СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ СТАРООСКОЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА)
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ 7 ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ
РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В 26 АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ СТАРООСКОЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
РАЗДЕЛ III. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 42 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы исследования. Сегодня переход к постиндустриальному обществу предполагает неизбежную трансформацию государственного и муниципального управления с учетом требований информационной эпохи. Управленческие структуры, основанные на традиционных бюрократических принципах работы, оказываются не в состоянии реагировать с необходимой скоростью на многообразные изменения окружающего мира, так как им недостает гибкости, мобильности, прозрачности. В связи с этим государственные органы и органы местного самоуправления вынуждены реагировать на последние информационно¬технологические тенденции для обеспечения необходимого уровня управления и взаимодействия с населением.
В настоящее время в Российской Федерации проводится реформирование системы управления всех уровней, включая органы местного самоуправления, результаты которого оказывают непосредственное влияние на систему документационного обеспечения управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документооборот, зависит успех управленческой деятельности в государственных органах власти и в органах местного самоуправления.
Документационное обеспечение имеет в сфере муниципального управления не меньшую важность, чем материальные, трудовые, энергетические, финансовые и другие ресурсы. В этой связи вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение в организации процесса государственного и муниципального управления.
Применение современных информационных технологий в органах местного самоуправления, деятельность которых сопряжена с
необходимостью обработки и анализа большого объема разнородной информации, связанной прежде всего с обеспечением повседневной жизнедеятельности граждан и удовлетворением насущных потребностей населения, сегодня как никогда актуально.
Степень изученности темы исследования.
Актуальная в последние годы тема автоматизации делопроизводства и документооборота затрагивается в статьях В.В. Зайцева , М.Ю. Павлютенковой , Е.В. Пахомова , где описаны возможные пути автоматизации документооборота, современное состояние и перспективы развития систем электронного делопроизводства.
Представление об актуальности темы и степени ее разработанности дает основание для формулировки проблемы исследования, которая обусловлена противоречием между необходимостью совершенствования делопроизводства в органах местного самоуправления, с одной стороны, и недостаточным количеством практико ориентированных методик, основанных на информационных технологиях, по совершенствованию документооборота в муниципальном управлении, с другой стороны.
В качестве гипотезы исследования выступает предположение о том, что основные проблемы совершенствования организации документооборота в муниципальном управлении связаны с недостаточной разработанностью системы эффективных механизмов и средств их практической реализации, что обусловлено несовершенством организационно-структурной и информационно-технической деятельности местного самоуправления.
Объектом исследования выступает система документационного обеспечения муниципального управления.
Цель исследования - проанализировать организацию системы документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа и разработать рекомендации по совершенствованию документооборота в муниципальном управлении.
В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:
1) провести теоретический анализ организации документооборота в государственном и муниципальном управлении в современных условиях;
2) проанализировать организацию управления документооборотом в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа;
3) рассмотреть перспективные направления совершенствования системы документооборота в органах местного самоуправления, базирующиеся на актуальных информационных технологиях.
Теоретико-методологической основой исследования являются научные труды отечественных ученых В.И. Андреевой, М.В. Стенюкова, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, А.В. Бадьиной, В.А. Еремченко и др. в области современного делопроизводства и документооборота.
В процессе работы над выпускной работой использовались различные методы исследования, необходимые для решения поставленных задач.
В основу исследования был положен системный подход. При помощи него было достигнуто целостное восприятие документооборота в управлении как специфической формы функционирования муниципальной власти. Он также позволил рассмотреть документооборот в качестве составной части общего процесса административного управления, испытывающего на себе влияние других подсистем и уровней государственной власти.
При помощи сравнительного анализа было произведено сопоставление основных параметров традиционной и инновационной форм
Эмпирическая основа исследования. Изучение основных вопросов выпускной квалификационной работы производилось на материалах административной комиссии Старооскольского городского округа. В своей деятельности административная комиссия руководствуется Конституцией Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Старооскольского городского округа, федеральными и региональными законами, постановлениями и распоряжениями губернатора Белгородской области, а также нормативно-правовыми актами администрации Старооскольского городского округа.
Структура. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы, приложения.
С ежегодным увеличением объема документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления остро стоит вопрос как о повышении эффективности работы управленческого аппарата в целом, так и об оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации в частности. Особенно это актуально для органов местного самоуправления, т.к. они наиболее приближены к населению той или иной территории и призваны решать вопросы местного значения.
В этой связи в выпускной квалификационной работе были изучены теоретические аспекты системы документооборота: раскрыты методологические основы и основные термины, изучена нормативно-правовая база на федеральном и областном уровне, показано различие традиционной и электронной форм. На примере административной комиссии администрации Старооскольского городского округа были выявлены положительные и отрицательные стороны в системе документооборота, а также сформулированы рекомендации органам местного самоуправления.
Проведенное исследование дает основание утверждать, что в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа обеспечены традиционные условия для всех видов работ с документами (с момента их создания или получения до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Система делопроизводства установлена и закреплена во внутренних организационно-распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, положениях, должностных инструкциях).
Научно обоснованная классификация управленческой документации посредством составления номенклатуры дел позволяет группировать исполненные документы в дела, индексировать дела, определяет сроки хранения документов. В результате все эти мероприятия способствуют эффективности работы административной комиссии администрации Старооскольского городского округа, оперативному и качественному решению социально-правовых вопросов.
Однако необходимо, на наш взгляд, решать вопрос об электронном обеспечении делопроизводства, о внедрении в работу информационных технологий, позволяющих оптимизировать многие управленческие процессы и повысить качество организации документооборота в органах местного самоуправления.
Автоматизация документооборота на основе информационных технологий является необходимым условием для совершенствования деятельности административной комиссии администрации Старооскольского городского округа и позволяет решить значительную часть организационных и управленческих проблем в системе местного самоуправления, во взаимодействии муниципальной власти и гражданского общества.
Сейчас электронный документооборот в структурных подразделениях администрации Старооскольского городского округа, в том в административной комиссии, производится системой, которая не является идеальной по своим функциональным качествам. Поэтому нами разработаны предложения по развитию электронного документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа. Для документооборота в административной комиссии используется программное обеспечение «Мотив», которое имеет как ряд достоинств, так и ряд недостатков, таких как отсутствие возможности подписи документов и проверки подписи для каждого пользователя, отсутствие возможности автоматизации переговоров и согласования, скорость работы системы недостаточно высокая.
После проведения сравнительного анализа функциональных возможностей систем электронного документооборота и их стоимости нами был сделан вывод о том, что наилучшей системой электронного документооборота на данный момент является система «Тезис» в отличие от применяемой в настоящее время системы «Мотив». Система «Тезис» имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости, а отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают эту систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.
СЭД «Тезис» сможет эффективно решить задачи административной комиссии администрации Старооскольского городского округа. Она даст возможность контролировать сроки обработки каждого обращения к административной комиссии, осуществлять эффективный мониторинг движения обращений (маршрут движения, ответственные лица), мониторинг задач и документов, получение статистики документооборота в различных разрезах.
Реализация предлагаемых рекомендаций по совершенствованию документооборота в административной комиссии администрации Старооскольского городского округа позволит разрешить обозначенные в проведенном нами исследовании проблемные поля и вывести деятельность административной комиссии на новый уровень функционирования.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
