Цифровизация процессов учёта Всероссийского общества автомобилистов
|
Заявление о самостоятельном характере работы 1
Введение 3
Глава 1. Теоретическая часть 5
1.1. Понятие цифровизации 5
1.2. Методологии оценки цифровой зрелости организаций 8
1.3. Специфика цифровизации процессов управленческого и бухгалтерского учёта 11
1.4. Риски, сопряженные с цифровизацией процессов бухгалтерского учёта 15
Выводы 17
Глава 2. Анализ бизнес-процессов и потребностей заинтересованных сторон 18
2.1. Общая характеристика организации 18
2.2. Описание текущих процессов учёта и оценка цифровой зрелости 21
2.3. Анализ заинтересованных сторон и сбор требований 28
Выводы 43
Глава 3. Рекомендации для проекта по цифровизации 45
3.1. Содержание и структура работ проекта по цифровизации 45
3.2. Цели и метрики проекта по цифровизации 47
3.3. Этапы внедрения 49
3.4. Оценка потенциальных рисков и разработка стратегий управления рисками 51
Выводы 58
Заключение 60
Список использованных источников 63
Приложение 1. Интервью с сотрудниками ВОА 68
Приложение 2. Оценка цифровой зрелости ВОА 71
Приложение 3. Функциональные требования к ВОА-IT 73
Введение 3
Глава 1. Теоретическая часть 5
1.1. Понятие цифровизации 5
1.2. Методологии оценки цифровой зрелости организаций 8
1.3. Специфика цифровизации процессов управленческого и бухгалтерского учёта 11
1.4. Риски, сопряженные с цифровизацией процессов бухгалтерского учёта 15
Выводы 17
Глава 2. Анализ бизнес-процессов и потребностей заинтересованных сторон 18
2.1. Общая характеристика организации 18
2.2. Описание текущих процессов учёта и оценка цифровой зрелости 21
2.3. Анализ заинтересованных сторон и сбор требований 28
Выводы 43
Глава 3. Рекомендации для проекта по цифровизации 45
3.1. Содержание и структура работ проекта по цифровизации 45
3.2. Цели и метрики проекта по цифровизации 47
3.3. Этапы внедрения 49
3.4. Оценка потенциальных рисков и разработка стратегий управления рисками 51
Выводы 58
Заключение 60
Список использованных источников 63
Приложение 1. Интервью с сотрудниками ВОА 68
Приложение 2. Оценка цифровой зрелости ВОА 71
Приложение 3. Функциональные требования к ВОА-IT 73
Данная работа представляет собой консалтинговый проект, выполненный для Общероссийской общественной организации «Всероссийское общество автомобилистов».
В основе данной работы лежит следующая управленческая проблема — недостаточная прозрачность и эффективность процессов ведения управленческого и бухгалтерского учёта. Наиболее полные данные о гаражах и их владельцах хранятся на стоянках, причем их значительная часть не оцифрована, что затрудняет осуществление контроля и снижает эффективность труда. Работа с единой базой данных позволит минимизировать необходимость создания регулярных внутренних отчётов для вышестоящей организации, с одной стороны, и создаст дополнительные ограничения для осуществления незаконной деятельности на территории стоянок.
Объект исследования — подразделения Всероссийского общества автомобилистов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.
Предмет исследования — процессы учёта сведений о владельцах гаражей, начислениях и списаниях установленных членских взносов и прочих фактах хозяйственной жизни, обрабатываемых сотрудниками ВОА для создания управленческой и бухгалтерской отчётности.
Целью работы является разработка рекомендаций по реализации проекта по цифровизации бизнес-процессов учёта ВОА.
Задачи, необходимые для выполнения поставленной цели:
• Определить основные понятия и термины, связанные с цифровизацией
• Рассмотреть существующие методологии оценки цифровой зрелости организации и критические замечания в их отношении
• Рассмотреть особенности цифровизации бухгалтерского и управленческого учёта в организациях
• Перечислить потенциальные риски, сопряженные с цифровизацией учётно-аналитических процессов
• Описать процессы учёта и оценить цифровую зрелость ВОА
• Проанализировать интересы и силу заинтересованных сторон и предложить стратегию взаимодействия с ними
• Формализовать требования к новой версии сервиса ВОА-IT
• Определить иерархическую структуру работ в рамках проекта по цифровизации
• Разработать систему целей и метрик для проекта по цифровизации
• Предложить этапы внедрения информационной системы
• Разработать рекомендации по управлению проектными рисками
Данная работа логически разделена на три части: теоретическую, практическую и заключительную. Для написания теоретической части были использованы различные информационные ресурсы, в том числе электронные ресурсы, книги и статьи по теме. Основным источником информации для практической части работы являлись полуструктурированные интервью с сотрудниками подразделений ВОА в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, наблюдение за работой сотрудников, изучение используемого ПО и внутренней документации, а также опыт внедрения первой версии сервиса ВОА-IT в подразделениях ВОА в Красносельском районе Санкт-Петербурга. В заключительной части разработана иерархическая структура работ, структура целей и метрик проекта, проведён анализ рисков и предложены стратегии реагирования на риски и этапы внедрения информационных систем в новых подразделениях.
Примечание
Данная работа является продолжением курсовой работы на тему «Автоматизация процессов учёта и переоформления гаражей Всероссийского общества автомобилистов».
Проблема, которая легла в основу курсовой работы — отсутствие единого подхода к учёту гаражей, членов общества и переоформлений, что затрудняет коммуникацию между подразделениями и делает невозможным получение актуальных и полных сведений о гаражах и их владельцах.
На основе полученных в ходе общения с представителями подразделений Всероссийского общества автомобилистов в Санкт-Петербурге, были описаны текущие процессы учёта гаражей и их владельцев, сформулированы факторы, влияющие на выделенную проблему несоответствия собранных сведений о гаражах и их владельцах реальности, и описаны требования к первой версии ВОА-IT. Результатами курсовой работы являются собранные на основе исследования требования к первой версии информационной системы ВОА-IT, идентифицированные риски на этапе её внедрения и рекомендации по преодолению сопротивления изменениям в процессе внедрения.
В рамках выпускной квалификационной работы было продолжено исследование потребностей сотрудников ВОА с целью формулирования рекомендаций для осуществления проекта по цифровизации процессов управленческого и бухгалтерского учёта во всех подразделениях.
В основе данной работы лежит следующая управленческая проблема — недостаточная прозрачность и эффективность процессов ведения управленческого и бухгалтерского учёта. Наиболее полные данные о гаражах и их владельцах хранятся на стоянках, причем их значительная часть не оцифрована, что затрудняет осуществление контроля и снижает эффективность труда. Работа с единой базой данных позволит минимизировать необходимость создания регулярных внутренних отчётов для вышестоящей организации, с одной стороны, и создаст дополнительные ограничения для осуществления незаконной деятельности на территории стоянок.
Объект исследования — подразделения Всероссийского общества автомобилистов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.
Предмет исследования — процессы учёта сведений о владельцах гаражей, начислениях и списаниях установленных членских взносов и прочих фактах хозяйственной жизни, обрабатываемых сотрудниками ВОА для создания управленческой и бухгалтерской отчётности.
Целью работы является разработка рекомендаций по реализации проекта по цифровизации бизнес-процессов учёта ВОА.
Задачи, необходимые для выполнения поставленной цели:
• Определить основные понятия и термины, связанные с цифровизацией
• Рассмотреть существующие методологии оценки цифровой зрелости организации и критические замечания в их отношении
• Рассмотреть особенности цифровизации бухгалтерского и управленческого учёта в организациях
• Перечислить потенциальные риски, сопряженные с цифровизацией учётно-аналитических процессов
• Описать процессы учёта и оценить цифровую зрелость ВОА
• Проанализировать интересы и силу заинтересованных сторон и предложить стратегию взаимодействия с ними
• Формализовать требования к новой версии сервиса ВОА-IT
• Определить иерархическую структуру работ в рамках проекта по цифровизации
• Разработать систему целей и метрик для проекта по цифровизации
• Предложить этапы внедрения информационной системы
• Разработать рекомендации по управлению проектными рисками
Данная работа логически разделена на три части: теоретическую, практическую и заключительную. Для написания теоретической части были использованы различные информационные ресурсы, в том числе электронные ресурсы, книги и статьи по теме. Основным источником информации для практической части работы являлись полуструктурированные интервью с сотрудниками подразделений ВОА в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, наблюдение за работой сотрудников, изучение используемого ПО и внутренней документации, а также опыт внедрения первой версии сервиса ВОА-IT в подразделениях ВОА в Красносельском районе Санкт-Петербурга. В заключительной части разработана иерархическая структура работ, структура целей и метрик проекта, проведён анализ рисков и предложены стратегии реагирования на риски и этапы внедрения информационных систем в новых подразделениях.
Примечание
Данная работа является продолжением курсовой работы на тему «Автоматизация процессов учёта и переоформления гаражей Всероссийского общества автомобилистов».
Проблема, которая легла в основу курсовой работы — отсутствие единого подхода к учёту гаражей, членов общества и переоформлений, что затрудняет коммуникацию между подразделениями и делает невозможным получение актуальных и полных сведений о гаражах и их владельцах.
На основе полученных в ходе общения с представителями подразделений Всероссийского общества автомобилистов в Санкт-Петербурге, были описаны текущие процессы учёта гаражей и их владельцев, сформулированы факторы, влияющие на выделенную проблему несоответствия собранных сведений о гаражах и их владельцах реальности, и описаны требования к первой версии ВОА-IT. Результатами курсовой работы являются собранные на основе исследования требования к первой версии информационной системы ВОА-IT, идентифицированные риски на этапе её внедрения и рекомендации по преодолению сопротивления изменениям в процессе внедрения.
В рамках выпускной квалификационной работы было продолжено исследование потребностей сотрудников ВОА с целью формулирования рекомендаций для осуществления проекта по цифровизации процессов управленческого и бухгалтерского учёта во всех подразделениях.
Данная работа представляет собой консалтинговый проект, выполненный для Общероссийской общественной организации «Всероссийское общество автомобилистов».
Проблема, которая легла в основу данной работы — недостаточная прозрачность и эффективность процессов ведения управленческого и бухгалтерского учёта.
Выводы, сформулированные в результате обзора литературы по теме цифровизации в целом и цифровизации учётно-аналитических процессов в частности были использованы в дальнейшей работе:
• Определение границ цифровизации позволило корректно сформулировать бизнес-цели проекта по цифровизации процессов учёта ВОА
• На основе обзора материалов по сравнительному анализу и критике моделей цифровой зрелости была выбрана методология для оценивания ВОА
• Выводы относительно специфики цифровизации учётно-аналитических процессов были учтены при разработке требований к новой версии сервиса для учёта фактов хозяйственной жизни ВОА-IT
• Замечания экспертов о рисках в проектах цифровизации учётных процессов легли в основу анализа рисков проекта по цифровизации процессов учёта ВОА
Для достижения цели работы было проведено исследование существующих процессов создания управленческой и бухгалтерской отчётности и потребностей сотрудников подразделений ВОА в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. В рамках исследования было проведено более 30 полуструктурированных интервью, дополнительные сведения были собраны в ходе наблюдения за работой бухгалтеров и председателей ПО и МО и внедрения первой версии ВОА-IT в Красносельском районе.
На основе полученных сведений была проведена оценка цифровой зрелости ВОА, описаны текущие учётные процессы, проведён анализ интересов и силы заинтересованных сторон, формализованы потребности разных типов сотрудников ВОА в виде пользовательских и функциональных требований к новой версии ВОА-IT. Результатами работы являются собранные требования к новой версии информационной системы ВОА-IT, иерархическая структура работ и система целей и метрик проекта, план внедрения информационной системы и стратегии управления рисками, а также рекомендации по взаимодействию с сотрудниками ВОА в ходе проекта по цифровизации.
Проведённое исследование также имеет свои ограничения — поскольку оно было ограничено лишь одним регионом, а особенности выборной системы управления ВОА не позволяют гарантировать, что инициированный сверху переход к новой системе будет осуществлен в полной мере при недостаточной заинтересованности подотчётных подразделений. По этой причине перед осуществлением разработки новой версии сервиса ВОА-IT предполагается проведение исследования потребностей сотрудников других регионов, с целью уточнения разработанных требований.
Таким образом, все поставленные задачи были выполнены, цель работы — разработка рекомендаций по реализации проекта по цифровизации бизнес-процессов учёта ВОА, достигнута. Результаты анализа и рекомендации по проведению проекта по цифровизации процессов учёта детально описаны в работе. Они будут представлены заказчикам проекта (председатель ВОА и ООО «ВОА Консалт»), которые примут окончательное решение о плане проекта по цифровизации процессов учёта во всех подразделениях ВОА.
К преимуществам использования предложенных рекомендаций можно отнести:
• Требования к новой версии ВОА-IT были сформулированы в соответствии с интересами сотрудников ВОА, которые будут в большей степени использовать её для работы, и с учётом используемых ими и проверенных временем решений
• Предложенный порядок внедрения был апробирован в ходе внедрения первой версии ВОА-IT в Красносельском районе Санкт-Петербурга осенью 2023 г. и доработан с учётом полученного опыта
План осуществления внедрения новой системы в два этапа (первый этап –внедрение первой версии ВОА-IT параллельно с разработкой новой версии, второй этап — распространение новой версии и 1С с повторным обучением) обоснован необходимостью проверки всех хранящихся в ПО и МО данных о членах ВОА и их гаражах, которая, по опыту Красносельского района с общим числом гаражей чуть более 15 000, может занимать вплоть до нескольких месяцев. Это позволит не только актуализировать данные, но и избежать критических ошибок после перехода к частично автоматизированному учёту начислений и списаний сумм к оплате за гараж.
В общем смысле, осуществление проекта позволит повысить прозрачность и эффективность работы подразделений за счёт использования единой системы учёта с общей базой данных. Более конкретные выгоды от внедрения могут быть сформулированы следующим образом:
• Актуализация и повышение качества сведений о членах ВОА, их гаражах и фактах хозяйственной жизни за счёт снижения влияния человеческого фактора
• Ускорение процесса ведения учёта за счёт частичной автоматизации начислений сумм к оплате за гараж, учёта оплат с разнесением по счетам и прочих фактов хозяйственной жизни
• Снижение риска допущения ошибок в бухгалтерской отчётности за счёт предоставления возможности бухгалтерам МО проверять корректность учёта ПО в режиме реального времени
• Предоставление вышестоящим организациям больших возможностей для контроля подотчётных подразделений за счёт анализа подозрительной активности пользователей системы учёта
• Упрощение взаимодействия с членами ВОА за счёт предоставления возможностей удалённого общения и оформления документов, а также за счёт частичной автоматизации их информирования
• Ускорение процесса принятия решений за счёт использования онлайн-голосований (только для авторизованных пользователей)
Несмотря на то, что в долгосрочной перспективе ВОА, вероятно, не откажется полностью от ведения учёта на бумажных носителях, внедрение информационных систем позволит приравнять сведения на бумажных носителях к сведениям в системе по уровню полноты и качества, повысить удовлетворённость членов ВОА за счёт более удобного взаимодействия, увеличить продуктивность сотрудников ПО и МО и привлечь больше молодых специалистов на позиции бухгалтеров.
Проблема, которая легла в основу данной работы — недостаточная прозрачность и эффективность процессов ведения управленческого и бухгалтерского учёта.
Выводы, сформулированные в результате обзора литературы по теме цифровизации в целом и цифровизации учётно-аналитических процессов в частности были использованы в дальнейшей работе:
• Определение границ цифровизации позволило корректно сформулировать бизнес-цели проекта по цифровизации процессов учёта ВОА
• На основе обзора материалов по сравнительному анализу и критике моделей цифровой зрелости была выбрана методология для оценивания ВОА
• Выводы относительно специфики цифровизации учётно-аналитических процессов были учтены при разработке требований к новой версии сервиса для учёта фактов хозяйственной жизни ВОА-IT
• Замечания экспертов о рисках в проектах цифровизации учётных процессов легли в основу анализа рисков проекта по цифровизации процессов учёта ВОА
Для достижения цели работы было проведено исследование существующих процессов создания управленческой и бухгалтерской отчётности и потребностей сотрудников подразделений ВОА в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. В рамках исследования было проведено более 30 полуструктурированных интервью, дополнительные сведения были собраны в ходе наблюдения за работой бухгалтеров и председателей ПО и МО и внедрения первой версии ВОА-IT в Красносельском районе.
На основе полученных сведений была проведена оценка цифровой зрелости ВОА, описаны текущие учётные процессы, проведён анализ интересов и силы заинтересованных сторон, формализованы потребности разных типов сотрудников ВОА в виде пользовательских и функциональных требований к новой версии ВОА-IT. Результатами работы являются собранные требования к новой версии информационной системы ВОА-IT, иерархическая структура работ и система целей и метрик проекта, план внедрения информационной системы и стратегии управления рисками, а также рекомендации по взаимодействию с сотрудниками ВОА в ходе проекта по цифровизации.
Проведённое исследование также имеет свои ограничения — поскольку оно было ограничено лишь одним регионом, а особенности выборной системы управления ВОА не позволяют гарантировать, что инициированный сверху переход к новой системе будет осуществлен в полной мере при недостаточной заинтересованности подотчётных подразделений. По этой причине перед осуществлением разработки новой версии сервиса ВОА-IT предполагается проведение исследования потребностей сотрудников других регионов, с целью уточнения разработанных требований.
Таким образом, все поставленные задачи были выполнены, цель работы — разработка рекомендаций по реализации проекта по цифровизации бизнес-процессов учёта ВОА, достигнута. Результаты анализа и рекомендации по проведению проекта по цифровизации процессов учёта детально описаны в работе. Они будут представлены заказчикам проекта (председатель ВОА и ООО «ВОА Консалт»), которые примут окончательное решение о плане проекта по цифровизации процессов учёта во всех подразделениях ВОА.
К преимуществам использования предложенных рекомендаций можно отнести:
• Требования к новой версии ВОА-IT были сформулированы в соответствии с интересами сотрудников ВОА, которые будут в большей степени использовать её для работы, и с учётом используемых ими и проверенных временем решений
• Предложенный порядок внедрения был апробирован в ходе внедрения первой версии ВОА-IT в Красносельском районе Санкт-Петербурга осенью 2023 г. и доработан с учётом полученного опыта
План осуществления внедрения новой системы в два этапа (первый этап –внедрение первой версии ВОА-IT параллельно с разработкой новой версии, второй этап — распространение новой версии и 1С с повторным обучением) обоснован необходимостью проверки всех хранящихся в ПО и МО данных о членах ВОА и их гаражах, которая, по опыту Красносельского района с общим числом гаражей чуть более 15 000, может занимать вплоть до нескольких месяцев. Это позволит не только актуализировать данные, но и избежать критических ошибок после перехода к частично автоматизированному учёту начислений и списаний сумм к оплате за гараж.
В общем смысле, осуществление проекта позволит повысить прозрачность и эффективность работы подразделений за счёт использования единой системы учёта с общей базой данных. Более конкретные выгоды от внедрения могут быть сформулированы следующим образом:
• Актуализация и повышение качества сведений о членах ВОА, их гаражах и фактах хозяйственной жизни за счёт снижения влияния человеческого фактора
• Ускорение процесса ведения учёта за счёт частичной автоматизации начислений сумм к оплате за гараж, учёта оплат с разнесением по счетам и прочих фактов хозяйственной жизни
• Снижение риска допущения ошибок в бухгалтерской отчётности за счёт предоставления возможности бухгалтерам МО проверять корректность учёта ПО в режиме реального времени
• Предоставление вышестоящим организациям больших возможностей для контроля подотчётных подразделений за счёт анализа подозрительной активности пользователей системы учёта
• Упрощение взаимодействия с членами ВОА за счёт предоставления возможностей удалённого общения и оформления документов, а также за счёт частичной автоматизации их информирования
• Ускорение процесса принятия решений за счёт использования онлайн-голосований (только для авторизованных пользователей)
Несмотря на то, что в долгосрочной перспективе ВОА, вероятно, не откажется полностью от ведения учёта на бумажных носителях, внедрение информационных систем позволит приравнять сведения на бумажных носителях к сведениям в системе по уровню полноты и качества, повысить удовлетворённость членов ВОА за счёт более удобного взаимодействия, увеличить продуктивность сотрудников ПО и МО и привлечь больше молодых специалистов на позиции бухгалтеров.
