Введение 4
Глава 1. Обзор внешних источников 6
1.1. Обзор предметной области 6
1.2. Актуальность проблемы на рынке 11
Актуальность управления знаниями 11
Зачем нужна база знаний. 17
1.3. Анализ кейсов 19
Разработка базы знаний компании, которой действительно пользуются 20
Trello – эффективная система управления знаниями для небольшой IT-команды 24
Не хочешь мокнуть – плыви: добровольно-принудительный обмен знаниями 28
Глава 2. Компания Smart Architects 35
2.1. Информация о компании 35
Общая характеристика компании 35
2.2. Актуальность проблемы для компании 37
Глава 3. Проектирование базы знаний 40
3.1. Требования к базе знаний 40
Пожелания со стороны компании 40
Требования, выявленные на основании собственного анализа 41
3.2. Описание базы знаний 44
3.3. Рекомендации по практическому применению 47
Рекомендации 47
Возможный вариант программного обеспечения для реализации базы знаний 48
Выводы 51
Список используемых материалов 53
РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА БАЗЫ ЗНАНИЙ ДЛЯ КОМПАНИИ ООО "СМАРТ АРХИТЕКТС" (SMARTARCHITECTS)
|
Введение 4
Глава 1. Обзор внешних источников 6
1.1. Обзор предметной области 6
1.2. Актуальность проблемы на рынке 11
Актуальность управления знаниями 11
Зачем нужна база знаний. 17
1.3. Анализ кейсов 19
Разработка базы знаний компании, которой действительно пользуются 20
Trello – эффективная система управления знаниями для небольшой IT-команды 24
Не хочешь мокнуть – плыви: добровольно-принудительный обмен знаниями 28
Глава 2. Компания Smart Architects 35
2.1. Информация о компании 35
Общая характеристика компании 35
2.2. Актуальность проблемы для компании 37
Глава 3. Проектирование базы знаний 40
3.1. Требования к базе знаний 40
Пожелания со стороны компании 40
Требования, выявленные на основании собственного анализа 41
3.2. Описание базы знаний 44
3.3. Рекомендации по практическому применению 47
Рекомендации 47
Возможный вариант программного обеспечения для реализации базы знаний 48
Выводы 51
Список используемых материалов 53
Эта квалификационная выпускная работа является консультационным проектом для компании ООО «Смарт Архитектс».
В наше время информация и информационные технологии стали важной частью в жизнях людей. С каждым годом она становятся все более значительными по сравнению с тем, что было 20 или даже 10 лет назад. Для многих компаний своевременно полученная информация стала жизненной необходимостью для ведения своей основной деятельности. Иногда знания оказываются даже более значительным ресурсом, чем материальные активы. С ростом использования данных и увеличения их роли в деловой среде развивается потребность в управлении этим ресурсом наряду с менеджментом традиционных источников конкурентного преимущества. Причем для компании важна не только информация о том, что происходит вовне, сведения о конкурентах, потребителях, поставщиках, прочих внешних стейкхолдерах, ситуации на рынке. Для компании необходимо знать то, что происходит внутри, как знания передаются между сотрудниками, что им необходимо знать, чтобы они не допускали ошибок и выполняли свою работу наиболее эффективно. Подробнее этот вопрос будет рассмотрен в следующих главах данной работы.
Таково краткое описание общей ситуации на рынке. Что же конкретно касается «Смарт Архитектс». В настоящее время компания успешно работает на рынке консалтинговых услуг. Количество проектов, над которыми работают сотрудники компании, растет. В итоге этого она начала разрастаться количественно и набирать новых работников, чтобы покрыть растущий на услуги спрос. В связи с вышеперечисленными фактами у «Смарт Архитектс» возникла потребность, заключающаяся в необходимости наладить управление знаниями в компании. На данном этапе ситуация сильно далека от критической, однако ответственные люди решили озаботиться поиском решения заранее. Новые сотрудники нуждаются в информации, которая поможет им вникнуть в курс дела, ознакомиться с политикой компании, методиками работы, необходимыми требованиями. Также «Смарт Архитектс» хотелось передать им некоторый имеющийся у компании опыт работы с клиентами на примерах конкретных кейсов, чтобы новички могли успешно вести свою деятельность. К этим пожеланиям стоит добавить, что у старых работников становится меньше времени на выполнение каждой задачи, потому что нагрузка за счет основных проектов растет. Прибавим к этому необходимость помогать новичкам освоиться в компании. Все это добавляет трудностей для деятельности компании.
Для удовлетворения возникшей потребности было решено, что компании необходимо нечто, способное объединить в себе опыт и знания, уже накопленные и потенциально накапливаемые компанией в процессе своей деятельности. То есть, из необходимости управления знаниями логически появилось возможное решение в виде создания базы знаний.
Больше об актуальности этой проблемы как в целом, так и для компании в частности я планирую рассказать в дальнейшем в соответствующих главах. Конечной целью данной работы я вижу дизайн базы знаний для компании «Смарт Архитектс». Что я подразумеваю под этом понятием. Это описание набора элементов, имеющихся в базе знаний, связей между ними, правил, по которым они работают, основанных на нуждах компании и выдвинутых ею требованиях. То есть, по сути, это то, как база знаний должна выглядеть, работать и какие проблемы решать.
Исходя из установленной цели я составил для себя первоначальный список задач, которые необходимо выполнить, чтобы добиться поставленной цели. Помимо этого, я включил в список задачи, которые необходимы для написания данной выпускной квалификационной работы.
• Подготовить теоретическую базу. Подразумевает изучение предметной области и ее интерпретацию.
• Изучить кейсы других компаний по созданию баз знаний. Выделить основные проблемы и способы их решения для того, чтобы применить на своем кейсе.
• Изучить и структурировать информацию, полученную от компании. Проанализировать проблемы, существующие в компании, и ожидания от базы знаний.
• Предложить, каким образом выявленные в предыдущем пункте вопросы могут быть решены при помощи базы знаний.
• Описать состав и структуру базы знаний.
• Дать практические рекомендации по возможному внедрению базы знаний.
В наше время информация и информационные технологии стали важной частью в жизнях людей. С каждым годом она становятся все более значительными по сравнению с тем, что было 20 или даже 10 лет назад. Для многих компаний своевременно полученная информация стала жизненной необходимостью для ведения своей основной деятельности. Иногда знания оказываются даже более значительным ресурсом, чем материальные активы. С ростом использования данных и увеличения их роли в деловой среде развивается потребность в управлении этим ресурсом наряду с менеджментом традиционных источников конкурентного преимущества. Причем для компании важна не только информация о том, что происходит вовне, сведения о конкурентах, потребителях, поставщиках, прочих внешних стейкхолдерах, ситуации на рынке. Для компании необходимо знать то, что происходит внутри, как знания передаются между сотрудниками, что им необходимо знать, чтобы они не допускали ошибок и выполняли свою работу наиболее эффективно. Подробнее этот вопрос будет рассмотрен в следующих главах данной работы.
Таково краткое описание общей ситуации на рынке. Что же конкретно касается «Смарт Архитектс». В настоящее время компания успешно работает на рынке консалтинговых услуг. Количество проектов, над которыми работают сотрудники компании, растет. В итоге этого она начала разрастаться количественно и набирать новых работников, чтобы покрыть растущий на услуги спрос. В связи с вышеперечисленными фактами у «Смарт Архитектс» возникла потребность, заключающаяся в необходимости наладить управление знаниями в компании. На данном этапе ситуация сильно далека от критической, однако ответственные люди решили озаботиться поиском решения заранее. Новые сотрудники нуждаются в информации, которая поможет им вникнуть в курс дела, ознакомиться с политикой компании, методиками работы, необходимыми требованиями. Также «Смарт Архитектс» хотелось передать им некоторый имеющийся у компании опыт работы с клиентами на примерах конкретных кейсов, чтобы новички могли успешно вести свою деятельность. К этим пожеланиям стоит добавить, что у старых работников становится меньше времени на выполнение каждой задачи, потому что нагрузка за счет основных проектов растет. Прибавим к этому необходимость помогать новичкам освоиться в компании. Все это добавляет трудностей для деятельности компании.
Для удовлетворения возникшей потребности было решено, что компании необходимо нечто, способное объединить в себе опыт и знания, уже накопленные и потенциально накапливаемые компанией в процессе своей деятельности. То есть, из необходимости управления знаниями логически появилось возможное решение в виде создания базы знаний.
Больше об актуальности этой проблемы как в целом, так и для компании в частности я планирую рассказать в дальнейшем в соответствующих главах. Конечной целью данной работы я вижу дизайн базы знаний для компании «Смарт Архитектс». Что я подразумеваю под этом понятием. Это описание набора элементов, имеющихся в базе знаний, связей между ними, правил, по которым они работают, основанных на нуждах компании и выдвинутых ею требованиях. То есть, по сути, это то, как база знаний должна выглядеть, работать и какие проблемы решать.
Исходя из установленной цели я составил для себя первоначальный список задач, которые необходимо выполнить, чтобы добиться поставленной цели. Помимо этого, я включил в список задачи, которые необходимы для написания данной выпускной квалификационной работы.
• Подготовить теоретическую базу. Подразумевает изучение предметной области и ее интерпретацию.
• Изучить кейсы других компаний по созданию баз знаний. Выделить основные проблемы и способы их решения для того, чтобы применить на своем кейсе.
• Изучить и структурировать информацию, полученную от компании. Проанализировать проблемы, существующие в компании, и ожидания от базы знаний.
• Предложить, каким образом выявленные в предыдущем пункте вопросы могут быть решены при помощи базы знаний.
• Описать состав и структуру базы знаний.
• Дать практические рекомендации по возможному внедрению базы знаний.
В первой главе данной работы были проведены анализ предметной области, подробный разбор актуальности рассматриваемой проблемы, а также обзор кейсов мероприятий по управлению знаниями в других организациях. Особенно меня интересовали конкретно базы знаний и их элементы.
В результате анализа предметной области я пришел к следующему определению базы знаний. База знаний — это централизованный репозиторий (онлайн-библиотека), где хранится, организовывается, а затем распространяется информация, необходимая компании для достижения ее целей. В данном случае знания рассматриваются как «информация в контексте».
Изучив актуальность проблемы управления знаниями, я обнаружил, что компании несут большие издержки в связи неэффективным управлением знаниями в компании. Особенно большие потери происходят при приеме новых сотрудников на работу. Помимо официального адаптационного периода новички еще какое-то время борются с проблемой нехватки знаний. Такое положение у них может продолжаться до полугода, пока они окончательно не освоятся на рабочем месте.
В результате анализа кейсов, а также блогов и статей я выяснил, что люди посредством базы знаний обмениваются совершенно различной информацией. Это могут быть как сформированные умозаключения, так и ссылки на различные внешние источники, включающие статьи, обучающие ролики на сторонних хостингах, прочие полезные файлы. Объединяющим фактором будет являться то, что эта информация помогла одному из сотрудников и он считает, что она может быть так же полезна и для других.
Анализируя представленную информацию о практиках управления знаний можно заметить, что зачастую база знаний выступает в качестве некоторого фундамента, на который опираются компании.
Рассматривая чужие примеры реализации знаний, я отметил для себя некоторые полезные моменты. Например, я ознакомился с проблемой редкого использования данных и возможным способом ее решения посредством составления базы знаний, отталкиваясь от нужд пользователя. Также важно не перегружать базу и обеспечить высокую юзабилити. Также я ознакомился и с другими требованиями к базе знаний, которые могут быть применены и в моем случае.
Также я ознакомился с тем, что другие люди на примере собственных компаний предлагают в качестве наполнения для баз знаний и объясняют, каким образом та или иная информация поможет им избегать проблем и добиваться поставленных целей.
Также я пришел к выводу, что база знаний – неотъемлемый элемент дальнейшего построения системы управления знаниями. Ее внедрение может положить начало внедрению других практик, что в свою очередь поспособствует увеличению конкурентоспособности компании на рынке за счет увеличения нематериального капитала компании. Это может оказать дополнительный эффект, так как на рынке консалтинговых услуг знания являются одним из основополагающих ресурсов.
В дальнейшем были представлены данные о компании и почему проблема является для нее актуальной.
Были обозначены причины, по которым компания Smart Architects хотела бы вести собственную корпоративную базу знаний в том формате, в котором он были описан позднее. Если кратко, то цели компании выглядят следующим образом:
• сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение стандартных задач, которые уже выполнялись компанией;
• защита от потери нематериального капитала в связи с забыванием или уходом сотрудника из компании;
• улучшение качества человеческого капитала за счет внутриорганизационного обучения и обмена знаниями.
Мной были даны возможные рекомендации по практическому применению описанной мной базы знаний. Также я сделал общий вывод, что не буду настоятельно рекомендовать тратить средства на организацию знаний, так как экономические выгоды не так очевидны для маленькой компании, однако существует возможность для организации бесплатно начать создавать свою базу знаний. Впоследствии оценить, насколько это помогло в увеличении эффективности работы и делать дальнейшие выводы по внедрению базы знаний.
В результате анализа предметной области я пришел к следующему определению базы знаний. База знаний — это централизованный репозиторий (онлайн-библиотека), где хранится, организовывается, а затем распространяется информация, необходимая компании для достижения ее целей. В данном случае знания рассматриваются как «информация в контексте».
Изучив актуальность проблемы управления знаниями, я обнаружил, что компании несут большие издержки в связи неэффективным управлением знаниями в компании. Особенно большие потери происходят при приеме новых сотрудников на работу. Помимо официального адаптационного периода новички еще какое-то время борются с проблемой нехватки знаний. Такое положение у них может продолжаться до полугода, пока они окончательно не освоятся на рабочем месте.
В результате анализа кейсов, а также блогов и статей я выяснил, что люди посредством базы знаний обмениваются совершенно различной информацией. Это могут быть как сформированные умозаключения, так и ссылки на различные внешние источники, включающие статьи, обучающие ролики на сторонних хостингах, прочие полезные файлы. Объединяющим фактором будет являться то, что эта информация помогла одному из сотрудников и он считает, что она может быть так же полезна и для других.
Анализируя представленную информацию о практиках управления знаний можно заметить, что зачастую база знаний выступает в качестве некоторого фундамента, на который опираются компании.
Рассматривая чужие примеры реализации знаний, я отметил для себя некоторые полезные моменты. Например, я ознакомился с проблемой редкого использования данных и возможным способом ее решения посредством составления базы знаний, отталкиваясь от нужд пользователя. Также важно не перегружать базу и обеспечить высокую юзабилити. Также я ознакомился и с другими требованиями к базе знаний, которые могут быть применены и в моем случае.
Также я ознакомился с тем, что другие люди на примере собственных компаний предлагают в качестве наполнения для баз знаний и объясняют, каким образом та или иная информация поможет им избегать проблем и добиваться поставленных целей.
Также я пришел к выводу, что база знаний – неотъемлемый элемент дальнейшего построения системы управления знаниями. Ее внедрение может положить начало внедрению других практик, что в свою очередь поспособствует увеличению конкурентоспособности компании на рынке за счет увеличения нематериального капитала компании. Это может оказать дополнительный эффект, так как на рынке консалтинговых услуг знания являются одним из основополагающих ресурсов.
В дальнейшем были представлены данные о компании и почему проблема является для нее актуальной.
Были обозначены причины, по которым компания Smart Architects хотела бы вести собственную корпоративную базу знаний в том формате, в котором он были описан позднее. Если кратко, то цели компании выглядят следующим образом:
• сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение стандартных задач, которые уже выполнялись компанией;
• защита от потери нематериального капитала в связи с забыванием или уходом сотрудника из компании;
• улучшение качества человеческого капитала за счет внутриорганизационного обучения и обмена знаниями.
Мной были даны возможные рекомендации по практическому применению описанной мной базы знаний. Также я сделал общий вывод, что не буду настоятельно рекомендовать тратить средства на организацию знаний, так как экономические выгоды не так очевидны для маленькой компании, однако существует возможность для организации бесплатно начать создавать свою базу знаний. Впоследствии оценить, насколько это помогло в увеличении эффективности работы и делать дальнейшие выводы по внедрению базы знаний.
Подобные работы
- ВЫБОР ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ И ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ПОСТРОЕНИЯ БАЗЫ ЗНАНИЙ КОНСАЛТИНГОВОЙ КОМПАНИИ «SMARTARCHITECTS»
Бакалаврская работа, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4300 р. Год сдачи: 2023