ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЕРХОВНОГО ХУРАЛА (ПАРЛАМЕНТА) РТ И НАПРАВЛЕНИЯ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНОТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 7
1.1. Нормативно-правовое регулирование применения технотронных документов. 7
1.2. Аудиовизуальные документы: понятие и признаки, их роль в управленческой деятельности. 14
1.3. Электронный документ - как носитель документированной информации, его роль в законотворческом процессе. 28
ГЛАВА 2. ТЕХНОТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЕРХОВНОГО ХУРАЛА РТ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ 55
2.1. Организационное устройство Верховного Хурала, как основа для внедрения СЭД. 55
2.2. Роль технотронных документов в законотворческом процессе. 62
2.3. Направления совершенствования технотронного документирования в Верховном Хурале РТ. 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 77
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНОТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 7
1.1. Нормативно-правовое регулирование применения технотронных документов. 7
1.2. Аудиовизуальные документы: понятие и признаки, их роль в управленческой деятельности. 14
1.3. Электронный документ - как носитель документированной информации, его роль в законотворческом процессе. 28
ГЛАВА 2. ТЕХНОТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЕРХОВНОГО ХУРАЛА РТ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ 55
2.1. Организационное устройство Верховного Хурала, как основа для внедрения СЭД. 55
2.2. Роль технотронных документов в законотворческом процессе. 62
2.3. Направления совершенствования технотронного документирования в Верховном Хурале РТ. 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 77
Актуальность исследования. Сегодня отмечая 100-летний юбилей со дня установления протектората Российской империи над Урянхайским краем, 70-летие вхождения в состав СССР Тувинской Народной Республики, 70-летний юбилей Великой победы советского народа в Великой Отечественной войне, мы понимаем, насколько важна роль документа, как исторического источника. Однако суть данной работы является изучение документа не столько, как источника исторической информации, сколько как инструмента, играющего ведущую роль в организации документационного обеспечения управления в органах государственной власти. В истории изучения Тувы, тувинского народа и общества сам документ, документирование деятельности органов государственной власти и управления до сих пор не являлись предметов активного научного исследования. Изучение же технотронных документов в Туве сегодня является совершенно неизученной сферой.
Технотронные документы - это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенной программы. Термин «технотронные документы» предложен и используется в архивоведении и источниковедении, но пока еще не получил четкой трактовки. С одной стороны, он объединяет документы, характеризующиеся техническим происхождением, по способу записи информации (кинофотофоновидеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компьютерной техники). С другой стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию.
К технотронным принадлежат также электронные документы (синонимичные названия: машиночитаемые, машино-ориентированные, документы на машинном носителе). Это документы, которые создаются и «читаются» с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ), то есть компьютером.
Объектом исследования являются технотронные документы, применяемые в деятельности законодательных (представительных) органов власти.
Предметом - технотронные документы в деятельности Верховного Хурала РТ, выявление проблем и перспектив развития технотронного документирования.
Цель - изучить порядок применения технотронных документов в деятельности Верховного Хурала РТ и определить основные направления его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. проанализировать нормативно-правовое регулирование работы с технотронными документами;
2. определить основные виды технотронных документов;
3. выявить организационное устройство Верховного Хурала РТ, как основу для внедрения системы электронного документооборота;
4. изучить роль технотронных документов в законотворческом процессе Республики Тыва;
5. разработать направления путей совершенствования применения технотронных документов.
Для достижения цели исследования и решении задач мы опирались на общенаучные, а также специальные документоведческие методы исследования. В выявлении организационной структуры Верховного Хурала РТ был использован системный метод. При изучении технотронных документов мы применили методы анализа и синтеза. Анализируя виды технотронных документов, мы опирались на сравнительный метод. Применение технотронного документирования частично выявилось путем метода наблюдения (например, какими техническими средствами осуществляется протоколирование заседаний, нами было установлено во время практики).
Источниковую базу составили: 1) нормативно-правовые акты Российской Федерации в сфере информации, информатизации, информационных технологий, документирования: Федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной подписи», «Об архивном деле в РФ», «О государственной тайне». 2) методические документы, регламентирующие работу с технотронными документами; 3) система электронного документооборота, применяемая в Верховном Хурале РТ; 4) комплекс технотронных документов Верховного Хурала РТ (фотографии, протоколы, стенограммы, видеозапись заседаний депутатов).
Теоретической основой исследования являются труды российских ученых, научно-методические пособия и научные статьи видных специалистов ВНИИДАД, РГГУ. Магидов В.М. , доктор исторических наук, профессор кафедры технотронных документов и архивов РГГУ, является одним из отцов-основателей отечественной документоведческой науки, изучающей непосредственно технотронное документирование. Автор одного из наиболее удачного определения технотронных документов.
Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ» . По мнению ученого, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать». Швецова-Водка Г.Н ., Кушнаренко Н.Н. , Ларьков Н.С. , Бардаев. Э.А., Клюков И.В. и др.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из двух глав, последовательно разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе исследуется нормативно-правовое обеспечение и теоретические аспекты применения технотронных документов в документационном обеспечении управления.
Во второй главе проанализировано применение технотронных документов в деятельности Верховного Хурала РТ.
В заключении подведены итоги работы и намечены перспективы для будущего исследования.
Технотронные документы - это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенной программы. Термин «технотронные документы» предложен и используется в архивоведении и источниковедении, но пока еще не получил четкой трактовки. С одной стороны, он объединяет документы, характеризующиеся техническим происхождением, по способу записи информации (кинофотофоновидеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компьютерной техники). С другой стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию.
К технотронным принадлежат также электронные документы (синонимичные названия: машиночитаемые, машино-ориентированные, документы на машинном носителе). Это документы, которые создаются и «читаются» с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ), то есть компьютером.
Объектом исследования являются технотронные документы, применяемые в деятельности законодательных (представительных) органов власти.
Предметом - технотронные документы в деятельности Верховного Хурала РТ, выявление проблем и перспектив развития технотронного документирования.
Цель - изучить порядок применения технотронных документов в деятельности Верховного Хурала РТ и определить основные направления его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. проанализировать нормативно-правовое регулирование работы с технотронными документами;
2. определить основные виды технотронных документов;
3. выявить организационное устройство Верховного Хурала РТ, как основу для внедрения системы электронного документооборота;
4. изучить роль технотронных документов в законотворческом процессе Республики Тыва;
5. разработать направления путей совершенствования применения технотронных документов.
Для достижения цели исследования и решении задач мы опирались на общенаучные, а также специальные документоведческие методы исследования. В выявлении организационной структуры Верховного Хурала РТ был использован системный метод. При изучении технотронных документов мы применили методы анализа и синтеза. Анализируя виды технотронных документов, мы опирались на сравнительный метод. Применение технотронного документирования частично выявилось путем метода наблюдения (например, какими техническими средствами осуществляется протоколирование заседаний, нами было установлено во время практики).
Источниковую базу составили: 1) нормативно-правовые акты Российской Федерации в сфере информации, информатизации, информационных технологий, документирования: Федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной подписи», «Об архивном деле в РФ», «О государственной тайне». 2) методические документы, регламентирующие работу с технотронными документами; 3) система электронного документооборота, применяемая в Верховном Хурале РТ; 4) комплекс технотронных документов Верховного Хурала РТ (фотографии, протоколы, стенограммы, видеозапись заседаний депутатов).
Теоретической основой исследования являются труды российских ученых, научно-методические пособия и научные статьи видных специалистов ВНИИДАД, РГГУ. Магидов В.М. , доктор исторических наук, профессор кафедры технотронных документов и архивов РГГУ, является одним из отцов-основателей отечественной документоведческой науки, изучающей непосредственно технотронное документирование. Автор одного из наиболее удачного определения технотронных документов.
Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ» . По мнению ученого, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать». Швецова-Водка Г.Н ., Кушнаренко Н.Н. , Ларьков Н.С. , Бардаев. Э.А., Клюков И.В. и др.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из двух глав, последовательно разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе исследуется нормативно-правовое обеспечение и теоретические аспекты применения технотронных документов в документационном обеспечении управления.
Во второй главе проанализировано применение технотронных документов в деятельности Верховного Хурала РТ.
В заключении подведены итоги работы и намечены перспективы для будущего исследования.
В России термин «технотронный» был официально зафиксирован в 1992 г. в информационно-справочной литературе как связанный с развитием науки, в особенности ЭВМ и связи. Технотронные документы - это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности (например, фотографии или звукозаписи) или как результат выполнения определенной программы. Понятие «технотронные документы» объединяет документы, которым присуще «техническое происхождение»:
кинофотофоновидеодокументы, микрографические документы, магнитные и оптические диски, так называемые цифровые или электронные документы. Разновидностями технотронных документов являются магнитные, оптические, магнитооптические записи звука, изображения, записи письменной или звуковой речи. Среди оптических документов можно различать фотодокументы, ксерокопии, фонодокументы, кинодокументы, видеодокументы.
Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Это особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и др. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов. Огромная роль фотодокументов в жизни человеческого общества связана, прежде всего, с тем, что они обладают очень большой информационной ёмкостью, одновременно и подробно фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Однако такое количество информации человек не в состоянии быстро ни запомнить, ни осознать. Фотография же позволяет преодолеть этот недостаток. Количество деталей на фотоснимке может достигать сотен тысяч и даже миллионов. В настоящее время под фонодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Каждый фонодокумент представляет собой отдельную, тематически законченную запись какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения. В зависимости от используемой системы звукозаписи различают три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью. Фонодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. При звукозаписи хода совещаний отпадает необходимость их протоколирования рукописным способом. В случае необходимости фотодокументы всегда можно превратить в письменные документ. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. Для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители и непосредственно в компьютер в виде файла.
Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудиофайла параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудиостенограммы несколькими диктофонистками.
Сегодня в эпоху постиндустриальной цивилизации существует множество определений понятия «электронный документ». Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению ученого, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».
Таким образом, полностью соглашаясь с мнением В.М. Магидова можно сделать вывод о том, что технотронный документ - документ, созданный на самых различных носителях информации (бумага, стекло, пленка, программный носитель и др.) на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об общественной и культурной жизни различных народов. Технотронные документы - это по существу собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации.
В Верховном Хурале технотронные документы используются для обеспечения законотворческой деятельности депутатов: в составлении проектов нормативно-правовых актов, в техническом сопровождении депутатских сессий (видео и аудио запись заседаний для протокола, электронная система подсчёта голосов), фото-документирование заседаний, для оповещения в средствах массовой информации, сопровождения сайта Верховного Хурала РТ, публикации результатов деятельности депутатов; а также в отчетной деятельности депутатов и Аппарата). После окончания работы очередного созыва депутатов все документы Парламента, включая технотронные документы, передаются на постоянное хранение в Государственный архив Республики Тыва.
В заключении подведены итоги работы и намечены перспективы для будущего исследования.
кинофотофоновидеодокументы, микрографические документы, магнитные и оптические диски, так называемые цифровые или электронные документы. Разновидностями технотронных документов являются магнитные, оптические, магнитооптические записи звука, изображения, записи письменной или звуковой речи. Среди оптических документов можно различать фотодокументы, ксерокопии, фонодокументы, кинодокументы, видеодокументы.
Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Это особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и др. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов. Огромная роль фотодокументов в жизни человеческого общества связана, прежде всего, с тем, что они обладают очень большой информационной ёмкостью, одновременно и подробно фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Однако такое количество информации человек не в состоянии быстро ни запомнить, ни осознать. Фотография же позволяет преодолеть этот недостаток. Количество деталей на фотоснимке может достигать сотен тысяч и даже миллионов. В настоящее время под фонодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Каждый фонодокумент представляет собой отдельную, тематически законченную запись какого-либо события, речевого выступления или исполнения художественного произведения. В зависимости от используемой системы звукозаписи различают три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью. Фонодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. При звукозаписи хода совещаний отпадает необходимость их протоколирования рукописным способом. В случае необходимости фотодокументы всегда можно превратить в письменные документ. В последние годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток. Для записи звука сегодня все чаще используются цифровые технологии, позволяющие осуществлять звукозапись на компьютерные носители и непосредственно в компьютер в виде файла.
Современные технологии позволяют обеспечить высокое качество аудиофайла параллельную запись с нескольких источников (микрофонов), копирование без потери качества, что особенно актуально при параллельной расшифровке аудиостенограммы несколькими диктофонистками.
Сегодня в эпоху постиндустриальной цивилизации существует множество определений понятия «электронный документ». Отечественному ученому М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению ученого, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».
Таким образом, полностью соглашаясь с мнением В.М. Магидова можно сделать вывод о том, что технотронный документ - документ, созданный на самых различных носителях информации (бумага, стекло, пленка, программный носитель и др.) на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об общественной и культурной жизни различных народов. Технотронные документы - это по существу собирательное понятие, включающее в себя все существующие в природе виды и разновидности научно-технической, аудиовизуальной и электронной документации.
В Верховном Хурале технотронные документы используются для обеспечения законотворческой деятельности депутатов: в составлении проектов нормативно-правовых актов, в техническом сопровождении депутатских сессий (видео и аудио запись заседаний для протокола, электронная система подсчёта голосов), фото-документирование заседаний, для оповещения в средствах массовой информации, сопровождения сайта Верховного Хурала РТ, публикации результатов деятельности депутатов; а также в отчетной деятельности депутатов и Аппарата). После окончания работы очередного созыва депутатов все документы Парламента, включая технотронные документы, передаются на постоянное хранение в Государственный архив Республики Тыва.
В заключении подведены итоги работы и намечены перспективы для будущего исследования.