ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
МУНИЦИПАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ 10
РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ СТАРООСКОЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА 34
РАЗДЕЛ III. ПРОЕКТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 68
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование системы документационного обеспечения управления на местном уровне позволит повысить эффективность работы муниципальных органов власти, что повлияет на их возможность быстро реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.
На современном этапе деятельность местного самоуправления регулирует федеральный закон «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», который вступил в силу с 01 января 2006 года .
Местное самоуправление является одной из основ конституционного строя Российской Федерации и одной из форм осуществления власти народа. Основной задачей органов местного самоуправления является решение вопросов местного значения, то есть вопросов непосредственного обеспечения жизнедеятельности населения муниципального образования.
Деятельность органов местного самоуправления осуществляется от имени муниципального образования, по природе является управленческой и направлена на достижение определенного социального результата. Работа с документацией, обеспечивающей управленческие процессы, - важный элемент деятельности муниципальных органов, и от ее состояния во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации.
В современных условиях развития правового регулирования, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, развития информационных технологий, а также внедрения новых технологий в традиционные делопроизводственные системы, повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.
Информация изначально выступает как обязательный элемент управленческой деятельности. От своевременности ее получения, полноты и достоверности зависит не только успех, но и выживаемость любого предприятия или организации, причем в рыночных условиях роль данного фактора стократно возрастает. Сегодня компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения воспользоваться ею.
В последнее время в связи с реформированием системы государственного устройства и управления России особое внимание
уделяется необходимости принятия квалифицированных решений на всех уровнях государственного управления и повышения эффективности и качества работы органов государственной власти, непосредственно работающих с субъектами территорий - физическими и юридическими лицами. Эта проблема важна как на уровне субъектов федерации, так и на муниципальном уровне.
Все эти задачи могут успешно решаться благодаря реализации программ информатизации территорий, то есть программ комплексного внедрения автоматизированных информационных систем в органах государственной власти и местного самоуправления на территории.
Таким образом, вопросы ведения документооборота в муниципальных органах Российской Федерации и его совершенствования на основе информационных технологий являются по-прежнему актуальными и требуют дальнейшего тщательного исследования.
Степень изученности темы исследования. В исследованиях В.И. Андреевой , И.Ю. Байковой , А.Б. Барихина , Ю.М. Демина , Т.В. Кузнецова рассматривается состав всей управленческой документации, формулируются общие требования к системам документооборота, освещаются проблемы ведения документооборота в организациях, обобщается практика работы с документами в органах местного самоуправления.
Актуальная в последние годы тема автоматизации делопроизводства и документооборота затрагивается в статьях Е.В. Пахомова «Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления» , В.В. Зайцева «Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами» . Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских учреждений, современное состояние и перспективы развития систем электронного делопроизводства.
В качестве проблемы исследования выступает противоречие между необходимостью совершенствования документооборота административных комиссий и недостаточной разработанностью практических рекомендаций по организации этого процесса на муниципальном уровне.
В качестве основной гипотезы дипломного исследования выступает предположение о том, что основные проблемы документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа обусловлены отсутствием единых стандартов ведения документооборота для всех муниципальных органов.
Объектом дипломного исследования стала сложившаяся в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа Белгородской области система документооборота.
В качестве предмета исследования выступает управление совокупностью отношений, возникающих в процессе организации документооборота в муниципальном управлении.
Цель дипломного исследования - на основе комплексного анализа системы документооборота в органах местного самоуправления разработать проект совершенствования документационного обеспечения деятельности административной комиссии администрации Старооскольского городского округа.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие
задачи исследования:
- изучить теоретико-методологические основы организации документооборота в муниципальном управлении;
- проанализировать систему документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа;
- предложить направления совершенствования документооборота в органах местного самоуправления на основе информационных технологий.
В качестве теоретико-методологической основы исследования выступают основные положения системного подхода, изложенного в исследованиях В.И. Андреевой , И.Ю. Байковой , А.Б Барихина1, Ю.М.
Демина , Т.В. Кузнецова , позволившего рассмотреть делопроизводство в органах местного самоуправления как систему, складывающуюся на основе нормативно-методических рекомендаций и государственных стандартов.
Методы исследования. В данном дипломном проекте при решении поставленных исследовательских задач, автор придерживается принципов объективности и системности. В качестве конкретных методов работы можно назвать такие методы исследования как аналитический, сравнительный, статистический и типологический. Важную роль в процессе исследования сыграли такие методы эмпирического исследования как анализ документов и наблюдение за деятельностью административной комиссии. Обработка эмпирических данных осуществлялась посредством методов математической статистики.
Источниковой базой дипломного проекта послужили: Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года , федеральный закон от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» , федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , федеральный закон от 27 июля 2007 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» .
Эмпирическую базу дипломного исследования составили источники, которые содержат общегосударственную нормативную базу по вопросам делопроизводства:
1) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
2) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2012 г. № 536 ;
3) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
При написании данного дипломного проекта проанализированы также следующие документы, регулирующие систему управления документооборотом в муниципальном управлении:
1) постановление главы администрации Старооскольского городского округа от 10.06.2016 г. № 2142 «Об административной комиссии администрации Старооскольского городского округа» ;
2) методические рекомендации «Организация работы административных комиссий» администрации Ростовской области .
Научно-практическая значимость исследования состоит в возможности использования конкретных рекомендаций данного дипломного проекта муниципальными органами власти для рационализации своей деятельности. Результаты исследования используются в процессе практической деятельности административной комиссии администрации Старооскольского городского округа и могут быть рекомендованы для использования муниципальными органами, в том числе административными комиссиями других субъектов Федерации.
Структура дипломного проекта. Логика структуры дипломного проекта определена поставленными целями и задачами научного исследования. Дипломный проект состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Первый раздел дипломного проекта освещает теоретические и нормативно-правовые основы организации документооборота в в муниципальном управлении.
Второй раздел дипломного проекта посвящён анализу деятельности административной комиссии администрации Старооскольского городского округа.
В третьем разделе исследования представлен проект
совершенствования документооборота в органах местного самоуправления на основе информационных технологий.
В заключении представлены обобщающие выводы по итогам исследования.
В ходе написания дипломного проекта были решены задачи и достигнута цель исследования - комплексный анализ системы документооборота в органах местного самоуправления и разработка предложений по его совершенствованию.
При реализации цели исследования были решены следующие задачи: изучены теоретико-методологические аспекты организации документооборота в административной комиссии, проанализированы средства документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа, на основе проведенного исследования, предложены рекомендации для совершенствования документооборота в административной комиссии.
Документооборотом называется движение документов в органах местного самоуправления с момента их поступления или издания до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с правилами и нормами делопроизводства. Но при этом движение документов в органах местного самоуправления имеет свои особенности, которые описаны в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых норм. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.
Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго вертикальное направление. На Западе же оно стремится к горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами, а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.
В настоящее время на российском рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства. Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя подобные автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.
Объектом данного дипломного исследования выступала административная комиссия администрации Старооскольского городского округа, которая является постоянно действующим коллегиальным органом административной юрисдикции по рассмотрению дел об административных правонарушениях, относящихся к ее компетенции.
Все дела об административных правонарушениях, рассматриваемые административной комиссией, подлежат учету. Номер дела об административном правонарушении включает в себя порядковый номер дела по журналу учета дел об административных правонарушениях и год поступления.
Секретарь административной комиссии выполняет деятельность по организации делопроизводства, соблюдение установленных правил с поступающими и рассмотренными делами об административных правонарушениях, а также сроков исполнения, обеспечение их сохранности.
Внедрение системы электронного документооборота существенно упрощает поиск и хранение документов, решает проблему управления правами доступа и, как следствие, многие проблемы, возникающие в процессе документационной деятельности, поэтому необходимо было выделить наиболее эффективную систему электронного документооборота в администрации Старооскольского городского округа.
Сейчас электронный документооборот в структурных подразделениях администрации Старооскольского городского округа, в том в административной комиссии, производится системой, которая не является идеальной по своим функциональным качествам. Поэтому нами разработаны предложения по развитию электронного документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа. Для документооборота в административной комиссии используется программное обеспечение «Мотив», которое имеет как ряд достоинств, так и ряд недостатков, таких как отсутствие возможности подписи документов и проверки подписи для каждого пользователя, отсутствие возможности автоматизации переговоров и согласования, скорость работы системы недостаточно высокая.
После проведения сравнительного анализа функциональных возможностей систем электронного документооборота и их стоимости нами был сделан вывод о том, что наилучшей системой электронного документооборота на данный момент является система «Тезис» в отличие от применяемой в настоящее время системы «Мотив». Система «Тезис» имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости, а отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают эту систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.
СЭД «Тезис» сможет эффективно решить задачи административной комиссии администрации Старооскольского городского округа. Она даст возможность контролировать сроки обработки каждого обращения к административной комиссии, осуществлять эффективный мониторинг движения обращений (маршрут движения, ответственные лица), мониторинг задач и документов, получение статистики документооборота в различных разрезах.
Реализация предлагаемых рекомендаций по совершенствованию документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа позволит разрешить обозначенные в проведенном нами исследовании проблемные поля и вывести деятельность административной комиссии на новый уровень функционирования.
Результаты исследования могут быть использованы в практической деятельности административных комиссий различных муниципальных образований для совершенствования системы документооборота.
Таким образом, для более эффективного внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в деятельность административных комиссий необходимо создание единого информационного пространства, что предполагает использование наиболее совершенного программного обеспечения, которое сможет гарантировать надежную защиту информации, а также ускорит процесс приема, учета, хранения и использования документов в администрациях муниципальных образований.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
