Введение 5
1 Характеристика деятельности АО СМЗ 7
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая постановку
делопроизводства в АО СМЗ 13
3 Анализ постановки делопроизводства в АО СМЗ 22
3.1 Анализ локальных нормативных актов 22
3.2 Анализ работы с входящими документами 29
3.3 Анализ работы с исходящими документами 34
3.4 Анализ работы с внутренними документами 37
3.5 Анализ контроля исполнения документов 46
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию постановки
делопроизводства в АО СМЗ 48
4.1 Разработка рекомендаций по регистрации документов 48
4.2 Разработка рекомендаций по оформлению реквизитов документов .. 51
4.3 Разработка Альбома унифицированных форм документов 54
Заключение 56
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А Альбом унифицированных форм документов
В современных условиях предприятия, производящие продукцию или оказывающие услуги, постоянно сталкиваются в задачей повышения качества работ или товара. Это способствует повышению конкурентоспособности, увеличению спроса на продукцию и привлечению новых потребителей. Правильность решения обозначенной задачи во многом зависит от грамотно выстроенной системы управления.
Общеизвестно, что корректная постановка делопроизводства в организации способствует повышению эффективности управления за счет своевременного представления актуальной информации, а также приводит к повышению качества выполняемых работ.
Расположение реквизитов в правильных зонах обеспечит простоту «навигации» по документу, должностное лицо, его получившее, быстро найдет нужную информацию.
Отсутствие ошибок в реквизитах является показателем уровня культуры предприятия и степени грамотности сотрудников. Объединение этих показателей позволит повысит имидж организации в глазах клиентов, партнеров по бизнесу.
Грамотно выстроив маршруты движения документов, можно произвести оптимизацию деятельности сотрудников, поскольку сотрудники будут знакомиться с содержанием только тех документов, которые касаются их деятельности и нужны для выполнения должностных функций.
Правильно выбранная система и форма регистрации позволит улучшить информационно-справочную работу и обеспечит быстрое получение нужной информации.
Получаемые преимущества определяют актуальность темы выпускной квалификационной работы и задачи, требующие решения:
- охарактеризовать деятельность акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод» (АО СМЗ), указать кто в организации занимается решением вопросов постановки делопроизводства;
- рассмотреть нормативную законодательную базу,
регламентирующую постановку делопроизводства в АО СМЗ;
- произвести анализ постановки делопроизводства в АО СМЗ;
- разработать рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в АО СМЗ.
В ходе выполнения выпускной работы было сделано утверждение, что для повышения эффективности работы АО СМЗ необходимо улучшить постановку делопроизводства, поскольку корректная работа с документами позволит оптимизировать работу сотрудников, обеспечит руководителей необходимой информацией, повысит объективность решений. В конечном итоге это приведет к повышению эффективности управления и работы организации.
Чтобы достигнуть обозначенные результаты в работе была дана характеристика деятельности АО СМЗ, проанализирована организационная структура, что позволило сделать вывод, что вопросы постановки делопроизводства находятся в ведении канцелярии. Канцелярия АО СМЗ отвечает за документационное обеспечение деятельности завода; осуществляет работу по подготовке совещаний, принимает поступающую корреспонденцию, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Изучена нормативная законодательная база, регламентирующая постановку делопроизводства АО СМЗ: Конституция, кодексы, федеральные законы, законы Пензенской области, приказы ведомств, стандарты. Сделан вывод, что действующие акты полностью регламентируют вопросы постановки делопроизводства.
Помимо актов федерального уровня АО СМЗ использует и локальные документы: Устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции. В оформлении этих документов допускаются ошибки. Были выявлено, что в АО СМЗ отсутствуют инструкция по делопроизводству, табель и альбом унифицированных форм документов.
Проведен анализ постановки делопроизводства АО СМЗ. Это позволило сделать вывод, что процессы контроля, работы с входящими, исходящими, внутренними документами не нарушаются, соответствуют действующим нормам и сложившейся практике, но при оформлении документов есть много ошибок в оформлении таких реквизитов, как название организации; справочные данные об АО СМЗ; дата; адресат; подпись; исполнитель; место составления.
На основании выявленных недостатков разработаны рекомендации оформлению реквизитов, регистрации документов и разработан альбом унифицированных форм документов.
