Информатизация внутриархивной деятельности государственных архивов
|
Реферат 2
Введение 6
1. Анализ нормативной базы, регламентирующей информатизацию
архивной деятельности 9
1.1 Основные понятия в сфере архивной деятельности 9
1.2 Нормативно-законодательные и методические акты, регламентирующие
создание и использование электронных архивов в России 23
1.3 Анализ зарубежных нормативных актов в сфере использования
электронных архивов 27
2. Сравнительный анализ информационных систем электронного архива .. 37
2.1 Анализ оборудования для сканирования архивных документов 37
2.2 Анализ программных продуктов, предназначенных для
информатизации архивной деятельности 48
2.2.1 Анализ программ по функциональным критериям 48
2.2.2 Анализ программ по дальнейшему сопровождению, возможности
модернизации и адаптации 52
2.2.3 Анализ программ по стоимости и оценки лицензионной (правовой)
чистоты 55
3. Методические рекомендации по созданию и использованию электронного
архива на примере государственного архива Пензенской области 59
Заключение 93
Список используемых источников и литературы 95
Приложение А Схема автоматизации ГБУ "Государственный архив
Пензенской области" 101
Введение 6
1. Анализ нормативной базы, регламентирующей информатизацию
архивной деятельности 9
1.1 Основные понятия в сфере архивной деятельности 9
1.2 Нормативно-законодательные и методические акты, регламентирующие
создание и использование электронных архивов в России 23
1.3 Анализ зарубежных нормативных актов в сфере использования
электронных архивов 27
2. Сравнительный анализ информационных систем электронного архива .. 37
2.1 Анализ оборудования для сканирования архивных документов 37
2.2 Анализ программных продуктов, предназначенных для
информатизации архивной деятельности 48
2.2.1 Анализ программ по функциональным критериям 48
2.2.2 Анализ программ по дальнейшему сопровождению, возможности
модернизации и адаптации 52
2.2.3 Анализ программ по стоимости и оценки лицензионной (правовой)
чистоты 55
3. Методические рекомендации по созданию и использованию электронного
архива на примере государственного архива Пензенской области 59
Заключение 93
Список используемых источников и литературы 95
Приложение А Схема автоматизации ГБУ "Государственный архив
Пензенской области" 101
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что современный этап развития характеризуется широким внедрением информационных технологий в деятельность организаций всех сфер деятельности. Такая распространенность информационных технологий обусловлена перечнем предоставляемых ими преимуществ любому субъекту хозяйствования. В частности, информационные технологии способны значительно упростить, повысить качество предоставления услуг, обслуживание потребителей, снизить издержки и многое другое.
Особенно актуально на сегодняшний день внедрение информационных технологий в деятельность архивных учреждений. Поскольку они играют достаточно важную роль для развития государственности, сохраняют культурную, духовную и историческую наследственность. От их работы зависит сохранность документов, несущих государственную и общественную ценность. Кроме того, отдельные граждане при потере документов, выходе на пенсию или по другим причинам обращаются в архивные учреждения для решения указанных вопросов. Гораздо быстрее и легче обслуживать обращения граждан с помощью информационных технологий, которые помогут быстро подготовить необходимую информацию и даже дистанционно их обслуживать. Поэтому именно внедрение информационных технологий в деятельности архивных учреждений должно стоять на первом месте.
Сегодня, когда объемы документации ежедневно растут, информационные технологии в архивном деле стали необходимым условием эффективной работы архивных учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является внедрение информационных технологий в архивном деле. Внедрение информационных технологий сможет обеспечить эффективную работу всего архивного учреждения и значительно упростить работу ее сотрудников.
Новые информационные технологии развивались под действием трансформации науки и техники. Главной предпосылкой появления новых информационных технологий стала глобализация, требовавшая способности передавать информацию на большие расстояния.
В результате появились и заработали современные смартфоны и другие средства передачи информации Их полноценное функционирование обеспечивается благодаря информационным технологиям.
На первом этапе информатизации государству не удалось охватить все архивные учреждения и создать единую информационную сеть. На первом этапе информатизация охватила только отдельные архивы и не охватила предполагаемой программой все архивные учреждения. К тому же, информатизация архивного дела имела исключительно эпизодический характер и ограничивалась внедрением информационных технологий для решения конкретных задач. В то же время именно первый этап придал значительный импульс для дальнейшей информатизации архивного дела в Российской Федерации.
Второй этап информатизации архивного дела охватил период с 1996-2000 гг. Характерной особенностью данного этапа стал стремительный процесс «стихийного» внедрения программного обеспечения, периферийных устройств и информационных технологий в архивных учреждениях всех уровней. Указанный этап информатизации архивного дела обусловлен активным развитием в этот период компьютерной техники и программного обеспечения. Также в этот период в России широкое распространение получило изучение информатики как науки и распространение ее достижений во все сферы народного хозяйства [49, с. 57-58]...
Особенно актуально на сегодняшний день внедрение информационных технологий в деятельность архивных учреждений. Поскольку они играют достаточно важную роль для развития государственности, сохраняют культурную, духовную и историческую наследственность. От их работы зависит сохранность документов, несущих государственную и общественную ценность. Кроме того, отдельные граждане при потере документов, выходе на пенсию или по другим причинам обращаются в архивные учреждения для решения указанных вопросов. Гораздо быстрее и легче обслуживать обращения граждан с помощью информационных технологий, которые помогут быстро подготовить необходимую информацию и даже дистанционно их обслуживать. Поэтому именно внедрение информационных технологий в деятельности архивных учреждений должно стоять на первом месте.
Сегодня, когда объемы документации ежедневно растут, информационные технологии в архивном деле стали необходимым условием эффективной работы архивных учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является внедрение информационных технологий в архивном деле. Внедрение информационных технологий сможет обеспечить эффективную работу всего архивного учреждения и значительно упростить работу ее сотрудников.
Новые информационные технологии развивались под действием трансформации науки и техники. Главной предпосылкой появления новых информационных технологий стала глобализация, требовавшая способности передавать информацию на большие расстояния.
В результате появились и заработали современные смартфоны и другие средства передачи информации Их полноценное функционирование обеспечивается благодаря информационным технологиям.
На первом этапе информатизации государству не удалось охватить все архивные учреждения и создать единую информационную сеть. На первом этапе информатизация охватила только отдельные архивы и не охватила предполагаемой программой все архивные учреждения. К тому же, информатизация архивного дела имела исключительно эпизодический характер и ограничивалась внедрением информационных технологий для решения конкретных задач. В то же время именно первый этап придал значительный импульс для дальнейшей информатизации архивного дела в Российской Федерации.
Второй этап информатизации архивного дела охватил период с 1996-2000 гг. Характерной особенностью данного этапа стал стремительный процесс «стихийного» внедрения программного обеспечения, периферийных устройств и информационных технологий в архивных учреждениях всех уровней. Указанный этап информатизации архивного дела обусловлен активным развитием в этот период компьютерной техники и программного обеспечения. Также в этот период в России широкое распространение получило изучение информатики как науки и распространение ее достижений во все сферы народного хозяйства [49, с. 57-58]...
Процесс информатизации российского общества начался одновременно с трансформацией деятельности архивных учреждений благодаря привлечению компьютерных технологий в процессах обработки документальных потоков и массивов, созданию на их базе информационных продуктов и репрезентации последних в телекоммуникационных сетях. Уровень внедрения инновационных технологий информатизации отрасли определялся состоянием отечественного и мирового информационного пространства, государственной политикой по стратегии развития информационного общества в России и конкретными проектами.
Распространение инновационных технологий способствовало усовершенствованию традиционных процессов в архивных учреждениях. Они охватили управленческие и организационные функции отрасли, но наибольшее использование приобрели в повышении уровня информативности путем создания электронных вторичных информационных продуктов, внедрение Web-технологий. Анализ путей интеллектуализации доступа позволил раскрыть эволюцию методики описания архивных документов, которая постоянно совершенствовалась и унифицировалась в соответствии с требованиями международных стандартов и принципов, положенных в основу создаваемых информационных продуктов [14].
Процесс информатизации отрасли позволяет заключить, что, несмотря на определенные недостатки в привлечении инновационных технологий, в России созданы основы виртуализации архивных ресурсов. Внедрение телекоммуникационных технологий предоставляет возможность
отождествить совокупный фонд архивных учреждений как единый электронный массив архивной информации, способствующий образованию электронного или виртуального архива и информацией пользователей в виртуальной среде.
Отсутствие соответствующего государственного финансирования, неудовлетворительное состояние программных продуктов и технических средств на государственном рынке, высокая стоимость услуг провайдеров, небольшое количество или отсутствие современной мощной техники в архивах препятствуют идее создания электронного архива.
Поэтому перспективы его реального формирования являются задачей на будущее, решение которого напрямую связано с решением недостатков современной архивной отрасли.
Информатизация внутриархивной деятельности является составной частью Федеральной программы информатизации, дальнейших фундаментальных научно-теоретических и научно-практических
исследований.
В работе определены потенциальные возможности ГБУ «Государственный архив Пензенской области» по использованию современных информационных технологий.
По результатам оценки возможностей государственного архива Пензенской области к внедрению и использованию информационных технологий определено, что исследуемый архив способен к этому. Главными проблемами на пути к этому является недостаточное финансирование. Ведь исследуемый архив полностью зависит от финансирования из внешних источников.
Кроме того, государственному архиву Пензенской области необходимо проводить обучение и подготовку персонала, внедрять более современные компьютеры и программное обеспечение.
Распространение инновационных технологий способствовало усовершенствованию традиционных процессов в архивных учреждениях. Они охватили управленческие и организационные функции отрасли, но наибольшее использование приобрели в повышении уровня информативности путем создания электронных вторичных информационных продуктов, внедрение Web-технологий. Анализ путей интеллектуализации доступа позволил раскрыть эволюцию методики описания архивных документов, которая постоянно совершенствовалась и унифицировалась в соответствии с требованиями международных стандартов и принципов, положенных в основу создаваемых информационных продуктов [14].
Процесс информатизации отрасли позволяет заключить, что, несмотря на определенные недостатки в привлечении инновационных технологий, в России созданы основы виртуализации архивных ресурсов. Внедрение телекоммуникационных технологий предоставляет возможность
отождествить совокупный фонд архивных учреждений как единый электронный массив архивной информации, способствующий образованию электронного или виртуального архива и информацией пользователей в виртуальной среде.
Отсутствие соответствующего государственного финансирования, неудовлетворительное состояние программных продуктов и технических средств на государственном рынке, высокая стоимость услуг провайдеров, небольшое количество или отсутствие современной мощной техники в архивах препятствуют идее создания электронного архива.
Поэтому перспективы его реального формирования являются задачей на будущее, решение которого напрямую связано с решением недостатков современной архивной отрасли.
Информатизация внутриархивной деятельности является составной частью Федеральной программы информатизации, дальнейших фундаментальных научно-теоретических и научно-практических
исследований.
В работе определены потенциальные возможности ГБУ «Государственный архив Пензенской области» по использованию современных информационных технологий.
По результатам оценки возможностей государственного архива Пензенской области к внедрению и использованию информационных технологий определено, что исследуемый архив способен к этому. Главными проблемами на пути к этому является недостаточное финансирование. Ведь исследуемый архив полностью зависит от финансирования из внешних источников.
Кроме того, государственному архиву Пензенской области необходимо проводить обучение и подготовку персонала, внедрять более современные компьютеры и программное обеспечение.
Подобные работы
- РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ПО ВНУТРЕННЕМУ ВСПОМОГАТЕЛЬНОМУ УЧЕТУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4265 р. Год сдачи: 2019 - ТЕСТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА СООТВЕТСТВИЕ СПЕЦИФИКАЦИИ MOREQ2
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4235 р. Год сдачи: 2019