Управление проектами совершенствования внутрифирменного документооборота
|
Введение 6
1 Теоретические аспекты управления проектом 9
1.1 Понятие «управление проектом». Понятие «документооборот предприятия».
Требования, предъявляемые к документообороту предприятия 9
1.2 Управление проектами в России. История развития и современный этап 14
1.3 Анализ зарубежного современного опыта управления проектами
совершенствования документооборота 19
2 Методические аспекты проекта совершенствования документооборота 23
2.1 Задачи и цели проекта совершенствования документооборота 23
2.2 Организационная структура управления проектом совершенствования
документооборота 28
2.3 Сравнительный анализ существующих систем, подходящих для электронного
внутрифирменного документооборота организации 34
3 Управление этапами проекта совершенствования документооборота 44
3.1 Этап инициации проекта совершенствования документооборота 44
3.2 Этап планирования проекта совершенствования документооборота 49
3.3 Этап исполнения проекта совершенствования документооборота 55
3.4 Этап завершения проекта совершенствования документооборота 61
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 69
1 Теоретические аспекты управления проектом 9
1.1 Понятие «управление проектом». Понятие «документооборот предприятия».
Требования, предъявляемые к документообороту предприятия 9
1.2 Управление проектами в России. История развития и современный этап 14
1.3 Анализ зарубежного современного опыта управления проектами
совершенствования документооборота 19
2 Методические аспекты проекта совершенствования документооборота 23
2.1 Задачи и цели проекта совершенствования документооборота 23
2.2 Организационная структура управления проектом совершенствования
документооборота 28
2.3 Сравнительный анализ существующих систем, подходящих для электронного
внутрифирменного документооборота организации 34
3 Управление этапами проекта совершенствования документооборота 44
3.1 Этап инициации проекта совершенствования документооборота 44
3.2 Этап планирования проекта совершенствования документооборота 49
3.3 Этап исполнения проекта совершенствования документооборота 55
3.4 Этап завершения проекта совершенствования документооборота 61
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 69
На современном этапе развития управления проектами является эффективной управленческой технологией, которая позволяет различным компаниями планировать и улучшать управление своей организацией, не забывая о конкурентоспособности. На современном этапе применение методов проектного управления используется в таких направлениях как медицина и здравоохранение, образование, информационные технологии и т.д.
Сфера управления проектами в настоящее время переживает быстрое развитие и изучение новых методов, что связано с внедрением цифровой экономики. Это характеризуется тенденцией к систематизации и проведению анализа направлений развития данной сферы.
Особая роль уделяется рассматриваемой области - внутрифирменному документообороту. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий и информационных технологий.
Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.
Необходимость совершенствования документооборота возникает не только у предприятий, находящихся в неблагополучном состоянии (спад производства и оборота, приближение к состоянию банкротства и др.). Огромный интерес к нему проявляют и руководители прибыльных предприятий.
Внедрение информационных систем и технологий, а именно, электронного документооборота во внутреннюю деятельность предприятия позволяет значительно сократить время исполнения управленческих задач, оптимизировать кадровый состав предприятия, а также упростить и ускорить процесс создания документа.
Целью работы является анализ этапов управления проектами внедрения внутрифирменного документооборота, анализ существующего рынка СЭД и составления рекомендаций о проведении этапов проекта совершенствования внутрифирменного документооборота посредством информационных технологий, а именно внедрения системы электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать современный опыт управления проектами внедрения электронного внутрифирменного документооборота;
- проанализировать современный рынок систем электронного
документооборота для внедрения в организацию по определенным характеристикам.
- на основании анализа, распределить этапы управления проектами совершенствования электронного внутрифирменного документооборота и создать инструкцию по управлению проектом внедрения системы электронного документооборота в организации.
Объектом исследования являются существующие технологии внедрения системы электронного документооборота и методики управления проектами по их внедрению.
Предметом исследования являются системы электронного документооборота, внедряемые в организацию, ресурсы, необходимые для внедрения.
Для достижения поставленной цели в работе применяется метод системного анализа.
Обращаясь к степени научной проработанности вопроса, следует отметить, что актуальные вопросы исследуемой проблемы не раз становились объектами внимания ученых. Особое внимание следует обратить на работы В.И. Воропаева, И.В. Гонтаревой, М.Ф. Дубовник и др.
Сфера управления проектами в настоящее время переживает быстрое развитие и изучение новых методов, что связано с внедрением цифровой экономики. Это характеризуется тенденцией к систематизации и проведению анализа направлений развития данной сферы.
Особая роль уделяется рассматриваемой области - внутрифирменному документообороту. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий и информационных технологий.
Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.
Необходимость совершенствования документооборота возникает не только у предприятий, находящихся в неблагополучном состоянии (спад производства и оборота, приближение к состоянию банкротства и др.). Огромный интерес к нему проявляют и руководители прибыльных предприятий.
Внедрение информационных систем и технологий, а именно, электронного документооборота во внутреннюю деятельность предприятия позволяет значительно сократить время исполнения управленческих задач, оптимизировать кадровый состав предприятия, а также упростить и ускорить процесс создания документа.
Целью работы является анализ этапов управления проектами внедрения внутрифирменного документооборота, анализ существующего рынка СЭД и составления рекомендаций о проведении этапов проекта совершенствования внутрифирменного документооборота посредством информационных технологий, а именно внедрения системы электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать современный опыт управления проектами внедрения электронного внутрифирменного документооборота;
- проанализировать современный рынок систем электронного
документооборота для внедрения в организацию по определенным характеристикам.
- на основании анализа, распределить этапы управления проектами совершенствования электронного внутрифирменного документооборота и создать инструкцию по управлению проектом внедрения системы электронного документооборота в организации.
Объектом исследования являются существующие технологии внедрения системы электронного документооборота и методики управления проектами по их внедрению.
Предметом исследования являются системы электронного документооборота, внедряемые в организацию, ресурсы, необходимые для внедрения.
Для достижения поставленной цели в работе применяется метод системного анализа.
Обращаясь к степени научной проработанности вопроса, следует отметить, что актуальные вопросы исследуемой проблемы не раз становились объектами внимания ученых. Особое внимание следует обратить на работы В.И. Воропаева, И.В. Гонтаревой, М.Ф. Дубовник и др.
Управление проектами затрагивает самые различные стороны функционирования предприятия, поэтому внедрение системы проектного управления должно осуществляться с учетом общего контекста управления предприятием, который составляют такие компоненты, как система качества, организационная структура, финансовая система, система управления персоналом и другие.
Электронный документооборот - это современное и эффективное решение для любого бизнеса, которое позволяет автоматизировать разработку и согласование документов организации, осуществлять их рассылку, выдавать поручения и контролировать их выполнение.
В результате анализа различных существующих понятий «проект», «управления проектами» и требований, предъявляемых к документообороту организации, можно сделать следующие выводы:
1. Понятие «проект» и «управление проектами» имеют достаточную проработанность в научной сфере, однако они не закреплены какими-либо нормативными правовыми актами;
2. Любой реализуемый проект, в том числе и проект совершенствования внутрифирменного документооборота, должен обладать рядом признаков, которые помогают реализовывать данную деятельность.
3. Существуют определенные требования, предъявляемые к документообороту организации, которые реализованы в существующих системах электронного документооборота.
Анализ истории развития управлении проектами в России показал:
1. Развитие методов управления проектов в России шло с некоторым отставанием от запада, это связано с отставанием в компьютеризации и информационных технологиях.
2. Первый этап начался в 30-х годах XX века, 60-е годы заложили основы в данной деятельности - был внедрен метод сетевого планирования, в 80-е в деятельности по управлению проектами была внедрена автоматизированная система управления, в 90-е года началась подготовка специалистов в данной области с профессиональной точки зрения, были созданы первые ассоциации и международные симпозиумы.
3. Управление проектами получило широкое распространение в различных сферах деятельности и важнейших отраслях экономики России других бывших республиках.
4. С помощью деятельности проектного управления разработаны и реализуются целевые национальные проекты: «Здоровье», «Доступное и комфортное жилье», «Образование», «Развитие Агропромышленного Комплекса».
5. Управление проектами - гибкая система, которая зависит от политического строя и экономического состояния в стране.
При изучении современного опыта проектного управления по совершенствованию документооборота за рубежом было выявлено следующее:
1. Оптимизация документооборота во многом играет роль в успешном функционировании и оптимизации деятельности предприятий и фирм .
2. Главная роль отводится менеджеру проекта, так как именно от его умений и навыков зависит эффективность повышение эффективности выполнения проекта.
3. В тенденциях развития управления проектами в мире - широкое распространение и выявление новых гибких методик в проектной деятельности и расширение полномочий и увеличение роли управляющих проектом.
Обобщая цели и задачи, которые преследует внедрение электронного документооборота в организацию, можно выделить следующее:
1. Главная цель, которую преследует организация при внедрении системы электронного документооборота - повышение эффективности работы, управления организацией и работы с документооборотом.
2. Главная задача при внедрении системы электронного документооборота в организацию - уменьшение времени выполнения действий при жизненном цикле документа, но в то же время улучшение взаимодействия между сотрудниками, через которых проходит документ.
3. Система должна иметь дружественный интерфейс, не требовать дополнительных умений и навыков при установке и пользовании, кроме начальных, а также должна быть проста в использовании и соответствовать минимальным требованиям к технике.
Выбор определенной организационной структуры управления проектом является важным фактором при исполнении самого проекта. От этого выбора зависит качество исполнения, временные рамки и конечный итог проекта, который должен соответствовать целям, поставленным в начале исполнения.
Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов и девайсов. На современном рынке существует много продуктов, из которых можно выбрать подходящий для своей организации по соответствующей цене и качеству.
В ходе работы над магистерской диссертацией были выполнены следующие задачи:
- проанализирован современный опыт управления проектами внедрения электронного внутрифирменного документооборота;
- проанализирован современный рынок систем электронного документооборота для внедрения в организацию по определенным характеристикам;
- на основании анализа распределены этапы управления проектами совершенствования электронного внутрифирменного документооборота и создана инструкция по управлению проектом внедрения системы электронного документооборота в организации.
Внедрение проектных методов управления существенным образом влияет на организацию бизнеса компании и, как правило, приводит к положительным изменениям в организационной структуре предприятия, в документообороте, в бизнес-процессах.
Электронный документооборот - это современное и эффективное решение для любого бизнеса, которое позволяет автоматизировать разработку и согласование документов организации, осуществлять их рассылку, выдавать поручения и контролировать их выполнение.
В результате анализа различных существующих понятий «проект», «управления проектами» и требований, предъявляемых к документообороту организации, можно сделать следующие выводы:
1. Понятие «проект» и «управление проектами» имеют достаточную проработанность в научной сфере, однако они не закреплены какими-либо нормативными правовыми актами;
2. Любой реализуемый проект, в том числе и проект совершенствования внутрифирменного документооборота, должен обладать рядом признаков, которые помогают реализовывать данную деятельность.
3. Существуют определенные требования, предъявляемые к документообороту организации, которые реализованы в существующих системах электронного документооборота.
Анализ истории развития управлении проектами в России показал:
1. Развитие методов управления проектов в России шло с некоторым отставанием от запада, это связано с отставанием в компьютеризации и информационных технологиях.
2. Первый этап начался в 30-х годах XX века, 60-е годы заложили основы в данной деятельности - был внедрен метод сетевого планирования, в 80-е в деятельности по управлению проектами была внедрена автоматизированная система управления, в 90-е года началась подготовка специалистов в данной области с профессиональной точки зрения, были созданы первые ассоциации и международные симпозиумы.
3. Управление проектами получило широкое распространение в различных сферах деятельности и важнейших отраслях экономики России других бывших республиках.
4. С помощью деятельности проектного управления разработаны и реализуются целевые национальные проекты: «Здоровье», «Доступное и комфортное жилье», «Образование», «Развитие Агропромышленного Комплекса».
5. Управление проектами - гибкая система, которая зависит от политического строя и экономического состояния в стране.
При изучении современного опыта проектного управления по совершенствованию документооборота за рубежом было выявлено следующее:
1. Оптимизация документооборота во многом играет роль в успешном функционировании и оптимизации деятельности предприятий и фирм .
2. Главная роль отводится менеджеру проекта, так как именно от его умений и навыков зависит эффективность повышение эффективности выполнения проекта.
3. В тенденциях развития управления проектами в мире - широкое распространение и выявление новых гибких методик в проектной деятельности и расширение полномочий и увеличение роли управляющих проектом.
Обобщая цели и задачи, которые преследует внедрение электронного документооборота в организацию, можно выделить следующее:
1. Главная цель, которую преследует организация при внедрении системы электронного документооборота - повышение эффективности работы, управления организацией и работы с документооборотом.
2. Главная задача при внедрении системы электронного документооборота в организацию - уменьшение времени выполнения действий при жизненном цикле документа, но в то же время улучшение взаимодействия между сотрудниками, через которых проходит документ.
3. Система должна иметь дружественный интерфейс, не требовать дополнительных умений и навыков при установке и пользовании, кроме начальных, а также должна быть проста в использовании и соответствовать минимальным требованиям к технике.
Выбор определенной организационной структуры управления проектом является важным фактором при исполнении самого проекта. От этого выбора зависит качество исполнения, временные рамки и конечный итог проекта, который должен соответствовать целям, поставленным в начале исполнения.
Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов и девайсов. На современном рынке существует много продуктов, из которых можно выбрать подходящий для своей организации по соответствующей цене и качеству.
В ходе работы над магистерской диссертацией были выполнены следующие задачи:
- проанализирован современный опыт управления проектами внедрения электронного внутрифирменного документооборота;
- проанализирован современный рынок систем электронного документооборота для внедрения в организацию по определенным характеристикам;
- на основании анализа распределены этапы управления проектами совершенствования электронного внутрифирменного документооборота и создана инструкция по управлению проектом внедрения системы электронного документооборота в организации.
Внедрение проектных методов управления существенным образом влияет на организацию бизнеса компании и, как правило, приводит к положительным изменениям в организационной структуре предприятия, в документообороте, в бизнес-процессах.
Подобные работы
- РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ (НА ПРИМЕРЕ АО «КРАСМАШ»)
Бакалаврская работа, экономика. Язык работы: Русский. Цена: 5750 р. Год сдачи: 2017 - Формирование системы контроллинга как фактор качества корпоративного управления
Дипломные работы, ВКР, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 6500 р. Год сдачи: 2019 - ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА КАК ФАКТОР КАЧЕСТВА КОРПОРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Дипломные работы, ВКР, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2019 - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОБУЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛА (на примере ООО «ОЛИМПУС»)
Дипломные работы, ВКР, управление персоналом. Язык работы: Русский. Цена: 4770 р. Год сдачи: 2017 - ОСОБЕННОСТИ СОЗДАНИЯ ВНУТРИФИРМЕННЫХ PR-КОММУНИКАЦИЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ (НА ПРИМЕРЕ ООО «ВПРОК-СЕРВИС»)
Бакалаврская работа, реклама & PR. Язык работы: Русский. Цена: 4200 р. Год сдачи: 2016 - Совершенствование информационной системы управления жилищно-коммунальным хозяйством
Магистерская диссертация, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2017 - МЕТОДОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Диссертация , экономика. Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2003 - МЕТОДОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Диссертация , экономика. Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2003 - Концепция и модели построения адаптивной системы управленческого учета
Диссертация , бухгалтерский учет, анализ и аудит. Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2002