Введение 6
1 Характеристика деятельности ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 10
1.1 Организационная структура ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 14
2 Анализ нормативной законодательной базы, регулирующая деятельность ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 20
3 Анализ постановки делопроизводства в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 34
3.1 Анализ локальных нормативных документов 34
3.2 Документооборот в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 47
3.3 Анализ работы с входящими документами 50
3.4 Анализ работы с исходящими документами 57
3.5 Анализ работы с внутренними документами 62
4 Разработка рекомендаций по усовершенствованию постановки делопроизводства в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 68
4.1 Разработка рекомендаций по правильному оформлению реквизитов документов ..68
4.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию регистрации документов в ПУ №4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 72
4.3 Разработка Альбома унифицированных форм документов в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 74
4.4 Разработка бланков организации 79
4.5 Разработка рекомендаций по переработке Должностной инструкции специалиста по документообороту 83
Заключение 88
Список источников используемой литературы 89
Приложение А Организационная структура ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 97
Приложение Б Локальные нормативные документы ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 99
Приложение В Перечень нерегистрируемых входящих документов ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 108
Приложение Г Протокол ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 109
Приложение Д Служебная записка ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 112
Приложение Е Акт ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 115
Приложение Ж Альбом унифицированных форм документов В ПУ № 4/1 ЖКС № 4
филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 117
Приложение И Должностная инструкция специалиста по документообороту ПУ № 4/1
ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) 127
Делопроизводство - систематизированная деятельность по созданию, обработке, хранению и использованию документов в рамках организации или учреждения. Оно включает в себя процессы постановки, обработки и учета документов, а также их хранение и уничтожение в соответствии с установленными правилами.
Документационное обеспечение управления - это обеспечение необходимой информацией (документами) для эффективного управления организацией.
Обе эти концепции тесно взаимосвязаны и являются ключевыми аспектами управления в организации:
Делопроизводство обеспечивает систематизированное ведение документации, начиная от их создания до уничтожения. Оно направлено на поддержание порядка, структуризацию информации и обеспечение ее доступности.
Документационное обеспечение управления использует эти документы как инструмент для принятия решений, анализа деятельности, контроля и обеспечения эффективного управления организацией.
Оба аспекта играют важную роль в повседневной работе организаций, обеспечивая эффективность, прозрачность и соблюдение стандартов в управлении информацией и ресурсами.
Постановка делопроизводства в организации необходима по нескольким причинам:
• Фиксации информации: Документы, создаваемые в рамках
делопроизводства, фиксируют информацию о событиях, решениях и действиях, происходящих в организации. Это позволяет сохранять историю деятельности организации.
• Обеспечение прозрачности и ответственности: Делопроизводство помогает создать прозрачную систему внутренней документации, что облегчает отслеживание принятых решений и ответственных за них лиц. Это важно для обеспечения эффективного управления и предотвращения недоразумений.
• Соблюдение законодательства: Многие документы, создаваемые в рамках делопроизводства, могут быть необходимы для соблюдения законодательных требований. Например, это могут быть финансовые отчеты, договоры, протоколы заседаний и другие документы.
• Поддержка принятия управленческих решений: Информация, оформленная в виде документов, может использоваться руководством для анализа текущей ситуации, выработки стратегий и принятия управленческих решений.
• Оптимизация процессов: Делопроизводство в организации помогает оптимизировать рабочие процессы и улучшать внутренние коммуникации. Это также способствует повышению эффективности работы коллектива.
• Поддержка внутреннего и внешнего контроля: Документы, созданные в ходе делопроизводства, могут использоваться для внутреннего контроля (аудитов) и предоставления информации органам (например, налоговым органам, аудиторам).
Таким образом, постановка делопроизводства в организации является важным элементом ее управления, обеспечивая структурирование информации, прозрачность процессов и соответствие законодательным требованиям.
В делопроизводстве организации формируются разнообразная документация, отражающая ее деятельность и обеспечивающая правильное функционирование. Ниже приведены основные категории документов, которые встречаются в делопроизводстве организации:
• Организационные документы включают в себя различные документы, которые определяют структуру, политику и правила функционирования организации (устав организации, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, коллективный договор).
• Распорядительные документы это официальные документы, устанавливающие порядок и правила деятельности в рамках определенной организации, учреждения или государственного органа. Эти документы могут включать в себя указания, распоряжения, приказы и другие формы директив, которые регулируют деятельность персонала и ресурсов.
• Документы по личному составу это официальные записи и документы, которые содержат информацию о персональных данных людей, работников и членов организации (трудовые книжки, медицинская карта, контракты и договоры).
• Информационно-справочные документы это документы, созданные для предоставления информации и справочной поддержки и клиентам организации (акты, служебные записки, правила, руководства, отчеты).....
В процессе выполнения выпускной квалификационной работы был проведен анализ постановки делопроизводства в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО):
1) определили характеристику деятельности ПУ № 4/1 ЖКС № 4 ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО);
2) проанализировали локально-нормативные документы данной организации;
3) провели анализ работы с входящими, исходящими, и внутренними документами данной организации;
4) проанализировали регистрацию документов в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО).
Итогом выпускной квалификационной работы стала выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО), в том числе рекомендации по правильному оформлению реквизитов документов, рекомендации по регистрации документов.
На основе проведенных рекомендаций была доработана должностная инструкция специалиста по документообороту, разработаны бланки организации, а также разработан Альбом унифицированных форм документов.
Актуальность бакалаврской работы состоит в том, что выработанные рекомендации будут приняты на рассмотрение ПУ № 4/1 ЖКС № 4 филиала ФГБУ «ЦЖКУ» МО РФ (по 9 управлению МО) в ближайшее время.
