ФОРМИРОВАНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИЕМА ПОСТУПАЮЩИХ В УСЛОВИЯХ РЕОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
|
Аннотация
ВВЕДЕНИЕ 8
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНИЗАЦИИ 12
1.1 Нормативно-правовая база управления документами 12
1.2 Сущность и значение документооборота в деятельности 19
организации
1.3 Система организационно-управленческой документации 28
1.4 Организационные условия подпроцесса «Приемная комиссия» 33
2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА «ПРИЕМНАЯ
КОМИССИЯ» НА ПРИМЕРЕ ГАПОУ СО «КАМЕНСК-УРАЛЬСКИЙ ТЕХНИКУМ ТОРГОВЛИ И СЕРВИСА» 42
2.1 Характеристика образовательной организации 42
2.2 Нормативно-правовое регулирование управления
документацией в подпроцессе «Приемная комиссия» 49
2.3 Организация приема в ГАПОУ СО «КУТТС» 52
2.4 Разработка пакета персональных документов поступающего... 55
3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЕДИНОЙ БАЗЫ
ДАННЫХ ПОСТУПАЮЩИХ, НА ПЛАТФОРМЕ EXCEL В ГАПОУ СО «КАМЕНСК-УРАЛЬСКИЙ ТЕХНИКУМ ТОРГОВЛИ И СЕРВИСА»... 67 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 71
ПРИЛОЖЕНИЯ 78
1. Заявление поступающего 78
2. Расписка о приеме документов 81
3. Учебная карточка студента 82
4. Договор об образовании на обучение по образовательным
программам среднего профессионального образования 83
5. Согласие на обработку персональных данных 88
6. Фрагмент базы данных 90
7. Методические рекомендации пользователя по работе с Единой
базой данных поступающих, на платформе Excel для автоматизации работы приемной комиссии ГАПОУ СО «Каменск-Уральский техникум торговли и сервиса» 91
8. Акт о внедрении результатов научной и инновационной
деятельности 92
ВВЕДЕНИЕ 8
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНИЗАЦИИ 12
1.1 Нормативно-правовая база управления документами 12
1.2 Сущность и значение документооборота в деятельности 19
организации
1.3 Система организационно-управленческой документации 28
1.4 Организационные условия подпроцесса «Приемная комиссия» 33
2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА «ПРИЕМНАЯ
КОМИССИЯ» НА ПРИМЕРЕ ГАПОУ СО «КАМЕНСК-УРАЛЬСКИЙ ТЕХНИКУМ ТОРГОВЛИ И СЕРВИСА» 42
2.1 Характеристика образовательной организации 42
2.2 Нормативно-правовое регулирование управления
документацией в подпроцессе «Приемная комиссия» 49
2.3 Организация приема в ГАПОУ СО «КУТТС» 52
2.4 Разработка пакета персональных документов поступающего... 55
3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЕДИНОЙ БАЗЫ
ДАННЫХ ПОСТУПАЮЩИХ, НА ПЛАТФОРМЕ EXCEL В ГАПОУ СО «КАМЕНСК-УРАЛЬСКИЙ ТЕХНИКУМ ТОРГОВЛИ И СЕРВИСА»... 67 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 71
ПРИЛОЖЕНИЯ 78
1. Заявление поступающего 78
2. Расписка о приеме документов 81
3. Учебная карточка студента 82
4. Договор об образовании на обучение по образовательным
программам среднего профессионального образования 83
5. Согласие на обработку персональных данных 88
6. Фрагмент базы данных 90
7. Методические рекомендации пользователя по работе с Единой
базой данных поступающих, на платформе Excel для автоматизации работы приемной комиссии ГАПОУ СО «Каменск-Уральский техникум торговли и сервиса» 91
8. Акт о внедрении результатов научной и инновационной
деятельности 92
Актуальность проблемы и темы научного исследования. В обстоятельствах непостоянности экономических тенденций, жизнестойкость организации определяется результативностью управления. Основным ресурсом управления является информация. Управление организацией представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации, записанной в документах. Документы являются основным средством управления в любой организации независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы. Сведения закрепляются в документах, которые придают им организационную форму и перемещают во времени и пространстве. В основе управленческих р.ешений лежат документы и документная информация. Продуктивность управления документами означает эффективность управления организацией. Процессы по созданию и обработке документов в различных организациях обычно типовые, стадии документационного обеспечения управления подобные. Использование стандартных делопроизводственных процедур в ходе создания и обработки документов позволяет разрабатывать единые комбинации, подходы, применять аналогичные методики рационализации и оптимизации документационных процессов в различных организациях. Однако имеются отдельные отличительные черты документирования деятельности и организации работы с документами в организациях. Сегодня российским делопр оизводством н акоплен большой пр актический и теор етический опыт развития рационализации создания документов. Но приходится считать, что этот опыт недостаточно востребован во многих организациях. Руководство этих организаций недооценивают значение соблюдения правил документирования, не говоря уже о потребности целесообразной организации документооборота. Руководитель образовательной организации должен не только уметь правильно составлять и оформлять документы, но и хор.ошо представлять, как осуществляется документооборот, хранение и использование документов. Руководителю, конечно, не обязательно самому вдаваться в тонкости организации документационного обеспечения. Достаточно принять на работу и поддерживать квалифицированного специалиста, который сможет разработать и организовать осуществление мероприятий по совершенствованию делопроизводства организации, постепенному формированию эффективной системы управления документами.
Так как имеется огромный опыт совершенствования процессов документационного обеспечения управления, однако проблемы совершенствования документирования и организации работы с документами конкротной организации и сегодня не тер.яют актуальности.
Проблема автоматизации подпроцессов и процессов управления как сродства повышения эффективности работы всегда являлась и остается актуальной в любой сферо человеческой деятельности, сфера образования также не является исключением. Необходимость автоматизации процесса приема поступающих в техникум объясняется задачами облегчения тр.уда работников приемной комиссии, следовательно, повышения продуктивности работ по составлению различных отчетов, справок, рейтингов обработке данных, а также формированию пакета персональных документов.
Организация работы с документами - одна из составных частей процессов и принятия управленческих решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательной организации тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным организациям тробуется системный подход к управлению документами1.
Объектом магистерского исследован.ия является процесс
документирования деятельности образовательной организации, предметом исследования - автоматизация системы работы с документами приемной комиссии ГАПОУ СО «КУТТС».
Гипотеза: Если разработать автоматизированную систему документооборота приема поступающих на платформе Excel, то она упростит и систематизирует деятельность по организации работ приемной комиссии в образовательном учреждении....
Так как имеется огромный опыт совершенствования процессов документационного обеспечения управления, однако проблемы совершенствования документирования и организации работы с документами конкротной организации и сегодня не тер.яют актуальности.
Проблема автоматизации подпроцессов и процессов управления как сродства повышения эффективности работы всегда являлась и остается актуальной в любой сферо человеческой деятельности, сфера образования также не является исключением. Необходимость автоматизации процесса приема поступающих в техникум объясняется задачами облегчения тр.уда работников приемной комиссии, следовательно, повышения продуктивности работ по составлению различных отчетов, справок, рейтингов обработке данных, а также формированию пакета персональных документов.
Организация работы с документами - одна из составных частей процессов и принятия управленческих решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательной организации тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным организациям тробуется системный подход к управлению документами1.
Объектом магистерского исследован.ия является процесс
документирования деятельности образовательной организации, предметом исследования - автоматизация системы работы с документами приемной комиссии ГАПОУ СО «КУТТС».
Гипотеза: Если разработать автоматизированную систему документооборота приема поступающих на платформе Excel, то она упростит и систематизирует деятельность по организации работ приемной комиссии в образовательном учреждении....
После рассмотрения теоретических аспектов документооборота организации установлено, что многие свойства и механизмы документирования еще познаются, требуют дополнительного изучения.
Внедренная электронная база данных документооборота приемной комиссии обеспечила автоматическое формирование пакета персональных докумен тов поступающего - вн есен ие пер емен н ой пер сон альн ой ин фор мации поступающих в стан дар тн ый шаблон утвер жден н ого документа: договор н а оказан ие обр азовательн ых услуг, согласие н а обр аботку пер сон альн ых дан н ых, р асписка, титульн ый лист личн ого дела, вкладыш личн ого дела.
В р езультате выполн ен н ого объема р абот появилась возможн ость фор мир ован ия пер сон альн ого пакета докумен тов, а также р ешен ы пр облемы:
1) обеспечен ия аутен тичн ости пер сон альн ых дан н ых поступающего во всех фор мир уемых докумен тах (н апр имер , исключен а возможн ость совер шен ия ошибки в н аписан ии фамилии в р азн ых документах - фамилия вн осится в базу един ожды, пр овер яется поступающим н а стадии подписан ия документов, затем автоматически пер ен осится в фор мир уемые докумен ты),
2) увеличен ие скор ости пр иема докумен тов у поступающих,
3) сн ижен ие тр удоемкости выполняемых опер аций докумен тир ован ия у член ов пр иемн ой комиссии,
4) поддер жка актуальн ости дан н ых, фор мир ован ие р азличн ых отчетов, фор мир ован ие списков, поступающих по специальн остям/пр офессиям.
В выпускн ой квалификацион н ой р аботе достигнута цель - создан а един ая система документир ован ия пр иема поступающих в условиях р еор ган изации деятельн ости обр азовательн ого учр ежден ия.
И решены все поставленные задачи:
• изучены и систематизированы теоретические и методологические подходы к определению понятий «документооборот» и «система организационно-управленческой документации;
• проанализированы нормативные документы, регулирующие
деятельность приемной комиссии;
• проверена эффективность формирования пакета персональных документов в единой базе данных поступающих, на платформе Excel.
Таким образом, целесообразность разработанного продукта, как средства, позволяющего решить организационные задачи и способствующего достижению поставленной цели - оптимизации трудозатрат членов приемной комиссии с одновременным повышением качества формируемого пакета персональных документов поступающего, доказано 100% решением выше указанных проблем, что несомненно положительно отразилось на имидже техникума.
Внедренная электронная база данных документооборота приемной комиссии обеспечила автоматическое формирование пакета персональных докумен тов поступающего - вн есен ие пер емен н ой пер сон альн ой ин фор мации поступающих в стан дар тн ый шаблон утвер жден н ого документа: договор н а оказан ие обр азовательн ых услуг, согласие н а обр аботку пер сон альн ых дан н ых, р асписка, титульн ый лист личн ого дела, вкладыш личн ого дела.
В р езультате выполн ен н ого объема р абот появилась возможн ость фор мир ован ия пер сон альн ого пакета докумен тов, а также р ешен ы пр облемы:
1) обеспечен ия аутен тичн ости пер сон альн ых дан н ых поступающего во всех фор мир уемых докумен тах (н апр имер , исключен а возможн ость совер шен ия ошибки в н аписан ии фамилии в р азн ых документах - фамилия вн осится в базу един ожды, пр овер яется поступающим н а стадии подписан ия документов, затем автоматически пер ен осится в фор мир уемые докумен ты),
2) увеличен ие скор ости пр иема докумен тов у поступающих,
3) сн ижен ие тр удоемкости выполняемых опер аций докумен тир ован ия у член ов пр иемн ой комиссии,
4) поддер жка актуальн ости дан н ых, фор мир ован ие р азличн ых отчетов, фор мир ован ие списков, поступающих по специальн остям/пр офессиям.
В выпускн ой квалификацион н ой р аботе достигнута цель - создан а един ая система документир ован ия пр иема поступающих в условиях р еор ган изации деятельн ости обр азовательн ого учр ежден ия.
И решены все поставленные задачи:
• изучены и систематизированы теоретические и методологические подходы к определению понятий «документооборот» и «система организационно-управленческой документации;
• проанализированы нормативные документы, регулирующие
деятельность приемной комиссии;
• проверена эффективность формирования пакета персональных документов в единой базе данных поступающих, на платформе Excel.
Таким образом, целесообразность разработанного продукта, как средства, позволяющего решить организационные задачи и способствующего достижению поставленной цели - оптимизации трудозатрат членов приемной комиссии с одновременным повышением качества формируемого пакета персональных документов поступающего, доказано 100% решением выше указанных проблем, что несомненно положительно отразилось на имидже техникума.
