ЭЛЕКТРОННОЕ РУКОВОДСТВО ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Реферат 2
Введение 4
1 Теоретические основы разработки электронного руководства пользователя . 8
1.1 Описание программы учета движения документов в Едином расчетном
центре 8
1.1.1 Информатизация учета движения документов в Едином расчетном
центре 8
1.1.2 Описание функционала программы 9
1.2 Требования к уровню подготовки пользователей программы и
особенности их обучения 10
1.3 Анализ литературных и интернет-источников по теме исследования .... 12
1.4 Электронные руководства пользователей и технология их создания 18
1.4.1 Понятие электронного руководства 18
1.4.2 Требования к содержанию и оформлению электронных руководств19
2 Описание электронного руководства пользователя 21
2.1 Назначение электронного руководства 21
2.3 Описание структуры электронного руководства 21
2.5 Рекомендации по использованию электронного руководства 39
2.6 Апробация электронного руководства 42
Заключение 44
Список использованных источников 46
ПРИЛОЖЕНИЕ 49

Купить

Внедрение любой информационной системы/программы и дальнейшая успешная ее эксплуатация, получение экономического эффекта от ее использования зависят от множества факторов. Одним из таких факторов является обучение пользователей технологии работы с информационной систе- мой/программой, формирование необходимого уровня квалификации персонала ее эксплуатирующего, знание сотрудниками ее возможностей и умение их использовать [21, 27].
Если на этапе внедрения обучение персонала организует и проводит, как правило, команда, занимающаяся внедрением, то на этапе промышленной эксплуатации обучение сотрудников становиться проблемой самой организации.
Существует множество форм обучения, отличающихся разным уровнем затрат (финансовых, временных, кадровых, технологических и др.): «от практического обучения полностью своими силами (наставничество) до обучения с привлечением известных специалистов, от обучения «в бою» (коучинг) до обучения с отрывом от производства». В непростых для предприятий экономических условиях многие организации предпочитают проводить обучение новых сотрудников собственными силами, используя такие технологии как индивидуальное обучение (наставничество) и самообучение [3].
Использование компьютерных технологий в таких условиях подготовки персонала приобретает особое значение [5]. Исследователи и практики отмечают возможность использования в таких процессах подготовки электронных руководств пользователей [1, 19]. Такие руководства обладают достоинствами, выгодно отличающими их от традиционных печатных руководств (интерактивность, возможность получения контекстной помощи, визуальная видео- и аудиоподдержка, возможность быстрого изменения для отслеживания изменений, происходящих при изменении программного обеспечения или технологии, условий его использования). Однако такие руководства должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить достижение цели подготовки:
• выработать у пользователей базовые навыки самостоятельной работы с системой;
• научить их применению руководств пользователя при работе с системой;
• обучить их грамотно формулировать вопросы к специалистам группы сопровождения системы.
Это актуально и для подготовки документоведов Единого расчетного центра, которые при трудоустройстве должны освоить технологию работы с программой, используемой для учета движения документов в этой организации.
В обязанности документоведа входит [7]:
1. Прием документов.
2. Регистрация документов (входящих, заявлений, исходящих, виз).
3. Поиск истории документа.
4. Хранение и передача документов в архив.
Выполнение вышеперечисленных обязанностей невозможно без базы данных, которую используют при регистрации поступающих документов, фиксации их движения и списания в архив. Разработанная база данных создана в программном обеспечении Microsoft Office Access, позволяет систематизировать информацию о документах, получить, при необходимости, доступ к информации о документах, циркулирующих в компании, и позволяет пополнять базу новой информацией о вновь поступивших документах.
В процессе подготовки сотрудник использует разные источники информации: инструктивные материалы по документационному обеспечению управления, справочные материалы о программе, информацию, полученную от наставника и т.д.
Инструкция по документационному обеспечению управления является нормативным документом, устанавливающим единую систему документирования и организации работы с документами в Едином расчетном центре (ЕРЦ). Она разработана на основе следующих документов:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»...
Купить