Введение 6
1 Характеристика деятельности органов ЗАГС 8
1.1 Структура и организация деятельности отдела Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы 9
1.2 Характеристика должностных обязанностей специалиста 1 - ого разряда 12
2 Нормативно-законодательная база регламентирующая деятельность Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы 15
3 Анализ постановки делопроизводства Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы 28
3.1 Анализ локальных нормативных документов, регламентирующих деятельность Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы 28
3.2 Анализ документооборота Первомайского отдела ЗАГС Пензенской области 31
3.3 Анализ порядка работы с входящими документами 34
3.4 Анализ порядка работы с исходящими документами 40
3.5 Анализ порядка работы с внутренними документами 44
3.6 Формирование и оформление дел в Первомайском отделе ЗАГС г. Пензы 51
4 Разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в Первомайском отделе ЗАГС г. Пензы 54
4.1 Рекомендации по оформлению реквизитов документов в Первомайском отделе ЗАГС г. Пензы 54
4.2 Рекомендации по разработке должностной инструкции инспектора по кадрам 56
4.3 Разработка бланков организации 60
4.4. Разработка унифицированных форм документов 61
Заключение 64
Список источников используемой литературы 65
Приложение А Положение о территориальном отделе ЗАГС Первомайского района г. Пензы Управления ЗАГС Пензенской области 68
Приложение Б Бланки документов Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы 72
Приложение В Должностной регламент специалиста 1-ого разряда 77
Приложение Г Должностная инструкция инспектора по кадрам 87
Приложение Д Альбом унифицированных форм документов 93
Актуальность делопроизводства в современном мире, заключается в том, что для успешного выполнения функций развития организации, необходимо составить правильную систему управления персоналом и деятельностью. Управление формируется на информации, находящейся на материальных носителях - документах. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом. Установление единых и схожих правил работы с документами определяет сама суть производства дел, т.е. необходимости письменной фиксации решений управленческих задач, придания этим решениям и их обоснованиям юридической силе и их передаче этой основной информации, зафиксированной в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. Полностью информационно закрытых организаций и производственных отраслей быть не может, поэтому все должны принимать «чужие» документы. Ведь любая организация имеет входящие документы из других структурных подразделений.
В качестве объекта исследования выступает - Первомайский отдел ЗАГС г. Пензы.
Предметом исследования - документационное обеспечение управления, образующиеся в постановке делопроизводства Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы.
Правильно выстроенная система документационного обеспечения управления помогает скоординировать работу предприятия, возможность получения верных и своевременных данных и принятия на их основе правильных решений.
Целью данной дипломной работы является анализ постановки делопроизводства в Первомайском отделе ЗАГС г. Пензы и разработка рекомендаций по её совершенствованию, углубление знаний и получение практических навыков по работе с документами.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
- изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы, а также организационно-правовой статус учреждения;
- рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы.
При изучении темы исследования были рассмотрены следующие локальные документы:
- учредительные документы (инструкция по делопроизводству, положение отдела);
- распорядительные документы (приказы);
- информационно-справочные документы (служебные письма, журналы регистрации с входящей и исходящей документацией).
Первомайский отдел ЗАГС г. Пензы является структурным подразделением Управления ЗАГС Пензенской области. В данной работе рассмотрим постановку делопроизводства структурного подразделения.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников и требует специальных навыков и знаний в сфере делопроизводства.
От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности организации в целом.
В Российской Федерации установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов нужно более подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.
В результате документирования создаются распорядительные, организационные, информационно-справочные, учетные и документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются журналы, книги, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в отделе документы. Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы ДОУ и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Анализ основных управленческих документов Первомайского отдела ЗАГС г. Пензы позволил проверить всю правильность работы с документами, правильность их оформления, проанализированы документопотоки, а также организационные, распорядительные документы и доказал, что от правильной работы с документами зависит вся работа организации в целом.
