Организация работы специалиста по оцифровке документов

Введение 5
1 Характеристика деятельности государственный архив Пензенской
области 6
1.1 История ГБУ «ГАПО» 9
1.2 Структура ГБУ «ГАПО» 10
1.3 Функции отдела Научно-справочного аппарата и информационно¬поисковых систем 16
1.4 Функции специалиста, ответственного за оцифровку архивных
документов 17
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
государственного архива 19
3 Анализ организации работы специалиста по оцифровке документов 34
3.1 Анализ документирования процедуры принятия на работу 34
3.2 Отбор архивных документов на оцифровку 37
3.3 Анализ планирования работ по созданию ЭФП 38
3.4 Анализ подготовки и передачи документов на оцифровку 39
3.5 Анализ оцифровки (сканирования) документа 42
3.6 Возврат подлинников в ГАПО 46
3.7 Учет электронных копий архивных документов 46
3.8 Хранение электронных копий ФП 47
3.9 Доступ к электронным мастер-копиям различного назначения 48
3.10 Результаты анализа 48
4 Разработка рекомендаций по усовершенствованию организации работы
специалиста по оцифровке документов 50
4.1 Рекомендации по оформлению перспективного плана и перечня
фонда 50
4.2 Рекомендации по оформлению заказов 53
4.3 Рекомендации по оформлению журналов учета 56
Заключение 61
Список литературных источников 62
Приложение А Положение об отделе 66
Приложение Б Должностная инструкцияОшибка! Закладка не
определена.
Приложение В Регламент по оцифровке архивных документов Ошибка!
Закладка не определена.
Купить

1 Характеристика деятельности государственный архив Пензенской области
Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области» - центральный архив города Пензы, в котором хранятся архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для Пензенской области, входящие в Архивный фонд Российской Федерации».
Архив имеет «официальное полное наименование учреждения - Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области», сокращенные наименования - ГБУ «Госархив Пензенской области», ГБУ «ГАПО»» [23, с.1].
Данное учреждение находится по адресу: 440044, г. Пенза, ул. Дзержинского, 7.
Архив создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Так же в архив есть все условия для осуществления научно-исследовательской, научно-информационной и культурно-просветительской деятельности,
удовлетворяющие потребности граждан, общества и государства.
«Для достижения поставленных целей ГБУ «ГАПО» выполняет следующие задания:
1. Обеспечение сохранности, государственный учет документов, относящихся к Архивному фонду РФ;
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда РФ в соответствии со своим профилем;
3. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии;
4. Создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;
5. Всестороннее использование и публикация документов, хранящихся в Архиве» [23, с.2].
«Учредителем ГБУ «ГАПО» является Пензенская область. Функции и полномочия Учредителя осуществляет Комитет по делам архивов Пензенской области - исполнительный орган государственной власти Пензенской области, проводящий государственную политику в сфере архивного дела на территории Пензенской области (далее - Учредитель)» [23, с.1].
ГБУ «ГАПО» осуществляет следующие виды деятельности:
«1. Обеспечивает хранение и государственный учет документов Архивного фонда РФ (в том числе на договорных началах), представляя в установленном порядке соответствующие сведения Учредителю.
2. Разрабатывает и в установленном порядке ведет списки ведомств, объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует отбор и осуществляет прием данных документов на постоянное хранение, проводит на договорной основе упорядочение документов в организациях, их экспертизу ценности;
3. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из российских и зарубежных архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля;
4. Участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов, совершенствованию их работы, улучшению организации делопроизводства в организациях - источниках комплектования Архива на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
5. Разрабатывает и внедряет методические пособи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве и др» [23, с.3].
«В состав документов Архива входят архивные фонды и документы Архивного фонда РФ на любых видах носителей, подлежащие постоянному государственному хранению:
1. Государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур, ранее действовавших на территории области;
2. Учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
3. Органов государственной власти, прокуратуры, суда, государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории области в настоящее время;
4. Поступившие в Архив на законном основании архивные фонды и архивные документы:
• органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;
• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.) и организаций, средств массовой информации;
• документы юридических лиц, а также документы физических лиц (личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.);
5. Научная, проектно-конструкторская, технологическая,
картографическая, машиночитаемая, друга специальная документация, аудиовизуальные документы;
6. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории Пензенской области, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах» [23, с.7]...
Купить