Тема: Организация работы специалиста по оцифровке документов

1 Характеристика деятельности государственный архив Пензенской области
Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области» - центральный архив города Пензы, в котором хранятся архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для Пензенской области, входящие в Архивный фонд Российской Федерации».
Архив имеет «официальное полное наименование учреждения - Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Пензенской области», сокращенные наименования - ГБУ «Госархив Пензенской области», ГБУ «ГАПО»» [23, с.1].
Данное учреждение находится по адресу: 440044, г. Пенза, ул. Дзержинского, 7.
Архив создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Так же в архив есть все условия для осуществления научно-исследовательской, научно-информационной и культурно-просветительской деятельности,
удовлетворяющие потребности граждан, общества и государства.
«Для достижения поставленных целей ГБУ «ГАПО» выполняет следующие задания:
1. Обеспечение сохранности, государственный учет документов, относящихся к Архивному фонду РФ;
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда РФ в соответствии со своим профилем;
3. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии;
4. Создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;
5. Всестороннее использование и публикация документов, хранящихся в Архиве» [23, с.2].
«Учредителем ГБУ «ГАПО» является Пензенская область. Функции и полномочия Учредителя осуществляет Комитет по делам архивов Пензенской области - исполнительный орган государственной власти Пензенской области, проводящий государственную политику в сфере архивного дела на территории Пензенской области (далее - Учредитель)» [23, с.1].
ГБУ «ГАПО» осуществляет следующие виды деятельности:
«1. Обеспечивает хранение и государственный учет документов Архивного фонда РФ (в том числе на договорных началах), представляя в установленном порядке соответствующие сведения Учредителю.
2. Разрабатывает и в установленном порядке ведет списки ведомств, объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует отбор и осуществляет прием данных документов на постоянное хранение, проводит на договорной основе упорядочение документов в организациях, их экспертизу ценности;
3. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выявлению и получению из российских и зарубежных архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля;
4. Участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов, совершенствованию их работы, улучшению организации делопроизводства в организациях - источниках комплектования Архива на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
5. Разрабатывает и внедряет методические пособи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве и др» [23, с.3].
«В состав документов Архива входят архивные фонды и документы Архивного фонда РФ на любых видах носителей, подлежащие постоянному государственному хранению:
1. Государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур, ранее действовавших на территории области;
2. Учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
3. Органов государственной власти, прокуратуры, суда, государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории области в настоящее время;
4. Поступившие в Архив на законном основании архивные фонды и архивные документы:
• органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;
• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.) и организаций, средств массовой информации;
• документы юридических лиц, а также документы физических лиц (личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.);
5. Научная, проектно-конструкторская, технологическая,
картографическая, машиночитаемая, друга специальная документация, аудиовизуальные документы;
6. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории Пензенской области, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах» [23, с.7]...
Купить

В ходе выполнения бакалаврской работы было выполнено следующее:
1. дана краткая характеристика деятельности ГБУ «ГАПО»;
2. проанализирована нормативная законодательная база, регламентирующая как деятельность архива, так и деятельность государственных архивов в целом, а так же касающиеся вопроса оцифровки архивных документов;
3. проведен анализ процесса оцифровки в ГБУ «ГАПО».
Анализ процесса оцифровки в ГБУ «ГАПО», что действия по подготовке, сканированию и хранению отсканированных копий архивных документов в целом соответствуют требованиям Методическим рекомендациям по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. Серьезной ошибкой является отсутствие сопроводительной документации. В отделе НСАИПС не ведутся учетная документация. Единственный документ, оформляющийся в процессе оцифровки архивных документов, имеет некоторые ошибки в оформлении. Это связанно с тем, что в ГБУ «ГАПО» нет разработанных документов, которые регламентировали бы процесс оцифровки.
В результате выполнения дипломной работы были разработаны Регламент по оцифровке архивных документов.
Регламент, разработанные в результате выполнения дипломной работы, окажет практическую помощь ведущему архивисту в правильной организации процесса оцифровки.

Купить