ВЫБОР ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ ДЛЯ МАРКЕТИНГОВОГО ОТДЕЛА АГЕНТСТВА 20Х80
|
Введение 5
ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В СОВРЕМЕННЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ 8
1.1. Теоретические аспекты управления знаниями 8
1.1.1. Определение понятий знание и управление знаниями 8
1.1.2. Процесс управления знаниями 14
1.1.3. Методологии управления знаниями 15
1.2. Системы управления знаниями (СУЗ) 20
1.3. Обзор рынка информационных систем управления знаниями 26
1.4. Преимущества внедрения системы управления знаниями в организации 28
Выводы по главе 32
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
ЗНАНИЯМИ ДЛЯ МАРКЕТИНГОВОГО ОТДЕЛА АГЕНТСТВА 20Х80 33
2.1. Управление знаниями в маркетингового отделе агентства 20х80 33
2.1.1. Описание компании 33
2.1.2. Маркетинговый отдел 20х80 33
2.1.3. Управление знаниями в отделе на данный момент 35
2.2. Разработка структуры знаний 36
2.2.1. Сбор знаний 36
2.2.2. Структура знаний в отделе 38
2.3. Разработка требований к системе управления знаниями 40
2.3.1. Методы выявления требований 40
2.3.2. Критерии качества требований 41
2.3.3. Бизнес-требования 42
2.3.4. Функциональные и нефункциональные требования 43
Выводы по главе 53
ГЛАВА 3. ВЫБОР ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ЗНАНИЯМИ 54
3.1. Метод выбора 54
3.2. Формирование списка систем для сравнения 54
3.3. Сравнительный анализ систем 56
3.4. Выбор системы 58
3.5. Рекомендации по внедрению выбранной системы 59
Выводы по главе 67
Заключение 68
Список используемой литературы 72
Приложение 75
Приложение 1. Сравнительный анализ СУЗ 75
ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В СОВРЕМЕННЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ 8
1.1. Теоретические аспекты управления знаниями 8
1.1.1. Определение понятий знание и управление знаниями 8
1.1.2. Процесс управления знаниями 14
1.1.3. Методологии управления знаниями 15
1.2. Системы управления знаниями (СУЗ) 20
1.3. Обзор рынка информационных систем управления знаниями 26
1.4. Преимущества внедрения системы управления знаниями в организации 28
Выводы по главе 32
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
ЗНАНИЯМИ ДЛЯ МАРКЕТИНГОВОГО ОТДЕЛА АГЕНТСТВА 20Х80 33
2.1. Управление знаниями в маркетингового отделе агентства 20х80 33
2.1.1. Описание компании 33
2.1.2. Маркетинговый отдел 20х80 33
2.1.3. Управление знаниями в отделе на данный момент 35
2.2. Разработка структуры знаний 36
2.2.1. Сбор знаний 36
2.2.2. Структура знаний в отделе 38
2.3. Разработка требований к системе управления знаниями 40
2.3.1. Методы выявления требований 40
2.3.2. Критерии качества требований 41
2.3.3. Бизнес-требования 42
2.3.4. Функциональные и нефункциональные требования 43
Выводы по главе 53
ГЛАВА 3. ВЫБОР ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ЗНАНИЯМИ 54
3.1. Метод выбора 54
3.2. Формирование списка систем для сравнения 54
3.3. Сравнительный анализ систем 56
3.4. Выбор системы 58
3.5. Рекомендации по внедрению выбранной системы 59
Выводы по главе 67
Заключение 68
Список используемой литературы 72
Приложение 75
Приложение 1. Сравнительный анализ СУЗ 75
В данной работе рассматривается выбор информационной системы управления знаниями для маркетингового отдела агентства 20х80. Работа представляет собой консультационный (прикладной) проект для компании заказчика, результатом которого будет являться выбранная информационная система управления знаниями и рекомендации по ее внедрению в маркетинговой отдел.
Данная тема особенно актуальна в современном бизнес-мире, характеризующимся быстрыми темпами развития информационных систем и технологий, нестабильностью среды, необходимостью постоянного развития и адаптации к изменениям для сохранения конкурентоспособности.
В быстро трансформирующемся цифровом мире организационные знания становятся основным ресурсом и конкурентным преимуществом при их эффективном управлении. Внедрение системы управления знаниями в организации позволяет менеджерам эффективно управлять бизнес-процессами и совершенствовать их. Отсутствие в организациях процессов по управлению знаниями и единой системы управления знаниями приводит к потере конкурентного преимущества, ухудшению внутренних процессов и процессов по созданию, хранению и использовании знаний и информации внутри компании, увеличению времени на поиск нужной информации, в последствии замедляя рост и развитие бизнеса.
На данный момент в маркетинговом отделе агентства 20х80 существует проблема отсутствия единого подхода к управлению знаниями и системы управления знаниями. Отсутствие системы управления знаниями и единого хранилища знаний при постоянном увеличении накопленных знаний приводит к снижению эффективности работы отдела и увеличению временных затрат на выполнение рабочих задач.
Отсутствие системы управления знаниями в отделе приводит также к ряду проблем:
• Потеря знаний при уходе сотрудников из агентства;
• Потеря времени на поиск нужной информации, в т.ч. из-за необходимости запрашивать необходимую информацию и знания у другой команды отдела;
• Отсутствие всей информации/знаний в едином хранилище у руководителя отдела;
• Отсутствие систематизации знаний.
Соответственно, выявлена потребность во внедрении единой системы управления знаниями и единого хранилища знаний.
Таким образом, была сформирована цель работы - выбрать информационную систему управления знаниями для повышения эффективности работы со знаниями в маркетинговом отделе агентства 20х80 и предложить практические рекомендации по ее внедрению.
Для достижения данной цели был сформирован ряд задач:
1. Определение основных терминов, процесса управления знаниями в
организациях, понятия и особенностей системы управления знаниями.
2. Анализ текущих проблем в области управления знаниями в маркетинговом отделе агентства 20х80.
3. Выявление главных знаний в отделе и создание структуры знаний.
4. Сбор бизнес-требований, функциональных и нефункциональных требований к системе управления знаниями.
5. Сравнительный анализ информационных систем управления знаниями, представленных на рынке.
6. Выбор информационной системы управления знаниями для внедрения в маркетинговый отдел агентства.
7. Предложение практических рекомендаций по внедрению выбранной системы.
Объектом исследования в данной работе является маркетинговый отдел агентства 20х80, предметом исследования - информационная система управления знаниями.
Метод сбора данных - глубинное интервью с руководителем маркетингового отдела агентства, изучение документов отдела; изучение учебных материалов, научных статей и интернет-ресурсов.
Работа состоит из трех глав. В первой главе рассмотрен теоретический аспект управления знаниями (УЗ) и систем управления знаниями (СУЗ). В данной главе даны основные определения, используемые далее в работе; рассмотрен процесс управления знаниями в организациях; описаны особенности систем управления знаниями и преимущества их внедрения, а также представлен обзор рынка СУЗ.
Во второй главе работы был проведен анализ текущей ситуации в отделе в рамках управления знаниями, были выявлены проблемы, связанные с отсутствием системы управления знаниями. Проведен сбор и анализ главных знаний, существующих и используемых в отделе, составлена структура знаний. Для выбора информационной СУЗ были составлены бизнес-требования, функциональные и нефункциональные требования к системе.
...
Данная тема особенно актуальна в современном бизнес-мире, характеризующимся быстрыми темпами развития информационных систем и технологий, нестабильностью среды, необходимостью постоянного развития и адаптации к изменениям для сохранения конкурентоспособности.
В быстро трансформирующемся цифровом мире организационные знания становятся основным ресурсом и конкурентным преимуществом при их эффективном управлении. Внедрение системы управления знаниями в организации позволяет менеджерам эффективно управлять бизнес-процессами и совершенствовать их. Отсутствие в организациях процессов по управлению знаниями и единой системы управления знаниями приводит к потере конкурентного преимущества, ухудшению внутренних процессов и процессов по созданию, хранению и использовании знаний и информации внутри компании, увеличению времени на поиск нужной информации, в последствии замедляя рост и развитие бизнеса.
На данный момент в маркетинговом отделе агентства 20х80 существует проблема отсутствия единого подхода к управлению знаниями и системы управления знаниями. Отсутствие системы управления знаниями и единого хранилища знаний при постоянном увеличении накопленных знаний приводит к снижению эффективности работы отдела и увеличению временных затрат на выполнение рабочих задач.
Отсутствие системы управления знаниями в отделе приводит также к ряду проблем:
• Потеря знаний при уходе сотрудников из агентства;
• Потеря времени на поиск нужной информации, в т.ч. из-за необходимости запрашивать необходимую информацию и знания у другой команды отдела;
• Отсутствие всей информации/знаний в едином хранилище у руководителя отдела;
• Отсутствие систематизации знаний.
Соответственно, выявлена потребность во внедрении единой системы управления знаниями и единого хранилища знаний.
Таким образом, была сформирована цель работы - выбрать информационную систему управления знаниями для повышения эффективности работы со знаниями в маркетинговом отделе агентства 20х80 и предложить практические рекомендации по ее внедрению.
Для достижения данной цели был сформирован ряд задач:
1. Определение основных терминов, процесса управления знаниями в
организациях, понятия и особенностей системы управления знаниями.
2. Анализ текущих проблем в области управления знаниями в маркетинговом отделе агентства 20х80.
3. Выявление главных знаний в отделе и создание структуры знаний.
4. Сбор бизнес-требований, функциональных и нефункциональных требований к системе управления знаниями.
5. Сравнительный анализ информационных систем управления знаниями, представленных на рынке.
6. Выбор информационной системы управления знаниями для внедрения в маркетинговый отдел агентства.
7. Предложение практических рекомендаций по внедрению выбранной системы.
Объектом исследования в данной работе является маркетинговый отдел агентства 20х80, предметом исследования - информационная система управления знаниями.
Метод сбора данных - глубинное интервью с руководителем маркетингового отдела агентства, изучение документов отдела; изучение учебных материалов, научных статей и интернет-ресурсов.
Работа состоит из трех глав. В первой главе рассмотрен теоретический аспект управления знаниями (УЗ) и систем управления знаниями (СУЗ). В данной главе даны основные определения, используемые далее в работе; рассмотрен процесс управления знаниями в организациях; описаны особенности систем управления знаниями и преимущества их внедрения, а также представлен обзор рынка СУЗ.
Во второй главе работы был проведен анализ текущей ситуации в отделе в рамках управления знаниями, были выявлены проблемы, связанные с отсутствием системы управления знаниями. Проведен сбор и анализ главных знаний, существующих и используемых в отделе, составлена структура знаний. Для выбора информационной СУЗ были составлены бизнес-требования, функциональные и нефункциональные требования к системе.
...
В данной работе рассматривалась проблема управления знаниями в маркетинговом отделе агентства 20х80. На сегодняшний день в отделе существует проблема отсутствия системного подхода к УЗ и системы управления знаниями.
В результате анализа потребностей отдела и существующих вариантов решения проблемы автором было предложено решение внедрения информационной системы управления знаниями, которая позволила бы отделу повысить эффективность работы со знаниями и предоставила бы отделу инструмент для улучшения процесса управления знаниями.
Таким образом, автором работы был проведен сравнительный анализ существующих систем управления знаниями на российском рынке и выявлены системы с наилучшим соответствием собранным требованиям.
По результатам финального анализа систем с наиболее высоким процентом соответствия требованиям, автором была выделена система TEAMLY как система с наиболее широким функционалом при более низкой стоимости использования.
Также автором были составлены рекомендации для отдела по внедрению данной системы. Рекомендации включили в себя рекомендации по процессу внедрения, по предварительной настройки системы, по ее первичному наполнения и по обучению будущих пользователей. Также была предложена возможная структура элементов (знаний и документов) в системе.
Внедрение выбранной системы позволит отделу и его руководителю решить те проблемы, которые были выделены в начале работы. Так, можно выделить следующие преимущества, которые получит отдел от внедрения СУЗ:
Накопление и сохранение знаний отдела
Была выделена проблема потери знаний при уходе сотрудников из отдела. Система управления знаний предлагает широкий набор инструментов для формализации и документирования знаний сотрудников отдела, а также позволяет сохранять все знания в хранилище в системе. Система сама по себе не сможет полностью решить данную проблему, так как в отделе отсутствуют формализованные методы и правила по работе со знаниями. Для полноценного решения отделу необходимо при внедрении системы выявить те знания, которые могут быть еще не были задокументированы или которые сложно задокументировать, и настроить мотивацию сотрудников для работы над созданием знаний внутри системы (совместной и индивидуальной).
Систематизация и структуризация знаний
На данный момент из-за разрозненных методов хранения и управления знаниями в отделе отсутствует полноценная систематизация знаний. Система управления знаниями позволяет решить данную проблему посредством хранения знаний в системе в структурированной виде (как самих элементов в системе, так и представления знаний на страницах). Система также позволяет создавать и присваивать элементам (папкам, файлам, страницам) классификаторы и теги. Систематизация знаний также упрощает поиск по системе.
Быстрый поиск необходимых знаний
При отсутствии СУЗ в отделе была выявлена проблема потери времени на поиск нужной информации, так как знания и документы хранились на разных Google дисках. Также тратилось время при необходимости запрашивать нужную информацию и знания у другой команды отдела. Система управления знаниями позволяет решить данную проблему, так как она предоставляет широкие возможности поиска внутри системы. При создании качественной структуры элементов и правильном назначении классификаторов и тегов сотрудники отдела смогут получить моментальный поиск необходимых знаний, хранящихся в системе. Также упроститься процесс получения необходимых знаний от других сотрудников или команд, т.к. система предлагает гибкие возможности управления доступами, т.е. можно быстро давать доступ к необходимым статьям и разделам другим сотрудникам или целым командам.
Полный доступ и контроль у администратора системы
Ранее была выделена проблема отсутствия всей информации и знаний в едином хранилище у руководителя отдела, те. отсутствие доступа к необходимым знаниям и материалов отдела у руководителя. Именно из-за данной проблемы руководитель в первую очередь задумался о внедрении системы, которая позволила бы ему получить доступ ко всем материалам отдела в одном месте. СУЗ решает проблему и дает дополнительные преимущества руководителю. Помимо получения полного доступа ко всем разделам и материалам в системе, руководитель отдела (в роли администратора системы), также получает полный контроль над другими пользователями в системе и их правами в системе. Таким образом, администратор может настроить доступы пользователей только к необходимым разделам и настроить их права (создание, редактирование, просмотр или полный доступ).
...
В результате анализа потребностей отдела и существующих вариантов решения проблемы автором было предложено решение внедрения информационной системы управления знаниями, которая позволила бы отделу повысить эффективность работы со знаниями и предоставила бы отделу инструмент для улучшения процесса управления знаниями.
Таким образом, автором работы был проведен сравнительный анализ существующих систем управления знаниями на российском рынке и выявлены системы с наилучшим соответствием собранным требованиям.
По результатам финального анализа систем с наиболее высоким процентом соответствия требованиям, автором была выделена система TEAMLY как система с наиболее широким функционалом при более низкой стоимости использования.
Также автором были составлены рекомендации для отдела по внедрению данной системы. Рекомендации включили в себя рекомендации по процессу внедрения, по предварительной настройки системы, по ее первичному наполнения и по обучению будущих пользователей. Также была предложена возможная структура элементов (знаний и документов) в системе.
Внедрение выбранной системы позволит отделу и его руководителю решить те проблемы, которые были выделены в начале работы. Так, можно выделить следующие преимущества, которые получит отдел от внедрения СУЗ:
Накопление и сохранение знаний отдела
Была выделена проблема потери знаний при уходе сотрудников из отдела. Система управления знаний предлагает широкий набор инструментов для формализации и документирования знаний сотрудников отдела, а также позволяет сохранять все знания в хранилище в системе. Система сама по себе не сможет полностью решить данную проблему, так как в отделе отсутствуют формализованные методы и правила по работе со знаниями. Для полноценного решения отделу необходимо при внедрении системы выявить те знания, которые могут быть еще не были задокументированы или которые сложно задокументировать, и настроить мотивацию сотрудников для работы над созданием знаний внутри системы (совместной и индивидуальной).
Систематизация и структуризация знаний
На данный момент из-за разрозненных методов хранения и управления знаниями в отделе отсутствует полноценная систематизация знаний. Система управления знаниями позволяет решить данную проблему посредством хранения знаний в системе в структурированной виде (как самих элементов в системе, так и представления знаний на страницах). Система также позволяет создавать и присваивать элементам (папкам, файлам, страницам) классификаторы и теги. Систематизация знаний также упрощает поиск по системе.
Быстрый поиск необходимых знаний
При отсутствии СУЗ в отделе была выявлена проблема потери времени на поиск нужной информации, так как знания и документы хранились на разных Google дисках. Также тратилось время при необходимости запрашивать нужную информацию и знания у другой команды отдела. Система управления знаниями позволяет решить данную проблему, так как она предоставляет широкие возможности поиска внутри системы. При создании качественной структуры элементов и правильном назначении классификаторов и тегов сотрудники отдела смогут получить моментальный поиск необходимых знаний, хранящихся в системе. Также упроститься процесс получения необходимых знаний от других сотрудников или команд, т.к. система предлагает гибкие возможности управления доступами, т.е. можно быстро давать доступ к необходимым статьям и разделам другим сотрудникам или целым командам.
Полный доступ и контроль у администратора системы
Ранее была выделена проблема отсутствия всей информации и знаний в едином хранилище у руководителя отдела, те. отсутствие доступа к необходимым знаниям и материалов отдела у руководителя. Именно из-за данной проблемы руководитель в первую очередь задумался о внедрении системы, которая позволила бы ему получить доступ ко всем материалам отдела в одном месте. СУЗ решает проблему и дает дополнительные преимущества руководителю. Помимо получения полного доступа ко всем разделам и материалам в системе, руководитель отдела (в роли администратора системы), также получает полный контроль над другими пользователями в системе и их правами в системе. Таким образом, администратор может настроить доступы пользователей только к необходимым разделам и настроить их права (создание, редактирование, просмотр или полный доступ).
...
