов и табель унифицированных форм документов.
Анализ документооборота за 2020 год в ГБУ «ГАПО» составляет 27719 документов.
Порядок работы секретаря с входящими, исходящими и внутренними документами показал, что технологические цепочки работы в ГБУ «ГАПО» разработаны специально для качественной работы Архива.
Анализ электронной почты показал, что электронная почта ГБУ «ГАПО» является важной составляющей в работе секретаря для быстрого принятия заявления, получения скан копий чеков об оплате и для быстрой отправки ответа заявителю.
Анализ программы АИС ЭЛАР - Архив показал, что система выполняет множество функций по автоматизации основных процессов деятельности;
В четвертом разделе были даны рекомендаций по совершенствованию организации работы секретаря ГБУ «ГАПО» в частности рекомендации по введению должности секретаря, а так же рекомендации по разработке должностной инструкции для секретаря. Даны рекомендации по оформлению журналов регистрации документов.
