ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ПРОБЛЕМЕ ИССЛЕДОВАНИЯ 9
1.1. Характеристика нормативно-правовой и нормативно-методической
документации в области документационного обеспечения управления 9
1.2. Анализ требований к функциям специалиста по организационному и
документационному обеспечению управления 23
2. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНОГО ЛОКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ДЛЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 31
2.1. Характеристика должностной инструкции главного специалиста
организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга 31
2.2. Разработка должностной инструкции главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района
города Екатеринбурга 42
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
1. Структура Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга 65
2. Проект должностной инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга 66
3. Текущая оценка результатов деятельности главного специалиста
организационно-контрольного отдела
В настоящее время существует значительное количество разных профессий и должностей, поэтому стоит вопрос об их размежевании путем точного определения функциональных обязанностей, которые должны выполнять соответствующие работники. Принимая во внимание данное, весьма важным становится наличие в организациях правового документа, который бы регламентировал определенные обязанности, задачи, права, ответственность, и обеспечивал ему соответствующие условия для эффективной деятельности, а именно — должностной инструкции.
На первый взгляд такие распространённые и всем привычные документы, как должностные инструкции сотрудников могут показаться маловажными для системы управления персоналом, однако это не так. Функционирование организаций связано с такими отрицательными явлениями как: использование в управлении устаревших подходов, отсутствие новых мероприятий по развитию персонала, систем мотивации эффективной деятельности и т. п. При этом в особом внимании нуждается разграничение ответственности персонала, что является основным фактором эффективности деятельности организации. Социальное развитие может совершенствоваться преимущественно на уровне государственного управления, тогда как повышение эффективности управления персоналом является прерогативой в первую очередь руководителей организаций. Поэтому формирование результативного управления персоналом, в т. ч. его регламентации в наше время может считаться очень актуальным направлением теории и практики.
В системе управления персоналом любой организации важна регламентация, то есть процесс установления правил, определяющих порядок функционирования организации. Основу регламентации составляют должностные инструкции работников — нормативно-локальные акты, в которых определены основные функции, обязанности, права и ответственность
сотрудников при осуществлении им деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте.
Должностные инструкции помогают избежать дублирования функций и обязанностей, разграничить пределы ответственности персонала и способствовать слаженности его работы для достижения целей и задач организации. Также они используются в качестве нормативно-правовой базы для дисциплинарного и материального влияния на персонал.
Регламентирующие документы организации отталкиваются от ее цели, что содержится в уставе или иных учредительных документах. На основе цели организации формируется стратегия организации, что закрепляется в планах, программах, проектах деятельности организации. На базе этих документов формируются планы и программы работы конкретных структурных подразделений организации и положения об этих подразделениях, что разрабатываются руководством организации и главой подразделения. В конце концов, на основе программ и положения о подразделениях создаются должностные инструкции для каждого работника. То есть должностная инструкция — это результат тщательной детализации всех управленческих и организационных операций. Без нее невозможно понять, а значит, и реализовать конкретные функции всех сотрудников.
Актуальность данной работы заключается в том, что в настоящее время вводятся профессиональные стандарты, которые описывают профессиональную деятельность того или иного работника через требования, через обобщенные трудовые функции, трудовые функции, трудовые действия.
Должностная инструкция, разработанная с помощью профессионального стандарта, позволит достичь более высоких результатов в организации профессиональной деятельности. Как показывает практика, если в организации должностные инструкции разработаны, большинство трудовых споров решается без вмешательства государственных органов. Будучи основанием для подбора сотрудников на соответствующие вакансии, должностная инструкция влияет на эффективность формирования кадрового потенциала организации.
Объектом исследования является профессиональная деятельность главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
Предмет исследования: должностная инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
Цель выпускной квалификационной работы - теоретическое обоснование и разработка должностной инструкции главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
Для достижения данной цели в работе поставлен ряд задач:
1. Дать характеристику нормативно-правовой и нормативно-методической документации в области документационного обеспечения управления;
2. Проанализировать требования к профессиональной деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией;
3. Изучить кадровую документацию организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга;
4. Разработать должностную инструкцию главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга;
5. Разработать лекцию с элементами беседы по теме «Должностная инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского города Екатеринбурга, в современных условиях» для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
В ходе исследования использовались нормативно-правовые документы, такие как Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об электронной подписи» и др., которые касаются работы с документами. Проанализированы нормативно-методические документы: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые определяют организацию документооборота и требования к созданию документов; ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов ; Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией устанавливает требования к кандидатам на данную должность, описывает знания, умения , трудовые функции.
Также при написании были изучены нормативные документы организации, которые регламентируют деятельность Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга и специалистов: Положение об Администрации района города Екатеринбурга, которое определяет статус учреждения, место в системе управления, структуру и полномочия ; Положение об организационно-контрольном отделе, где определяется статус, функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения ; Должностная инструкция ведущего специалиста; Инструкция по делопроизводству, которая устанавливает правила работы с документами в Администрации района. С помощью данных документов была рассмотрена структура Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга, а также разработана должностная инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела.
При написании выпускной квалификационной работы была исследована различная литература. Были использованы статьи Говорова П., Федоренко А., Юдаковой М.А. в статьях этих авторов рассматриваются особенности составления должностных инструкций, должностные обязанности специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
В учебном пособии Быковой Т.А., отражено составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами.
Цель и задачи выпускной квалификационной работы обусловили выбор её структуры. Работа состоит из введения, двух глав, методической разработки, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений, в которых представлена структура Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга, проект должностной инструкции главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга.
Должностные инструкции являются важными нормативно-локальными документами организации, обеспечивающими процесс регламентации в системе управления персоналом. В них в установленном порядке закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудников при осуществлении деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте. Все это позволяет избежать дублирования функций и обязанностей персонала, разграничить пределы ответственности работников, наладить слаженную работу сотрудников для достижения целей и задач организации, эффективно применять дисциплинарные и материальные средства влияния на персонал, а значит, в целом повысить эффективность управления кадрами, что определяет функциональную значимость должностных инструкций.
В ходе теоретического анализа было установлено, что специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией в своей профессиональной деятельности руководствуются большим числом законодательных и нормативных документов.
Ответственность за общее состояние делопроизводства в организации, грамотность оформления документов и единый уровень культуры бездокументарного обслуживания в целом возлагается на специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. По этой причине бесспорным считается потребность и значимость осведомленности специалистов в вопросах знаний и ориентированности в сфере законодательных и нормативных документов.
Также важную роль для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления играет должностная инструкция - нормативно-локальный акт, который создан с целью регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря оформляется в целях освещения всего диапазона профессиональных прав и обязанностей сотрудника. В ней формируются его должностные обязанности, квалификационные требования, права, ответственность за несоблюдение либо ненадлежащее выполнение трудовых функций, а также служебные взаимоотношения.
Должностная инструкция может составляться на основе таких документов, как Профессиональный стандарт и Единый квалификационный справочник. Проанализировав эти документы, мы выяснили, что ЕКС постепенно утрачивает свою актуальность, общество все чаще обращается к профессиональным стандартам при: подборе персонала; обучении, переобучении, аттестации и планировании карьеры сотрудников; составлении должностных инструкций и штатного расписания; формировании кадровой политики. Профессиональные стандарты содержат более четкие и структурированные сведения о трудовых функциях, выполняемых работниками, и в полной мере соответствуют современности.
В ходе практической части мы столкнулись с такой проблемой, как отсутствие должностной инструкции для главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга, в связи с чем нам необходимо было изучить квалификационные требования, должностные обязанности, ответственность и права главного специалиста, для того чтобы создать должностную инструкцию. Должностная инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела была разработана в соответствии со всеми требованиями и использованием Профессионального стандарта специалиста по
организационному и документационному обеспечению управления организацией.
Разработанная должностная инструкция главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга поможет избежать дублирования должностных обязанностей смежных специальностей. Главный специалист организационно-контрольного отдела будет иметь четкое представление о своей ответственности и правах, а также знать с кем и по каким вопросам ему можно взаимодействовать в своей профессиональной деятельности. Должностная инструкция поможет избежать конфликтных ситуаций главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга непосредственно с Главой Администрации, а также повысить эффективность и результативность служебной профессиональной деятельности.
В процессе работы была разработана методическая разработка в виде лекции с элементами беседы с целью знакомства с должностной инструкцией главного специалиста организационно-контрольного отдела Администрации Октябрьского района города Екатеринбурга. Знания, полученные в ходе занятия, позволят вовремя выявлять проблемы и устранять их, а также достигнуть высокой эффективности выполнения профессиональных обязанностей.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
