Документирование деятельности вневедомственной охраны Росгвардии
|
Введение 9
1 Характеристика деятельности ФГКУ «УВО ВНГ России по г.
Саратову» 12
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 21
3 Анализ процессов документирования деятельности ФГКУ «УВО ВНГ
России по г. Саратову» 36
4 Анализ и разработка предложений по совершенствованию
документирования деятельности ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 69
Заключение 83
Список использованных источников и литературы 85
Приложение А Форма номенклатуры дел ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 93
Приложение Б Форма договора на охранные услуги между ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» и Клиентом 96
Приложение В План-график проведения проверок сотрудниками
ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» объектов 111
Приложение Г Формы журналов, используемых в работе сотрудниками ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» при выполнении охранных услуг 115
Приложение Д Разработанный тест для сотрудников ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» для выявления уровня компетенций по работе с документами 118
Приложение Е Исправленные документы ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову», которые содержат ошибки в оформлении 121
1 Характеристика деятельности ФГКУ «УВО ВНГ России по г.
Саратову» 12
2 Нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность
ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 21
3 Анализ процессов документирования деятельности ФГКУ «УВО ВНГ
России по г. Саратову» 36
4 Анализ и разработка предложений по совершенствованию
документирования деятельности ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 69
Заключение 83
Список использованных источников и литературы 85
Приложение А Форма номенклатуры дел ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» 93
Приложение Б Форма договора на охранные услуги между ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» и Клиентом 96
Приложение В План-график проведения проверок сотрудниками
ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» объектов 111
Приложение Г Формы журналов, используемых в работе сотрудниками ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» при выполнении охранных услуг 115
Приложение Д Разработанный тест для сотрудников ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» для выявления уровня компетенций по работе с документами 118
Приложение Е Исправленные документы ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову», которые содержат ошибки в оформлении 121
В 2016 г. в России был образован новый федеральный орган исполнительной власти - Федеральная служба войск национальной гвардии (далее - Росгвардия) посредством выведения из состава МВД России внутренних войск и ряда других структур и объединения их в самостоятельный федеральный орган исполнительной власти.
Как и любой иной орган исполнительной власти федерального уровня деятельность Росгвардии подлежит документированию.
Делопроизводство играет чрезвычайно важную роль в деятельности структурных подразделений Росгвардии. Организация работы с документами выступает в качестве важной части процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.
В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления - доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации - может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.
Значение делопроизводства, как одной из сфер управленческой деятельности, определено его универсальностью, т.к. в качестве основы информационного поля любой организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на цифровых носителях, электронные документы и др.
Как показывают исследования, специалисты затрачивают порядка 80% своего служебного времени на делопроизводственные операции в общем объеме управленческого труда. При этом следует отметить, что каждый год документооборот в органах правопорядка наблюдается его рост в среднем на 4,5% ежегодно, это с учетом того факта, что в год данными органами власти выпускается (официально регистрируется) почти 135 млн. документов. Примечательным также является тот факт, что 98,5% объема документов формируется в территориальных органах правопорядка.
Учитывая значимость управленческих решений органов госвласти, в т.ч. структурных подразделений Росгвардии, от исполнения (или неисполнения) которых в конечном итоге зависит качество жизни населения соответствующей территории, существенная доля информации, которая используется для принятия того или иного управленческого решения, обладает документированной формой.
Организация и ведение эффективного делопроизводства требуют от специалистов профессиональных знаний и навыков, которые направлены на соблюдение требований законодательных актов, нормативно-правовых документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документов.
Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Объектом исследования - ФГКУ «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Саратову».
Предмет исследования - анализ системы документационного обеспечения службы вневедомственной охраны Росгвардии по г. Саратову.
Целью работы является совершенствование процессов документирования службы вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской федерации по г. Саратову...
Как и любой иной орган исполнительной власти федерального уровня деятельность Росгвардии подлежит документированию.
Делопроизводство играет чрезвычайно важную роль в деятельности структурных подразделений Росгвардии. Организация работы с документами выступает в качестве важной части процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.
В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления - доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации - может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.
Значение делопроизводства, как одной из сфер управленческой деятельности, определено его универсальностью, т.к. в качестве основы информационного поля любой организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на цифровых носителях, электронные документы и др.
Как показывают исследования, специалисты затрачивают порядка 80% своего служебного времени на делопроизводственные операции в общем объеме управленческого труда. При этом следует отметить, что каждый год документооборот в органах правопорядка наблюдается его рост в среднем на 4,5% ежегодно, это с учетом того факта, что в год данными органами власти выпускается (официально регистрируется) почти 135 млн. документов. Примечательным также является тот факт, что 98,5% объема документов формируется в территориальных органах правопорядка.
Учитывая значимость управленческих решений органов госвласти, в т.ч. структурных подразделений Росгвардии, от исполнения (или неисполнения) которых в конечном итоге зависит качество жизни населения соответствующей территории, существенная доля информации, которая используется для принятия того или иного управленческого решения, обладает документированной формой.
Организация и ведение эффективного делопроизводства требуют от специалистов профессиональных знаний и навыков, которые направлены на соблюдение требований законодательных актов, нормативно-правовых документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документов.
Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Объектом исследования - ФГКУ «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Саратову».
Предмет исследования - анализ системы документационного обеспечения службы вневедомственной охраны Росгвардии по г. Саратову.
Целью работы является совершенствование процессов документирования службы вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской федерации по г. Саратову...
В результате проведенного исследования были сделаны следующие основные выводы.
Документационное обеспечение управления выступает в качестве основополагающей технологии менеджмента, основной целью которого служит обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения, организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ имеет свои особенности и правила работы с ними.
Проведенный анализ процессов делопроизводства в ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» показал, что делопроизводство в Управлении осуществляется в соответствии с действующими законодательными и нормативно-правовыми актами. Также было выявлено, что с каждым годом объем документооборота Управления увеличивается, что требует разработки мероприятия и направлений по совершенствованию процесса документирования деятельности Управления. Кроме того, в качестве основных проблем в системе ДОУ Учреждения были выявлены такие как: неэффективность работы по учету документов; работы с обращениями граждан и организаций; длительность оформления договоров на охранные услуги; недостаточный квалификационный уровень сотрудников делопроизводственной группы Учреждения; отсутствие использования современных автоматизированных программ в сфере делопроизводства.
Для решения выявленных недостатков в системе документационного обеспечения деятельности Управления были предложены следующие мероприятия: совершенствование сайта Управления и внедрение таких модулей как: «Интернет-приемная», которая позволит оптимизировать процесс работы с обращениями граждан и организаций и «Онлайн заявка на охрану», который позволит оптимизировать процесс работы с договорами на охрану объектов и имущества.
Также было предложено проводить регулярное тестирование специалистов, которые работают с документами, на предмет соответствия уровня их знаний и навыков работы с документами современным нормативным требованиям.
В качестве последнего направления является внедрение в существующую СЭД современных автоматизированных программ, направленных на повышение эффективности учета, составления и хранения документов.
В заключение можно констатировать, что делопроизводство всегда занимало и занимает особое место в работе подразделений органов внутренних дел, от его правильной организации в конечном итоге зависит оперативность обмена данными, четкая организация поиска, хранения и возможности использования документальной информации в будущем.
Таким образом, поставленные в начале исследования цель и задачи были решены в полном объеме.
Документационное обеспечение управления выступает в качестве основополагающей технологии менеджмента, основной целью которого служит обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения, организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ имеет свои особенности и правила работы с ними.
Проведенный анализ процессов делопроизводства в ФГКУ «УВО ВНГ России по г. Саратову» показал, что делопроизводство в Управлении осуществляется в соответствии с действующими законодательными и нормативно-правовыми актами. Также было выявлено, что с каждым годом объем документооборота Управления увеличивается, что требует разработки мероприятия и направлений по совершенствованию процесса документирования деятельности Управления. Кроме того, в качестве основных проблем в системе ДОУ Учреждения были выявлены такие как: неэффективность работы по учету документов; работы с обращениями граждан и организаций; длительность оформления договоров на охранные услуги; недостаточный квалификационный уровень сотрудников делопроизводственной группы Учреждения; отсутствие использования современных автоматизированных программ в сфере делопроизводства.
Для решения выявленных недостатков в системе документационного обеспечения деятельности Управления были предложены следующие мероприятия: совершенствование сайта Управления и внедрение таких модулей как: «Интернет-приемная», которая позволит оптимизировать процесс работы с обращениями граждан и организаций и «Онлайн заявка на охрану», который позволит оптимизировать процесс работы с договорами на охрану объектов и имущества.
Также было предложено проводить регулярное тестирование специалистов, которые работают с документами, на предмет соответствия уровня их знаний и навыков работы с документами современным нормативным требованиям.
В качестве последнего направления является внедрение в существующую СЭД современных автоматизированных программ, направленных на повышение эффективности учета, составления и хранения документов.
В заключение можно констатировать, что делопроизводство всегда занимало и занимает особое место в работе подразделений органов внутренних дел, от его правильной организации в конечном итоге зависит оперативность обмена данными, четкая организация поиска, хранения и возможности использования документальной информации в будущем.
Таким образом, поставленные в начале исследования цель и задачи были решены в полном объеме.
