ВВЕДЕНИЕ 4
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА 10
1.1. Важнейшие принципы и условия применения электронного
документооборота 10
1.2. Основные особенности и функции систем электронного
документооборота 16
1.3. Преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем
электронного документооборота 23
2. МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА 28
2.1. Характеристика организаций, осуществляющих внедрение систем
электронного документооборота в городе Екатеринбурге 28
2.2. Сравнение методик внедрения систем электронного документооборота33
2.3. Разработка методических рекомендаций по внедрению системы
электронного документооборота «Дело» 38
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 63
ПРИЛОЖЕНИЯ 68
1. Анкета для составления коммерческого предложения по внедрению СЭД
«Дело» 68
2. Методические рекомендации по внедрению системы электронного
документооборота «Дело» 83
3. Календарно-тематический план 109
В настоящее время документ является основным способом представления информации в любой современной организации, начиная от небольших коммерческих фирм, и заканчивая государственными предприятиями. Разумная организация управления документооборотом влияет как на эффективность управления предприятием в целом, так и на успешное ведение бизнеса конкретной организацией. Автоматизация документооборота сегодня не просто метод оптимизации внутренних процессов организации, но и «жизненная» необходимость в условиях стремительного развития информационных технологий. Системы электронного документооборота (СЭД) стали незаменимым элементом любого предприятия.
Важно отметить, что внедренная система электронного документооборота будет удовлетворять абсолютно всем требованиям предприятия только при условии обеспечения грамотной интеграции системы в бизнес-процессы компании и при учете особенностей внутрикорпоративного документооборота. Поэтому для полноценного функционирования систем электронного документооборота требуется сопровождение и адаптация компанией, внедряющей ту или иную систему.
Отметим тот факт, что «деятельность разработчиков систем электронного документооборота практически не регулируется» . При развитии программных продуктов и реализации проектов по их внедрению, разработчики и поставщики этих решений в той или иной степени ориентируются на следующие государственные стандарты, которые помогают им при осуществлении организации внедрения систем электронного документооборота, а также при разработке тех или иных программных продуктов: ГОСТ Р 7.0.8-2013 , ГОСТ Р 6.30-20032,ГОСТ Р 53898-2013 .
Так как названные выше ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.
Актуальность выбранной темы состоит в том, что внедрение систем электронного документооборота является распространенным явлением на данный момент времени. Многие организации постепенно переходят на электронный документооборот, поэтому необходимо разобрать вопрос того, как внедряют системы электронного документооборота, в чем состоят проблемы и преимущества от внедрения, а также сравнить методики внедрения различных компаний.
Объектом исследования являются системы электронного
документооборота.
Предмет исследования - теоретические и практические аспекты организации внедрения основных систем электронного документооборота («Дело», «Directum» и «1С: Предприятие 8»).
Цель работы - рассмотреть организацию внедрения различных систем электронного документооборота для выявления особенностей, проблем и основных направлений совершенствования этого процесса...
Электронный документооборот - такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое. Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота - это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.
В работе выявлены и проанализированы основные принципы и условия применения электронного документооборота, как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Данный анализ дал понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним:
Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012.
Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются.
В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.
В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация.
Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем.
Деятельность Екатеринбургского филиала акционерного общества «ЦентрИнформ», Консалтинговой группы «Финэкс» и компании «Альянс софт консалтинг» была охарактеризована в качестве примера организаций, имеющих большой опыт внедрения различных систем электронного документооборота. Отметим, что в Свердловской области не так много компаний, осуществляющих данный вид деятельности...
