ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ ИССЛЕДОВАНИЯ 9
1.1. Характеристика профессиональной деятельности специалиста
по организационному и документационному обеспечению управления 9
1.2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая базы
профессиональной деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления 19
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СПЕЦИАЛИСТА ПО
ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА 30
2.1. Функциональные особенности специалиста в Администрации
Октябрьского района города Екатеринбурга 30
2.2. Совершенствование локальных нормативных документов в
Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга 42
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВ АННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 64
ПРИЛОЖЕНИЯ 71
1. Структура Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга 71
2. Проект Регламента контроля исполнения документов 72
В современной обстановке значимость специалиста в области организационного и документационного обеспечения особенно велика. Это одна из самых распространенных, наиболее универсальных управленческих профессий. Она является не только ответственной, но и тяжелой профессией, ведь данный специалист представляет собой важный коммуникационный элемент в структуре организации, выступающий в роли объединяющего звена между руководителем и другими сотрудниками. Функции специалиста разнообразны и определяются спецификой деятельности организации.
В настоящее время возрос спрос на квалифицированных специалистов в данной области, поскольку от их профессионального уровня во многом зависит успешная деятельность организации. Им необходимо не только знать, но и владеть наилучшими методами выполнения всех видов работ. Значительная часть рабочего времени специалиста занимает работа с документами, а она регламентирована нормативной базой. Без нормативного регулирования невозможно организовать эффективную профессиональную деятельность специалиста по организационному и документационному обеспечению управления. Ведь именно нормативные документы устанавливают порядок и регламентируют деятельность всей организации и ее сотрудников.
Нормативные документы, регламентирующие деятельность специалиста включают в себя: законодательные акты, касающиеся вопросов документирования и организации работы с документами, в т.ч. нормативные и законодательные акты, которые издаются непосредственно на территории субъекта и относятся к деятельности организации; нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания; локальные нормативные документы, регламентирующие деятельность организации, в которой работает специалист.
Локальные нормативные документы - собирательное название для целой группы документов, которые фиксируют и регулируют процессы организации.
Большинство документов этой группы относятся к системе организационно-правовой документации. Это положения, инструкции, правила, стандарты и т.д1.
Выбранная тема актуальна, поскольку без нормативных документов невозможна деятельность организации и ее работников, ведь они определяют функции, задачи, регулируют порядок работы, ответственность, права и обязанности и т.д. Поэтому совершенствование существующих нормативных документов и разработка новых, которые регламентируют работу специалиста, является необходимым процессом в любой организации, в том числе в Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
Объект исследования: профессиональная деятельность специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
Предмет исследования: нормативные документы, регламентирующие деятельность специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
Цель работы: теоретически обосновать, исследовать профессиональную деятельность специалиста по организационному и документационному обеспечению управления и разработать нормативные документы, регламентирующие его деятельность.
Задачи:
1. Теоретически изучить и проанализировать характеристику профессиональной деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
2. Осуществить анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы профессиональной деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
3. Рассмотреть функциональные особенности специалиста в Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
1 Кожанова Е.Н. Изменяем ЛНА правильно // Секретарь-референт. 2018. № 3. C. 30.
4. Совершенствовать и разработать нормативные документы в Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
5. Разработать практическое занятие на тему «Регламент контроля исполнения как нормативный документ» для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления.
В ходе работы по данной теме использовались нормативно-правовые документы - это прежде всего, Конституция Российской Федерации1, Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об электронной подписи» и др., которые касаются работы с документами. Мы использовали нормативно-методические документы: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые определяют организацию документооборота и требования к созданию документов, а также характерные черты работы с электронными документами; ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов ; Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией устанавливает требования к кандидатам на данную должность, описывает навыки, функциональные обязанности1. Эти нормативно-правовые и нормативно-методические документы являются важными в профессиональной деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
Также мы использовали нормативные документы организации, которые регламентируют деятельность Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга и специалистов: Положение об Администрации района города Екатеринбурга, которое определяет статус учреждения, место в системе управления, структуру и полномочия; Положение об организационно-контрольном отделе, где определяется статус, функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения ; Должностная инструкция, которая определяет основные функции, обязанности, права и ответственность специалиста при осуществлении им своих должностных обязанностей ; Инструкция по делопроизводству, которая устанавливает правила работы с документами в Администрации района. С помощью данных документов мы анализировали и описали профессиональную деятельность специалиста по организационному и документационному управлению.
При написании выпускной квалификационной работы нами было использовано большое количество работ специалистов, объектом изучения которых является профессиональная деятельность специалиста по организационному и документационному обеспечению управления.
В своих учебных пособиях Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина, B. В. Галахов, И.К. Корнеев, Е.П. Смирнова рассматривают все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводста. Отражают составление, оформление документов и организацию работы с ними. В работах Л.А. Ленкевич и О.Е. Хмельницкой рассмотрены направления деятельности специалиста по бездокументному обслуживанию: организация совещаний и приемов посетителей, подготовка командировок, проведение протокольных мероприятий, телефонное обслуживание и др.
В статьях Л. Михайловой, Е. Ивановой, М.А. Юдаковой даны характеристики должности секретарь, виды, функциональные особенности. В работах таких специалистов, как Т.В. Кузнецовой и Н.И. Архиповой, О.Л. Седовой представлены профессиональные и личные качества специалиста, играющие большую роль при выполнении трудовых функций.
Е.Н. Кожанова в своих работах рассказывает о локальных нормативных документах, их видах и назначении, а также как можно внести в них изменения. В одной из них рассматривается процесс создания инструкции по делопроизводству. Также рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ - контроля исполнения задач по документам1. О создании локальной нормативной базы ДОУ говорится в статье Л.А. Стрельцовой, которая отмечает, что это является неотъемлемой частью организации управления.
В выпускной квалификационной работе использовались такие методы исследования, как анализ, синтез, сравнение, обобщение, опрос.
Исходя из поставленной цели и обозначенных задач, была разработана следующая структура выпускной квалификационной работы: введение, 2 главы, методическая разработка в виде практического учебного занятия, направленная на знакомство с Регламентом, заключение, список использованных источников и литературы, а также приложения, в которых представлена структура Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга и проект Регламента контроль исполнения документов.
Специалист по организационному и документационному обеспечению представляет собой важный коммуникационный элемент в структуре организации. Это одна из самых распространенных, наиболее универсальных управленческих профессий, которая требует не только специальных знаний и навыков относительно обязанностей, но и определенный набор профессиональных и личностных качеств, с помощью которых реализуется успешная деятельность.
Обязанности специалиста делятся на организационные и документационные, но значительная часть относится к работе с документами, поэтому ему необходимо знать законодательную и нормативную базы, представляющие собой совокупность нормативных документов, которые регулируют правила создания и оформления документов, их обработки, использования, а также хранения в текущей деятельности организации.
Профессиональная деятельность специалиста, как и любого должностного лица регулируется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.
В ходе работы мы выяснили, что специалист по организационному и документационному обеспечению управления может претендовать на должность секретаря, документоведа и специалистов родственных профессий. В Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга, которая является территориальным органом, выполняющим управленческие функции, специалист данной области входит в штат организационно-контрольного отдела и является помощником главы Администрации района, т.е. выполняет функции секретаря руководителя.
Одной из важных функциональных обязанностей специалиста является организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности главы Администрации. Его задачей является освобождение руководителя от текущих вспомогательных операций, организация рациональной работы. Специалист работает не только с документами, оргтехникой, но и взаимодействует с людьми в различных ситуациях.
Постоянное развитие, влияющее на профессиональную деятельность специалистов, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности деятельности. Для успешного развития, эффективного функционирования необходимо обращать внимание на факторы, от которых зависит рационализация деятельности, одним из которых является разработка нормативных документов, чтобы регламентировать основные внутренние процессы, полномочия, установить правила. Успешное функционирование специалиста в Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга зависит от локальных нормативных актов. В процессе работы мы выяснили, что некоторые нормативные документы Администрации района, а именно инструкция по делопроизводству и должностная инструкция специалиста, требуют совершенствования.
В инструкцию по делопроизводству следует внести изменения в связи с выходом нового ГОСТа Р 7.0.97-2016, который закрепляет новые требования и правила оформления документов. Должностную инструкцию следует доработать в соответствии с профессиональным стандартом «Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Также мы разработали Регламент контроля исполнения документов, так как этот процесс является одним из составляющих документационного обеспечения управления. С помощью Регламента можно пошагово описать процесс, что может упростить работу специалиста документационного обеспечения управления, избежать беспорядка в работе, проанализировать процесс и выявить проблемы исполнения функций. Целью Регламента станет совершенствование процесса контроля исполнения документов, что повысит эффективность и качество выполнения обязанностей специалиста.
В процессе работы над темой была разработана методическая разработка практического занятия курса по повышению квалификации с целью знакомства с Регламентом контроля исполнения документов. Знания, полученные в ходе занятия, позволят в совершенстве знать процедуру контроля исполнения документов и качественно выполнять свои профессиональнее обязанности.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
