Введение 4
1 Краткая характеристика деятельности ООО санаторий «Надежда» 6
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность в
ООО санаторий «Надежда» 11
3 Анализ делопроизводства в ООО санаторий «Надежда» 19
3.1 Анализ локальных нормативных документов 19
3.2 Документооборот в ООО санаторий «Надежда» 26
3.3 Анализ работы с входящими документами 28
3.4 Анализ работы с исходящими документами 34
3.5 Анализ работы с внутренними документами 42
3.6 Анализ учета документации 49
4 Рекомендации по совершенствованию делопроизводства в ООО
санаторий «Надежда» 53
4.1 Внедрение в организационную структуру должности
делопроизводителя 53
4.2 Разработка должностной инструкции делопроизводителя 55
4.3 Дальнейшее совершенствование автоматизированных систем 58
Заключение 62
Список используемых источников и литературы 64
Приложение А Образец трудового договора, оформляемого в ООО санаторий
«Надежда» 69
Приложение Б Новая организационная структура ООО санаторий «Надежда» (с учетом внедрения должности делопроизводителя) 82
Приложение В Переработанная должностная инструкция секретаря руководителя ООО санаторий «Надежда» 84
Приложение Г Разработанный Альбом унифицированных форм документов 89
В нашем обществе проблема с постановкой делопроизводства тесно связана не только с увеличивающейся трудностью и количеством применяемого документооборота, но и с обеспечением оперативной работой в организациях.
Совершенствование управления выступает необходимым элементом развития любого учреждения. Все больше стали возникать новые методы и технологии работы с документами, что влечет за собой усовершенствование программного обеспечения. Впрочем, осуществлять модернизацию управления можно разным способом - с использованием опыта, наблюдения или эксперимента (подход на основе реальной оценки) или при решении наиболее остро выраженных проблем, явно препятствующих развитию, то есть, достоверно то, что даёт эффективный и нужный исход (практическая ценность). Но максимального влияния возможно добиться только научным подходом, который предполагает изучение объективной динамики развития, исследование факторов и причин возникновения сложностей, а также нахождение неочевидности изменений обстановки, и их сопоставления между собой.
Тема исследования актуальна, вопросам повышения качества документационного обеспечения управления посвящается все больше работ в связи с переходом на электронные технологии. Эффект от внедрения электронных технологий не получится, если предварительно не будет наведен порядок в ручном делопроизводстве. Можно сказать, что для выбранной организации является необходимой составляющей эффективное и оперативное делопроизводство. Но ситуация с постановкой делопроизводства еще находится на этапе совершенствования.
Объект исследования - ООО санаторий «Надежда»
Предмет исследования - документы, регламентирующие и сопровождающие деятельность ООО санаторий «Надежда»
Цель исследования: анализ делопроизводства в ООО санаторий «Надежда» и выработка рекомендаций по его усовершенствованию.
Задачи исследования:
- дать краткую характеристику деятельности ООО санаторий «Надежда»;
- исследовать нормативную законодательную базу, регламентирующую деятельность в ООО санаторий «Надежда»;
- провести анализ делопроизводства в ООО санаторий «Надежда»;
- разработать рекомендации по усовершенствованию делопроизводства в ООО санаторий «Надежда».
Источником для базы исследования составили законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие делопроизводство в организациях.
При написании данной работы были использованы общенаучные методы исследования: анализ, наблюдение, синтез, сравнение.
По структуре дипломная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка используемых источников и литературы, и приложений.
Для раскрытия выбранной темы в квалификационной работе были поставлены определенные задачи.
В ходе выполнения первого пункта была дана характеристика общества с ограниченной ответственностью санаторий «Надежда».
Основными видами деятельности организации является: обеспечение санаторно-курортной, оздоровительной и медицинской деятельности, а также извлечение прибыли.
Анализ структуры организации показал, что в ее составе отсутствует отдельный специалист по делопроизводству. Обязанности по делопроизводству возложены на сотрудника отдела кадров.
В рамках решения второй задачи было выявлено, что деятельность организации осуществляется на основании большого количества нормативных законодательных актов, в т.ч. тех, что регулируют вопросы ведения делопроизводства в организации: законы, постановления правительства РФ, ГОСТы, Стандарты, правила, инструкции и пр.
Решая третью задачу, которая была направлена на изучение делопроизводства в организации, было выявлено, что в организации делопроизводство ведется в соответствии с установленными требованиями законодательства, которые регулируют делопроизводство в организациях. Несмотря на это, документы содержат ошибки в оформлении, что негативно сказывается на эффективности делопроизводственного процесса в организации.
Проанализировав документооборот в ООО санаторий «Надежда», были предложены рекомендации по повышению качества документооборота в организации:
- внедрение в организационную структуру должности делопроизводителя, что позволит минимизировать трудозатраты специалиста по кадрам, которые связаны с выполнением несвойственных функций;
усовершенствовать процесс документооборота в организации; обеспечить грамотных и эффективный документооборот и пр.;
- рекомендации по оформлению должностной инструкции сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, что позволит организовать эффективную работу с документами в организации;
- рекомендации по дальнейшему совершенствованию
автоматизированных систем.
Именно такие способы по рационализации делопроизводства позволят усилить оперативность в составлении и прохождении документа, оптимизировав процесс документооборота.
