Автоматизация бизнес-процессов компании NOVUS
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 5
1.1 Управление информацией и процессный подход 5
1.2 Бизнес-процессы. Основные понятия 9
Классификация БП 10
Основы описания БП. Окружение бизнес-процесса 10
1.3 Обзор методологий описания и моделирования БП 12
Базовые нотации описания бизнес-процессов 13
1.4 Улучшение бизнес-процессов и реинжениринг 17
ГЛАВА 2 БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ NOVUS 20
2.1 Описание компании. Постановка задачи 20
2.2 Описание и моделирование бизнес-процессов в NOVUS 21
2.3 Автоматизация бизнес-процессов 25
2.4 Измерение выбранных процессов 30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 42
Приложение 1 «Бизнес процессы NOVUS «Как есть» отсутствует
Приложение 2 «Бизнес-процессы NOVUS «Как должно быть» отсутствует
Приложение 3 «Инструкция к типовому бизнес-процессу «Внебюджетное расходование средств» 53
Приложение 4 «Вид автоматизированных процессов № 1 и 2 из конструктора Битрикс24» отсутствует
ГЛАВА 1 5
1.1 Управление информацией и процессный подход 5
1.2 Бизнес-процессы. Основные понятия 9
Классификация БП 10
Основы описания БП. Окружение бизнес-процесса 10
1.3 Обзор методологий описания и моделирования БП 12
Базовые нотации описания бизнес-процессов 13
1.4 Улучшение бизнес-процессов и реинжениринг 17
ГЛАВА 2 БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ NOVUS 20
2.1 Описание компании. Постановка задачи 20
2.2 Описание и моделирование бизнес-процессов в NOVUS 21
2.3 Автоматизация бизнес-процессов 25
2.4 Измерение выбранных процессов 30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 42
Приложение 1 «Бизнес процессы NOVUS «Как есть» отсутствует
Приложение 2 «Бизнес-процессы NOVUS «Как должно быть» отсутствует
Приложение 3 «Инструкция к типовому бизнес-процессу «Внебюджетное расходование средств» 53
Приложение 4 «Вид автоматизированных процессов № 1 и 2 из конструктора Битрикс24» отсутствует
В настоящее время, в век процветания информационных технологий для многих компаний следование принципам процессного управления является жизненной необходимостью для выживания и наращивания конкретных преимуществ, в особенности это касается организаций, занимающихся производством продукции и оказанием сервисных услуг. Для других – небольших компаний, или тех, кому процессный подход не так необходим в данный момент – внедрение процессного управления или проведение пробных проектов по анализу, улучшению и перепроектированию бизнес-процессов может являться актом следования моде, или же попыткой опередить своих конкурентов в помощь современного ноу-хау заблаговременно. Но тем не менее, даже попытки работы с бизнес-процессами зачастую помогают сократить издержки времени и денег, оптимизировать работу персонала, увеличить скорость работы ключевых отделов, сократить объем документооборота и много другое.
Данная работа является консалтинговым проектом по заказу российского дистрибутора керамической плитки – компании NOVUS. Представители компании озвучили необходимость описания и формализации следующих бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации в рамках начала работ по автоматизации процессов компании:
• Выход нового сотрудника на работу (1);
• Внебюджетное расходование средств (2);
• Согласование возврата денежных средств (3);
• Списание неликвидных товаров (4).
Данные бизнес процессы были выбраны для автоматизации автором и сотрудниками компании в лице директора по персоналу, генерального директора и ряда сотрудников различных функциональных отделов организации в ходе ряда бесед с помощью неструктурированных интервью и методики мозгового штурма по следующим причинам:
1. Данный проект является первым шагом компании в освоении как осмысленного процессного подхода в целом, так и инструмента «Бизнес-процессы» в портале Битрикс24 в частности. Следовательно, были выбраны относительно структурно несложные процессы, с проектированием которых должен справиться начинающий специалист в лице автора работы;
2. В целях попытки сокращения временных затрат сотрудников, были выбраны кросс-функциональные процессы, предполагающие поток документов между разными подразделениями компании, которые находятся в разных помещениях;
3. Были выбраны бизнес-процессы, требующие формального согласования между рядом сотрудников. А именно для создания электронной базы данных документов о согласовании с последующей возможностью доступа к этим документам в случае необходимости;
4. Однако, были исключены процессы, требующие юридически значимого документооборота для сторонних пользователей, клиентов, поставщиков и государственных органов в частности, т.е. выбирались лишь процессы, касающиеся внутреннего документооборота.
Таким образом, объектом исследования данной работы является процесс автоматизации бизнес-процессов организации. Предметом работы является бизнес-процессы компании NOVUS.
Основные цели данной работы:
• Построение модели вышеуказанных бизнес-процессов и их последующая автоматизация
Исходя из намеченных целей, автор сформулировал следующие задачи данной работы:
• Изучить существующие методы описания бизнес-процессов и выбрать наиболее подходящий метод описания БП
• Построить модель бизнес-процессов «Как есть»
• Построить модель бизнес-процессов «Как должно быть»
• Изучить функционал портала Битрикс24 и его возможности в вопросах управления бизнес-процессами в частности
• Автоматизировать вышеуказанные бизнес-процессы
• Получить обратную связь от сотрудников
• Измерить влияние автоматизации на деятельность компании
Данный проект может стать отправной точкой и примером для дальнейшего пути организации в вопросах автоматизации ее текущих бизнес-процессов и управлением на базе процессного подхода в целом.
Данная работа является консалтинговым проектом по заказу российского дистрибутора керамической плитки – компании NOVUS. Представители компании озвучили необходимость описания и формализации следующих бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации в рамках начала работ по автоматизации процессов компании:
• Выход нового сотрудника на работу (1);
• Внебюджетное расходование средств (2);
• Согласование возврата денежных средств (3);
• Списание неликвидных товаров (4).
Данные бизнес процессы были выбраны для автоматизации автором и сотрудниками компании в лице директора по персоналу, генерального директора и ряда сотрудников различных функциональных отделов организации в ходе ряда бесед с помощью неструктурированных интервью и методики мозгового штурма по следующим причинам:
1. Данный проект является первым шагом компании в освоении как осмысленного процессного подхода в целом, так и инструмента «Бизнес-процессы» в портале Битрикс24 в частности. Следовательно, были выбраны относительно структурно несложные процессы, с проектированием которых должен справиться начинающий специалист в лице автора работы;
2. В целях попытки сокращения временных затрат сотрудников, были выбраны кросс-функциональные процессы, предполагающие поток документов между разными подразделениями компании, которые находятся в разных помещениях;
3. Были выбраны бизнес-процессы, требующие формального согласования между рядом сотрудников. А именно для создания электронной базы данных документов о согласовании с последующей возможностью доступа к этим документам в случае необходимости;
4. Однако, были исключены процессы, требующие юридически значимого документооборота для сторонних пользователей, клиентов, поставщиков и государственных органов в частности, т.е. выбирались лишь процессы, касающиеся внутреннего документооборота.
Таким образом, объектом исследования данной работы является процесс автоматизации бизнес-процессов организации. Предметом работы является бизнес-процессы компании NOVUS.
Основные цели данной работы:
• Построение модели вышеуказанных бизнес-процессов и их последующая автоматизация
Исходя из намеченных целей, автор сформулировал следующие задачи данной работы:
• Изучить существующие методы описания бизнес-процессов и выбрать наиболее подходящий метод описания БП
• Построить модель бизнес-процессов «Как есть»
• Построить модель бизнес-процессов «Как должно быть»
• Изучить функционал портала Битрикс24 и его возможности в вопросах управления бизнес-процессами в частности
• Автоматизировать вышеуказанные бизнес-процессы
• Получить обратную связь от сотрудников
• Измерить влияние автоматизации на деятельность компании
Данный проект может стать отправной точкой и примером для дальнейшего пути организации в вопросах автоматизации ее текущих бизнес-процессов и управлением на базе процессного подхода в целом.
В ходе работы над консультационным проектом автором были выполнены все поставленные задачи, а именно:
1. Изучены существующие методы описания бизнес-процессов и выбран наиболее подходящий метод описания БП – BPNM ввиду таких причин, как
• Простота чтения и использования языка моделирования сторонними пользователями-непрофессионалами
• Современность нотации, большое количество публикаций, основанных на ней и множество примеров и советов по ее использованию
• Совместимость выбранной нотации с программным продуктом Биртрикс24
2. Построить модель бизнес-процессов «Как есть»
Опросив всех сотрудников, принимающих участие в выбранных автором и представителями компании процессов, а также изучив внутренние регламенты и документы компании, касающиеся данных БП автором были построены графические модели в формате «Как есть».
3. Построить модель бизнес-процессов «Как должно быть»
В ходе работы были составлены графические модели всех вышеуказанных процессов в формате «Как должно быть», основанные на здравом смысле автора работы, пожеланиях и видении руководства компании NOVUS, а также возможностей портала Битрикс24.
4. Изучить функционал портала Битрикс24 и его возможности в вопросах управления бизнес-процессами в частности
5. Автоматизировать вышеуказанные бизнес-процессы
Автором были автоматизированы все указанные выше бизнес-процессы и внедрены в ежедневную рутину компании. Была построена логика процессов в нотации BPMN в конструкторе бизнес-процессов портала Битрикс24, созданы карточки процессов и назначены участники и ответственные лица.
6. Получить обратную связь от сотрудников
Сотрудники компании были обязаны использовать автоматизированные БП в их ежедневной работе вместо старых способов выполнения задач. Автоматизированные процессы тестировались сотрудниками на протяжении двух месяцев, в течение которых были внесены некоторые коррективы в архитектуру процессов. Кроме того, перед запуском проекта автором работы были составлены инструкции к использованию раздела «Бизнес-процессы» в портале Битрикс24, одна из которых приложена к данной работе.
7. Измерить влияние автоматизации на деятельность компании
Автором были рассчитаны такие важнейшие параметры процессов, как: время их выполнения: как на уровне конкретной задачи, так и всего процесса в совокупности; стоимость минуты времени каждого сотрудника, принимающего участие в процессе; стоимость отдельных задач и процессов, выраженная в денежном эквиваленте.
После окончания консультационного проекта автором работы были выделены следующие узкие места в ходе автоматизации БП компании NOVUS:
• Вне зависимости от кажущихся на первый взгляд улучшений процессов, а именно сокращение их стоимости на 69 - 99%, вопрос о целесообразности подобных мероприятий в малой организации остается открытым, так как первичные затраты компании на внедрение портала (600 тыс.рублей) и издержки на непосредственно автоматизации бизнес-процессов, которые составляют от 50 тыс.рублей за проект значительно высоки в сравнении с экономией, вызванной улучшениями;
• Оказалось, что человек, не имеющий специальной квалификации в вопросах программирования, не в состоянии справиться с проектированием процессов в Битрикс24 самостоятельно в полной мере без обращения к специалисту IT, за которое также нужно платить;
• Портал Битрикс24 не способен в полной мере обеспечить всевозможные запросы предприятия в вопросах автоматизации БП. Также портал имеет множество ограничений относительно возможности интеграции с другими информационными системами, 1С в частности.
Несмотря на указанные выше узкие места и ограничения, первый проект компании NOVUS по автоматизации бизнес-процессов можно считать успешным ввиду следующих причин:
• Была заложена основа для дальнейшей работы с БП компанией, в частности было получено одобрение нововведений сотрудниками, что в дальнейшем облегчит путь компании к внедрению процессного подхода
• В будущем будет значительно сокращен архив документооборота в физическом виде. В связи созданием базы данных в портале, которая хранит историю всех автоматизированных процессов по согласованию, будет облегчен процесс поиска необходимой информации.
• Сотрудники получат возможность сэкономить драгоценные часы и минуты своей работы на ненужных операциях, таких как печать и сканирование документов, которые теперь будут находиться в портале Битрикс24.
1. Изучены существующие методы описания бизнес-процессов и выбран наиболее подходящий метод описания БП – BPNM ввиду таких причин, как
• Простота чтения и использования языка моделирования сторонними пользователями-непрофессионалами
• Современность нотации, большое количество публикаций, основанных на ней и множество примеров и советов по ее использованию
• Совместимость выбранной нотации с программным продуктом Биртрикс24
2. Построить модель бизнес-процессов «Как есть»
Опросив всех сотрудников, принимающих участие в выбранных автором и представителями компании процессов, а также изучив внутренние регламенты и документы компании, касающиеся данных БП автором были построены графические модели в формате «Как есть».
3. Построить модель бизнес-процессов «Как должно быть»
В ходе работы были составлены графические модели всех вышеуказанных процессов в формате «Как должно быть», основанные на здравом смысле автора работы, пожеланиях и видении руководства компании NOVUS, а также возможностей портала Битрикс24.
4. Изучить функционал портала Битрикс24 и его возможности в вопросах управления бизнес-процессами в частности
5. Автоматизировать вышеуказанные бизнес-процессы
Автором были автоматизированы все указанные выше бизнес-процессы и внедрены в ежедневную рутину компании. Была построена логика процессов в нотации BPMN в конструкторе бизнес-процессов портала Битрикс24, созданы карточки процессов и назначены участники и ответственные лица.
6. Получить обратную связь от сотрудников
Сотрудники компании были обязаны использовать автоматизированные БП в их ежедневной работе вместо старых способов выполнения задач. Автоматизированные процессы тестировались сотрудниками на протяжении двух месяцев, в течение которых были внесены некоторые коррективы в архитектуру процессов. Кроме того, перед запуском проекта автором работы были составлены инструкции к использованию раздела «Бизнес-процессы» в портале Битрикс24, одна из которых приложена к данной работе.
7. Измерить влияние автоматизации на деятельность компании
Автором были рассчитаны такие важнейшие параметры процессов, как: время их выполнения: как на уровне конкретной задачи, так и всего процесса в совокупности; стоимость минуты времени каждого сотрудника, принимающего участие в процессе; стоимость отдельных задач и процессов, выраженная в денежном эквиваленте.
После окончания консультационного проекта автором работы были выделены следующие узкие места в ходе автоматизации БП компании NOVUS:
• Вне зависимости от кажущихся на первый взгляд улучшений процессов, а именно сокращение их стоимости на 69 - 99%, вопрос о целесообразности подобных мероприятий в малой организации остается открытым, так как первичные затраты компании на внедрение портала (600 тыс.рублей) и издержки на непосредственно автоматизации бизнес-процессов, которые составляют от 50 тыс.рублей за проект значительно высоки в сравнении с экономией, вызванной улучшениями;
• Оказалось, что человек, не имеющий специальной квалификации в вопросах программирования, не в состоянии справиться с проектированием процессов в Битрикс24 самостоятельно в полной мере без обращения к специалисту IT, за которое также нужно платить;
• Портал Битрикс24 не способен в полной мере обеспечить всевозможные запросы предприятия в вопросах автоматизации БП. Также портал имеет множество ограничений относительно возможности интеграции с другими информационными системами, 1С в частности.
Несмотря на указанные выше узкие места и ограничения, первый проект компании NOVUS по автоматизации бизнес-процессов можно считать успешным ввиду следующих причин:
• Была заложена основа для дальнейшей работы с БП компанией, в частности было получено одобрение нововведений сотрудниками, что в дальнейшем облегчит путь компании к внедрению процессного подхода
• В будущем будет значительно сокращен архив документооборота в физическом виде. В связи созданием базы данных в портале, которая хранит историю всех автоматизированных процессов по согласованию, будет облегчен процесс поиска необходимой информации.
• Сотрудники получат возможность сэкономить драгоценные часы и минуты своей работы на ненужных операциях, таких как печать и сканирование документов, которые теперь будут находиться в портале Битрикс24.
