ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.
Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.
Департамент архитектуры, градостроительства и регулирования земельных отношений является отраслевым органом Администрации города Екатеринбурга, который осуществляет полномочия в области градостроительства, землепользования и регулирования архитектурной деятельности на территории муниципального образования «город Екатеринбург». На Главархитектуре лежит большое количество задач, которые непосредственно подвергаются документированию, именно поэтому в Департаменте представлен большой видовой состав документов - это управленческие (ОРД) и ряд специальных (градостроительная) документов. Из-за неуклонного рост бумажного документооборота, обработка которого занимала все больше времени и трудовых ресурсов, необходимость упорядочения процессов делопроизводства с помощью современных технологий подтолкнули руководство администрации города Екатеринбурга к принятию решения о внедрении системы электронного безбумажного документооборота - АС ДОУ DocsVision.
Система электронного документооборота позволила автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы организации.
Система позволяет работать не только с внутренними документами, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящий документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.
Применение Docsvision внесло существенный вклад в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга: сокращены сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителя - все процессы идут в режиме реального времени (практически мгновенно); оптимизированы маршруты движения документов, исключено дублирование и повторная регистрация; в результате использования шаблонов сокращено время создания документов, повысилось качество оформления документов; сокращено время поиска документов; создана единая электронная база данных документов, в которой объединены и доступны документы всех органов Администрации города Екатеринбурга.
Но все же СЭД в Главархитектуре еще требует доработок: во-первых необходимо обновить локальные нормативные акты организации, которые позволят строго регламентировать порядок работы с документами в автоматизированной системе (инструкция по делопроизводству, инструкция о работе в автоматизированной системе документационного
обеспечения управления DocsVision, должностные инструкции) в соответствии требованиями нового ГОСТа Р 7.0.97-2016 и профессиональным стандартом, отметим, что нами была доработана одна из должностных инструкций ведущего специалиста; во-вторых необходимо устранить все проблемы, с которыми работники сталкиваются во время работы (зависание системы, блокировка карточек, не всегда сохраняются файлы, не всегда осуществляется поиск документов и др.), необходимо чаще проводить диагностику АС ДОУ DocsVision; в-третьих необходимо уделить внимание обучению персонала делопроизводству в СЭД, для того чтобы повысить эффективность работы сотрудников (работники часто совершают ошибки при работе в СЭД).
Но все эти недочеты легко устранимы, они не могут затмить всех преимуществ АС ДОУ. Например, решить одну из проблем, позволит методическая разработка учебного занятия, направленная на обучение сотрудников Главархитектуры работе с документами в СЭД, которая и была нами создана. Было предложено провести комбинированный тип учебного занятия, который включает в себя проведение лекции с сопровождением мультимедийных средств, а также самостоятельную работу обучающихся для наиболее эффективного освоения материала. Проведение такого типа занятия позволит повысить эффективность работы сотрудников Главархитектуры, поскольку вовремя будут выявлены все недочеты в процессе обучения.
Таким образом, автоматизация документооборота на базе DocsVision позволила существенно повысить качество и эффективность работы с документами в Главархитектуре - автоматизация является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.


Купить