Тема: РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ПО ВНУТРЕННЕМУ ВСПОМОГАТЕЛЬНОМУ УЧЕТУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Автоматизация архивного дела начиналась с создания единых баз данных для регистрации архивных документов вместе с их атрибутами. Основной целью такой автоматизации было ускорение поиска оригиналов документов по их параметрам - выбрав документ в такой электронной картотеке, можно было узнать его физическое расположение (помещение, ряд, стеллаж, полку и т.д.). Сейчас же, автоматизация огромный процесс развития машинного производства, где ранее выполняемые функции человека, передаются приборам и всевозможным компьютерным устройствам.
Скорость поиска в электронной базе значительно отличается от поиска в бумажной картотеке или регистрационном журнале. Такие системы являлись обособленными элементами информационной инфраструктуры компании, и не входили в единый процесс автоматизации делопроизводства, но значительно упрощали работу компаний.
Вместе с автоматизированными системами архивного дела появлялись системы электронных архивов документов. Важной особенностью такого направления стал упор на автоматизацию доступа к электронным образам документов. В рамках этого направления появились следующие возможности:
• Быстрый поиск документов по любому реквизиту;
• Упрощенная система;
• Удаленный доступ к электронным версиям архивных документов не только архивариуса, но и других сотрудников организации, в соответствии с их правами и полномочиями.
Современные системы архивного дела позволяют автоматизировать все задачи архивного дела с использованием электронных сдаточных описей, дел и других объектов архивного дела.
Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Особенность текущей ситуации в нашей стране в отношении электронных документов характеризуется следующим:
• Переход от бумажных документов к электронным, благодаря чему обеспечивается слаженная работа всех подразделений компании;
• Электронное управление документами с помощью систем электронного документооборота. Объединяются возможности управления документами и процессами. Это означает, что вскоре они начнут поступать в архивы.
Преимущества, которые получит ГААОСО от использования автоматизированной системы:
1) Автоматизированная информационная система использует компьютер, чтобы обрабатывать данные. Такие системы могут выполнять свои функции без человеческого вмешательства и работать на очень быстрых скоростях с большой точностью;
2) Улучшение качества или повышение предсказуемости качества;
3) Установка автоматизации операций в целях сокращения времени цикла.
Сейчас на рынке существует большое количество решений для автоматизации практически любой деятельности организаций.
Нельзя сказать, что каждое из этих решений идеально будет внедрено в деятельность компаний. В основном, стандартные решения автоматизации способны удовлетворить многие, но не все требования организаций. Конечно же, каждый производитель систем автоматизации будет говорить о том, что его продукт самый удобный, функциональный, современный и эффективный. В независимости от отрасли, или сферы ведения хозяйственной деятельности одно и тоже готовое средство может оказаться излишне функциональным - в лучшем случае, или иметь изъян в виду своей ограниченности.
Сама автоматизация решает не весь спектр работ, а только определенную часть. Большое количество задач организации являются рутинными, которые без проблем можно возложить на «плечи систем автоматизации». При этом повысив уровень эффективности работы персонала, сокращения временных и финансовых издержек, а самое главное иметь возможность сосредоточения на основных бизнес процессах предприятия.
Именно поэтому, актуальностью данной темы является повышение качества работы сотрудников ГААОСО, также упрощение ввода данных и снижение прямых человеческих затрат.
Объект исследования: учет документов, как направление деятельности архива.
Предмет исследования: автоматизация учета документов государственного архива.
Цель: разработать базу данных для внутреннего вспомогательного учета документов в Государственном архиве административных органов Свердловской области.
Задачи:
1. Рассмотреть функции ГААОСО, а также его фонды и источники комплектования;
2. Доказать возможность автоматизации деятельности ГААОСО;
3. Описать процесс разработки базы данных для внутреннего
вспомогательного учета документов ГААОСО в СУБД Microsoft Access;
4. Внести предложения по внедрению разработанной программы в деятельность организации.
Анализ изученности темы:
1. Работы, посвященные теории и практике архивного дела Цеменковой С.И. и Архиповой Т.Г. . Данные работы помогают разобрать вопросы, связанные с историей архивного дела, а также отражают положительный опыт организации работы с документами, рассказывают историю появления и развития в России архивов и архивного дела. Как она менялась из года в год, развивалась сеть архивов в Русском централизованном государстве, а также накапливался огромный опыт. Мною проанализированы виды управленческих документов, которые особенно важны для решения определенных организационных задач.
2. Книги и пособия по проектированию баз данных Емельяновой Н.3. , ГолышевойА.В. и ГерасименкоВ.А. . Книги содержат информацию о создании баз данных, проектировании, а также классификации структуры автоматизированных информационных систем. В ВКР были использованы понятия и определения, рассмотрена роль предметной области, освоены базовые навыки и приемы, необходимые для уверенной работы. А также особое внимание уделяется стратегиям проектирования автоматизированных информационных систем. Благодаря ним мы научились создавать базы данных.
3. Статьи, посвященные автоматизации работы архива АкимовойГ.П. и ХлебенскихЛ.В. . Статьи рассказывают о преимуществах автоматизации, а также приведены примеры некоторых автоматизированных систем. Использовались требования к автоматизации архивного дела в государственных, коммерческих и некоммерческих организациях в РФ, также был взят обзор существующих на рынке систем, описана реализация системы электронного архива, разработанного авторами, рассматривались плюсы и минусы автоматизации, а также эффективности внедрения, благодаря которым мы приняли решение о создании баз данных.
Таким образом, в литературе недостаточно отражены конкретные предложения по проектированию баз данных в архиве. Что позволяет нам разобраться в этой теме самостоятельно.
Анализ источников:
1. Федеральные законы и подзаконные акты, посвященные регламентации архивного хранения. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007 г. № 19. Данные акты показывают нам, как регулируется деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Помогают проследить с чего началось строение такой широкой организации, как ГААОСО.
2. Нормативные акты Свердловской области, касательные области ГААОСО. Постановление Главы администрации Свердловской области «Об образовании Государственного архива административных органов Свердловской области» от 29.06.1992 г. № 118,Постановление Правительства Свердловской области «О создании государственных казенных учреждений Свердловской области - областных государственных архивов путем изменения типа существующих государственных бюджетных учреждений Свердловской области — областных государственных архивов Свердловской области» от14.09.2011 г. № 1223-ПП. Акты, затрагивающие деятельность государственных архивов, а также регулирующие их полномочия.
3. Локально-нормативные акты ГААОСО. Устав ГКУСО «ГААОСО». Закрепляет цели, предмет и вид деятельности архива, организацию его деятельности и контроль. 1омогает проследить структуру архива, его назначение и деятельность.
Таким образом, по автоматизации производства источников немного, в основном это документы, относящиеся к архивному делу или косвенно затрагивающие некоторые аспекты автоматизированных систем.
Методы работы:
I. 1) Анализ (с помощью анализа, мы узнали, какими правами и обязанностями наделен архив, а также его цели и виды деятельности)
2) Синтез (Позволил обобщить предложения по внедрению программы для упрощения работы деятельности архива)
3) Сравнение (Были сравнены плюсы и минусы преимуществ автоматизации)
4) Методы опроса(Взято интервью с главным хранителем фондов архива и директором архива)
II. 1роектирование (1рименялось при создании базы данных в MicrosoltAccess/ux упрощения работы ГААОСО)
В соответствии с поставленной целью и задачей работа состоит из введения, двух глав, которые подразделяются на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложения.

Купить

Таким образом, автоматизация документов - важный этап в работе организации. Она автоматизирует работу с документами в организации, облегчает ее движение и помогает без труда найти всю информацию, а также огромный плюс в том, что она снижает нагрузку на персонал. Государственный архив административных органов Свердловской области, уникальное в своем роде учреждение, единственный в России специализированный архив, хранящий документы административных органов, учреждений юстиции и правопорядка, широко использует содержащуюся в фондах информацию в социально-правовых, научных, научно-популярных и просветительских целях. Состоит из 206 фондов и имеет 185 организаций-источников комплектования. Состояние документов удовлетворительное. В архиве содержатся документы на разных языках. (китайский, немецкий, венгерский, польский, итальянский, японский, испанский и т.д.).
Возможность автоматизации архива конечно косвенно ограничена. Уже имеющая база данных «Архивный Фонд» не позволяет нам создать новую базу данных, но позволяет создать вспомогательную базу данных для интересных документов. А именно документов, используемых на выставках. Их систематизация и упорядочение поможет значительно упростить работу персонала, а также благодаря удобному интерфейсу MS Access, есть возможность без труда отредактировать или найти какую - либо информацию. Создание базы началось со следующего. Для начала мы создали таблицы «Дело», «Документы», «Вид документа», «Ключевые слова» и «Хэш-теги». Затем обозначили связи между этими таблицами. Внесли нужные нам документы и их содержание и сформировали формы. После сделали несколько запросов на вывод нужных нам документов. В конце представили форму поиска, а также создали отчет. И тогда у нас появилась готовая база данных «Интересные документы», которая помогает упростить систему поиска данных, а также помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Вскоре начали постепенный ввод базы данных в архив. Благодаря ней намного проще пользоваться данными и находить конкретный объект поиска. В МЗАссезз будет гораздо удобнее создать вспомогательную БД для интересных документов, которая будет в общем доступе и в любой момент в нее можно будет что-то добавить или где-то скорректировать.
Для предотвращения появления возможных проблем внедрения базы данных для интересных документов, необходимо детально описать этапы внедрения, закрепить ответственного сотрудника (одного или обоих) за ведение базы данных, закрепить ответственного за контролем внедрения созданной базы данных в определенный срок и обучить персонал работе с созданной формой. А это вполне осуществимо, так как можно провести учебное занятие для сотрудников.
С помощью использования данных методов на практике, были описаны этапы разработки базы данных, сформулированы предложения по внедрению данной формы и предложены пути решения предполагаемых затруднений в ГААОСО.
Таким образом, предложенные в данной работе рекомендации смогут позволить сотрудникам Государственного архива административных органов Свердловской области наиболее четко и упорядоченно систематизировать интересные документы, используемые на выставках. А это положительно влияет на использование архивных документов на выставках, а также на работу архива в целом.

Купить