ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

Секретарь является лицом компании. Это человек, который владеет большим количеством информации, от качественной и успешной работы которого во многом зависит нормальное функционирование всей организации.
В наши дни профессия секретаря считается оправданно распространенной. Но это не говорит о том, что деятельность секретаря не требует никаких умственных и физических усилий. Наоборот, круг обязанностей данного сотрудника достаточно широк и ответственен. Секретарь всегда находится на виду, как и работа, которую он выполняет. Секретари занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех любой фирмы, организации и предприятия. Данный сотрудник всегда в курсе дел фирмы гораздо больше, чем сотрудники других отделов. Поэтому каждый работник Канцелярии коммерческой фирмы, например, такой как группа компаний «КОНСОМ» должен знать и придерживаться основных правил хорошего секретаря:
- обладать определенными личностными и профессиональными качествами. Иметь презентабельный внешний вид. Помнить, что официально-деловой стиль помогает в общении с коллегами, посетителями, заказчиками фирмы;
- иметь правильно организованное рабочее место для продуктивной и качественной работы;
- уметь работать или без проблем освоить технику, которая необходима в секретарской деятельности (компьютер, факс, копировальный аппарат и т.д.);
- обладать психологической подкованностью, т.е. быть готовым адаптироваться к любой стрессовой, форс-мажорной ситуации, которые часто возникают при рабочем процессе.
Основная составляющая деятельности секретаря в коммерческой организации - информационно-документационное обеспечение. Для этого в своей работе секретарь должен опираться на законодательные и нормативные акты, которые регламентируют технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства.
Кроме документного обслуживания коммерческой организации (составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов) секретарь выполняет и работу, связанную с бездокументной деятельностью (подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы и т.д.). Последняя может занимать основную часть рабочего времени и требовать от сотрудника определенных навыков в общении с людьми.
Группа компаний «КОНСОМ» - современная коммерческая организация, которая давно внедрила и закрепила в рабочем процессе новейшие автоматизированные информационные системы с целью повышения эффективности управления предприятием. Это и новая система для управления проектами, информацией, задачами - JIRA, и проверенная система электронного документооборота - DIRECTUM. Именно они помогают справиться с рутинными проблемами для персонала и обеспечить высокую производительность труда в коммерческой фирме.
Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации Канцелярии и применении организационной и вычислительной техники в компании.
В настоящее время для многих коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
При рационализации работы секретаря-референта и всей Канцелярии руководству группы компаний «КОНСОМ» необходимо использовать следующие рекомендации:
1) Регулярно организовывать для сотрудников Канцелярии повышение уровня их профессиональной квалификации. От этого во многом зависит качественное выполнение сотрудников возложенных на них управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
2) Обратить внимание на условия труда и организацию рабочего места секретаря-референта. Не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д.
3) Необходимо разработать локальные нормативные акты, которые касаются технологии работы секретаря-референта и всей Канцелярии (инструкция по делопроизводству, должностная инструкция секретаря- референта), для эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.
4) Существенно улучшить рационализацию деятельности секретаря- референта можно благодаря регламентации документооборота, который предусматривает систему контроля потоков документов в организации.
Таким образом, предложенные нами рекомендации смогут позволить руководителям коммерческих организаций, в частности в группе компаний «КОНСОМ», наиболее грамотно спланировать и распределить рабочую нагрузку среди секретарей-референтов своей фирмы, что будет только положительно сказываться на общей производительности труда компании.


Купить