Тема: ФОРМИРОВАНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИЕМА ПОСТУПАЮЩИХ В УСЛОВИЯХ РЕОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

Актуальность проблемы и темы научного исследования. В обстоятельствах непостоянности экономических тенденций, жизнестойкость организации определяется результативностью управления. Основным ресурсом управления является информация. Управление организацией представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации, записанной в документах. Документы являются основным средством управления в любой организации независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы. Сведения закрепляются в документах, которые придают им организационную форму и перемещают во времени и пространстве. В основе управленческих р.ешений лежат документы и документная информация. Продуктивность управления документами означает эффективность управления организацией. Процессы по созданию и обработке документов в различных организациях обычно типовые, стадии документационного обеспечения управления подобные. Использование стандартных делопроизводственных процедур в ходе создания и обработки документов позволяет разрабатывать единые комбинации, подходы, применять аналогичные методики рационализации и оптимизации документационных процессов в различных организациях. Однако имеются отдельные отличительные черты документирования деятельности и организации работы с документами в организациях. Сегодня российским делопр оизводством н акоплен большой пр актический и теор етический опыт развития рационализации создания документов. Но приходится считать, что этот опыт недостаточно востребован во многих организациях. Руководство этих организаций недооценивают значение соблюдения правил документирования, не говоря уже о потребности целесообразной организации документооборота. Руководитель образовательной организации должен не только уметь правильно составлять и оформлять документы, но и хор.ошо представлять, как осуществляется документооборот, хранение и использование документов. Руководителю, конечно, не обязательно самому вдаваться в тонкости организации документационного обеспечения. Достаточно принять на работу и поддерживать квалифицированного специалиста, который сможет разработать и организовать осуществление мероприятий по совершенствованию делопроизводства организации, постепенному формированию эффективной системы управления документами.
Так как имеется огромный опыт совершенствования процессов документационного обеспечения управления, однако проблемы совершенствования документирования и организации работы с документами конкротной организации и сегодня не тер.яют актуальности.
Проблема автоматизации подпроцессов и процессов управления как сродства повышения эффективности работы всегда являлась и остается актуальной в любой сферо человеческой деятельности, сфера образования также не является исключением. Необходимость автоматизации процесса приема поступающих в техникум объясняется задачами облегчения тр.уда работников приемной комиссии, следовательно, повышения продуктивности работ по составлению различных отчетов, справок, рейтингов обработке данных, а также формированию пакета персональных документов.
Организация работы с документами - одна из составных частей процессов и принятия управленческих решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательной организации тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным организациям тробуется системный подход к управлению документами1.
Объектом магистерского исследован.ия является процесс
документирования деятельности образовательной организации, предметом исследования - автоматизация системы работы с документами приемной комиссии ГАПОУ СО «КУТТС».
Гипотеза: Если разработать автоматизированную систему документооборота приема поступающих на платформе Excel, то она упростит и систематизирует деятельность по организации работ приемной комиссии в образовательном учреждении....
Купить

После рассмотрения теоретических аспектов документооборота организации установлено, что многие свойства и механизмы документирования еще познаются, требуют дополнительного изучения.
Внедренная электронная база данных документооборота приемной комиссии обеспечила автоматическое формирование пакета персональных докумен тов поступающего - вн есен ие пер емен н ой пер сон альн ой ин фор мации поступающих в стан дар тн ый шаблон утвер жден н ого документа: договор н а оказан ие обр азовательн ых услуг, согласие н а обр аботку пер сон альн ых дан н ых, р асписка, титульн ый лист личн ого дела, вкладыш личн ого дела.
В р езультате выполн ен н ого объема р абот появилась возможн ость фор мир ован ия пер сон альн ого пакета докумен тов, а также р ешен ы пр облемы:
1) обеспечен ия аутен тичн ости пер сон альн ых дан н ых поступающего во всех фор мир уемых докумен тах (н апр имер , исключен а возможн ость совер шен ия ошибки в н аписан ии фамилии в р азн ых документах - фамилия вн осится в базу един ожды, пр овер яется поступающим н а стадии подписан ия документов, затем автоматически пер ен осится в фор мир уемые докумен ты),
2) увеличен ие скор ости пр иема докумен тов у поступающих,
3) сн ижен ие тр удоемкости выполняемых опер аций докумен тир ован ия у член ов пр иемн ой комиссии,
4) поддер жка актуальн ости дан н ых, фор мир ован ие р азличн ых отчетов, фор мир ован ие списков, поступающих по специальн остям/пр офессиям.
В выпускн ой квалификацион н ой р аботе достигнута цель - создан а един ая система документир ован ия пр иема поступающих в условиях р еор ган изации деятельн ости обр азовательн ого учр ежден ия.
И решены все поставленные задачи:
• изучены и систематизированы теоретические и методологические подходы к определению понятий «документооборот» и «система организационно-управленческой документации;
• проанализированы нормативные документы, регулирующие
деятельность приемной комиссии;
• проверена эффективность формирования пакета персональных документов в единой базе данных поступающих, на платформе Excel.
Таким образом, целесообразность разработанного продукта, как средства, позволяющего решить организационные задачи и способствующего достижению поставленной цели - оптимизации трудозатрат членов приемной комиссии с одновременным повышением качества формируемого пакета персональных документов поступающего, доказано 100% решением выше указанных проблем, что несомненно положительно отразилось на имидже техникума.
Купить