ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документооборот - такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое. Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота - это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.
В работе выявлены и проанализированы основные принципы и условия применения электронного документооборота, как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Данный анализ дал понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним:
Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012.
Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются.
В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.
В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация.
Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем.
Деятельность Екатеринбургского филиала акционерного общества «ЦентрИнформ», Консалтинговой группы «Финэкс» и компании «Альянс софт консалтинг» была охарактеризована в качестве примера организаций, имеющих большой опыт внедрения различных систем электронного документооборота. Отметим, что в Свердловской области не так много компаний, осуществляющих данный вид деятельности...

Купить