Введение
Глава 1. Системы управления знаниями в организации 8
1.1. Управление знаниями в современной организации 8
1.2. Системы управления знаниями 13
1.3. Процессно-ориентированная стратегия в управлении знаниями 22
1.4. Обоснование необходимости проектирования системы управления знаниями 26
1.5. Методы инженерии знаний в проектировании системы управления знаниями 30
1.5.1. Получение знаний 30
1.5.2. Практические методы извлечения знаний 32
1.6. Выводы к Главе 1 34
Глава 2. Проектирование системы управления знаниями в менеджменте проектов для коммуникационного агентства SETTERS 35
2.1. Управление знаниями в проектном менеджменте коммуникационного агентства
SETTERS 35
2.1.1. Краткое описание организации. Ключевая компетенция организации 35
2.1.2. Текущие проблемы организации в области менеджмента знаний.
Обоснование необходимости проектирования системы управления знаниями в менеджменте проектов 38
2.1.3. Управление знаниями в проектном менеджменте 42
2.2. Выработка концептуальных основ системы управления знаниями: постановка
целей и задач по управлению знаниями в соответствии с целями компании 43
2.3. Выявление и структурирование знаний в процессе управления проектами в
компании SETTERS 44
2.3.1. Выявление и структурирование текущих знаний 44
2.3.2. Выявление и структурирование знаний на основе анализа отчетов по
проектам 65
2.4. Анализ организационных практик для поддержки системы управления знаниями.74
2.5. Требования к технической реализации системы 75
2.5.1. Требования к системе. Классификация требований 76
2.5.2. Критерии качества требований 77
2.5.3. Методы сбора требований 79
2.5.4 Сбор бизнес-требований к системе управления знаниями 80
2.6. Выводы к Главе 2 99
Г лава 3. Анализ преимуществ внедрения системы управления знаниями и рекомендации для компании 100
3.1. Анализ преимуществ внедрения системы управления знаниями 100
3.2. Рекомендации для компании 102
3.3. Выводы к Главе 3 107
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 109
Список используемых источников 111
Приложения 116
Приложение 1. Этапы становления современных СУЗ 116
Приложение 2. Знания и их виды 118
Приложения 3. Варианты использования продукта 121
Приложение 4. Расчет приведенной стоимости систем 125
Настоящая работа посвящена теме проектирования системы управления знаниями для управления проектами в коммуникационном агентстве SETTERS. В рамках работы изучается методология разработки системы, основанной на знаниях, изучается методология управления знаниями в современных организациях, исследуются бизнес- процессы в компании, формируется модель системы управления знаниями, собираются требования к технической реализации данной системы, и на основе анализа формируются рекомендации по разработке и внедрению данной системы для компании.
На сегодняшний день, функционируя в нестабильной, быстро изменяющейся среде, ежедневно сталкиваясь с необходимостью усовершенствования бизнес-процессов, появлением новых инструментов и подходов к решению задач, изменением потребностей клиентов, организации сталкиваются с необходимостью быстро, эффективно и с наименьшими затратами принимать организационные решения. В быстро трансформирующемся цифровом обществе главным ресурсом и фактором производства становятся организационные знания, а компании, эффективно осуществляющие процесс управления знаниями, получают несомненное конкурентное преимущество. Налаженные механизмы хранения знаний, обеспечивающие их безопасность и доступность, помогают разработать стабильные системы для обучения сотрудников, позволяющие сократить время и ресурсы организации на вовлечение кадров в процессы бизнеса. Анализ текущих знаний в организации помогает менеджерам быстро анализировать процессы, эффективно устранять недостатки и ставить цели для изменений в организации.
Эффективное управление знаниями особенно важно для организаций, работающих в цифровой среде, поскольку именно это поле характеризуется наивысшей скоростью появления новых технологий и методик решения задач. Именно сфера цифрового маркетинга, в том числе и маркетинга в социальных сетях, является наиболее чувствительной к быстро меняющимся условиям и запросам клиентов. Это связано с ускорением распространения информации между пользователями интернета и социальных сетей, ростом доступности различных сервисов, ускоряющимся переходом брендов в сферу электронной коммерции, необходимостью быстрого реагирования на события, происходящие в мире. В данных условиях, к сотрудникам организации предъявляются требования практически ежедневного усвоения новой информации, непрерывного присутствия в контексте событий, происходящих на рынке. Поэтому, перед подобными организациями стоит непростая задача организации эффективной системы управления организационными знаниями в рамках ключевых процессов организации.
Эффективное управление знаниями является приоритетной задачей для коммуникационного агентства SETTERS. Управление проектами в цифровой сфере является ключевой деятельностью агентства. Проектирование корпоративной системы управления знаниями в менеджменте проектов обосновано необходимостью ускорить процесс включения сотрудников в проектную деятельность агентства, сократить затраты на обучение сотрудников, а также создать эффективную платформу для анализа текущих знаний организации и оптимизации процесса приобретения новых.
Таким образом, целью данной работы является проектирование системы управления знаниями и для коммуникационного агентства SETTERS.
В соответствии с целью, в рамках данной работы решаются следующие задачи:
• Обосновать необходимость разработки системы управления знаниями в организации;
• Проанализировать механизмы и методы проектирования систем управления знаниями;
• Проанализировать особенности использования процессного подхода в проектировании систем управления знаниями в рамках модели жизненного цикла знаний;
• Провести анализ бизнес-процесса управления проектами в организации и идентифицировать знания, создающиеся внутри проекта;
• На основе полученных результатов создать модель управления знаниями в проекте;
• Собрать требования к технической реализации данной системы;
• Проанализировать перспективы реализации данной системы и дать рекомендации для компании.
Данные о компании, текущих системах и потребностях сотрудников были получены путем анализа личного опыта работы в компании в течение одного года и трех месяцев, а также личных интервью с руководителями и сотрудниками компании и анализа производственной документации.
Работа разделена на три главы. В первой главе, теоретической, обоснована необходимость проектирования информационных систем, описаны особенности и виды систем управления знаниями, описаны методологии проектирования систем управления знаниями в рамках процессного подхода. Во второй, практической, главе, описаны этапы проектирования системы управления знаниями, а также требования к ее технической реализации. В третьей главе данной работы проанализированы перспективы разработки данной системы, а также даны рекомендации для компании.
На этапе исследования проблематики управления знаниями и особенностей систем управления знаниями, а также роли процессного подхода в проектировании систем управления знаниями, автор данной работы обращается преимущественно к академическим учебникам по управлению знаниями и системам управления знаниями, а именно, [Maier, R., 2007], [Schwalbe, K., 2009], [Гаврилова Т.А, Муромцев, Д.И., Кудрявцев, 2008]. В практической части данной работы, на этапе создания модели системы управления знаниями, автор обращается к статьям, ключевыми из которых можно считать [Малыгина О.В., 2016] и [Сомонова, Н.С., Иванов, И.Н., 2013]. При разработке требований к технической реализации системы автор преимущественно использует пособие [Вигерс К., Битти Д., 2014] и другие источники по разработке требований к программному обеспечению.
Целью данной работы было проектирование системы управления знаниями в менеджменте проектов для коммуникационного агентства SETTERS. В рамках достижения данной цели были реализованы следующие задачи:
• Проанализирована роль процесса управлениями знаниями в управлении организации и в процессе управления проектами;
• Проанализированы особенности систем управления знаниями и их проектирования;
• Проанализированы преимущества процессного подхода в проектировании систем управления знаниями и обоснована необходимость его использования;
• Кратко описаны организационные особенности компании и управления проектами в ней;
• Обоснована необходимость проектирования системы управления знаниями в компании;
• Идентифицированы знания, создающиеся в проектах компании;
• На основе анализа созданных моделей бизнес-процессов компании разработана модель системы управления знаниями, учитывающая жизненный цикл знаний в проекте;
• Собраны требования для программного обеспечения, поддерживающего данную систему;
• Проанализированы выгоды от внедрения данной системы и даны рекомендации для компании.
В результате данной работы была спроектирована система управления знаниями и требования к ее технической реализации, которые позволят решить текущие проблемы компании, а именно:
• Позволит сотрудникам компании сократить количество рабочего времени, затрачиваемое на поиск необходимой информации по проектам, минимум на 50 %;
• Система управления знаниями позволит сократить время адаптации новых сотрудников в рамках агентства и в рамках проекта на 15-20%, а также увеличит эффективность текущих сотрудников в компании;
• Обновленная система отчетов в структуре системы управления знаниями позволит компании осуществлять проектную деятельность более устойчиво, быстрее и более гибко реагировать на изменения, происходящие во внешней среде и в запросах клиентов, быть проактивной в своих предложениях для клиента.
По мнению автора, данная работа может быть полезна следующим сторонам:
• Непосредственно руководителям и сотрудникам коммуникационного агентства SETTERS. Компания может использовать разработанные модели, а также принять во внимание анализ организационных практик для поддержки системы управления знаниями, собранные к технической реализации системы требования и системы, рекомендуемые к тестированию;
• Руководителям компаний, осуществляющих проектную деятельность, в том числе - в сфере SMM и digital коммуникаций. Результаты данной работы могут использоваться в качестве основы для проектирования собственной системы управления знаниями, а также для разработки требований к программному обеспечению для СУЗ;
• Специалистам широкого спектра в сфере SMM и digital коммуникаций, в том числе - небольшим агентствам, осуществляющим данные услуги, фриланс-специалистам и контент-менеджерам компаний, которые занимаются продвижением коммерческих аккаунтов в социальных сетях, для повышения качества процессов и услуг.
Модель системы управления знаниями, представленная в данной работе, а также требования, собранные к ней, безусловно, имеет определенные допущения, связанные, преимущественно, с ограничениями сбора знаний в рамках только тех проектов, информация о которых не защищена коммерческой тайной. Что касается анализа систем, предложенных к тестированию в рамках данной работы, рекомендуется провести тестирование функционала данных систем на фокус-группах внутри агентства для того, чтобы собрать дополнительные требования и качественно оценить преимущества от внедрения различных технических решений для системы управления знаниями в компании.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
