Объект исследования - Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ставропольского края «Нефтекумская центральная районная больница».
Проведен анализ данных за 2020-2022 годы.
Введение 3
1. Теоретические аспекты электронного документооборота и их роль в деятельности современных компаний 6
1.1 Понятие и содержание электронного документооборота 6
1.2 Преимущества и недостатки внедрения систем электронного документооборота 17
2. Анализ электронного документооборота (на примере организации ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ») 29
2.1 Организационно-экономическая характеристика ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ» 29
2.2 Анализ организации документооборота в учреждении: преимущества и недостатки 34
3. Разработка системы электронного документооборота в организации ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ» 40
3.1 Сравнительный анализ современных СЭД в России 40
3.2 Внедрение СЭД в организации 44
3.3 Оценка экономической эффективности СЭД 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 55
Актуальность системы организации электронного документооборота в организации обусловлена тем, что с точки зрения управления существует ряд проблем для учреждений, в которых работа с документами ведется традиционным образом: потеря отдельных документов; нагромождение и документации; информация в документах, попадает в пользование третьих лиц; длительный и трудный поиск нужного документа; ненамеренное создание копий и дублирование документов; длительный расход времени на подготовку и согласование документации.
Любые организации, в том числе государственные и муниципальные учреждения, в процессе ведения своей деятельности регулярно принимают решения, которые находят свое отражение в документах. А исходная информация для этих решений также представляет собой документ. То есть бумажный документооборот – это неэффективный и очень медленный способ деятельности, а ведь работа с документами составляет большую часть деятельности почти всех организаций.
За последние несколько лет все больше организаций хотят улучшить контроль за исполнением поручений, оптимизировать рабочее время, уменьшить трудозатраты и повысить производительность труда. Единственный способ реализации подобных задач – это внедрение автоматизированной системы. Стремительный рост возможностей электронных технологий обуславливает необходимость цифровизации документооборота, который позволит модернизировать процессы в организации и повысить гибкость работы с документами.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы компании, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
Правильно организованное управление делопроизводством повышает точность и своевременность поиска информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
Предмет исследования – управленческие и организационно-экономические отношения, влияющие на процесс перехода на электронный документооборот.
Объект исследования – ГБУЗ СК «Нефтекумск» - государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ставропольского края.
Целью бакалаврской работы является разработка мероприятий по переходу на систему электронного документооброта (далее – СЭД).
Для реализации поставленной цели необходимо решить такие задачи, как:
1. Рассмотреть теоретические аспекты системы электронного документооборота (далее – СЭД).
2. Проанализировать преимущества и недостатки внедрения систем электронного документооборота.
3. Разработать мероприятия по внедрению системы электронного документооборота в организации.
Методы исследования – метод сравнительно-сопоставительного анализа, статистическая обработка информации, метод классификации и т.д.
Практическая значимость исследования состоит в разработке предложений по совершенствованию электронного документооборота ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ» и возможности использования данного опыта и разработок другими организациями.
Информационную базу исследования составили официальные данные, отчетность ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ», статистические данные, аналитические данные.
Вопросы электронного документооборота рассматривали следующие авторы: Е.В. Кузнецова, Е.В. Пахомов, А.Э. Саак, Г.М. Шмарова. Так, научный интерес приобретает работа А.Ю. Жильникова и О.С. Михайловой, в которой были освещены проблемы внедрения электронного документооборота, рассматривались его достоинства и недостатки, сделаны выводы о необходимости его внедрения. В 2018 году доктор экономических наук А. М. Могзоев в своей работе проанализировал состояние процесса делопроизводства в администрации города Бийска, сделал сопутствующие выводы и предложил пути совершенствования СЭД.
По структуре работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованных источников. Во введении раскрыты актуальность темы, цели, задачи бакалаврской работы. В первом разделе рассмотрены теоретические основы документационного обеспечения управления. Во втором разделе проведен анализ организации системы делопроизводства и электронного документооборота, выявлены проблемы в данной сфере. В третьем разделе разработаны направления совершенствования электронного документооборота.
В выпускной квалификационной работе были рассмотрены теоретические и практические аспекты автоматизации электронного документооборота. Практическая часть исследования была проведена на примере Государственного бюджетного учреждения здравоохранения Ставропольского края «Нефтекумская районная больница». Анализ вышеуказанных аспектов позволил сформулировать выводы:
Анализ теоретических аспектов использования систем электронного документооборота в современных компаниях показал, что система электронного документооборота представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая сопровождается процессом управления работой иерархической организации для того чтобы обеспечить выполнение этой организацией своих функций. Анализ возможностей современных СЭД показал, что они позволяют: обеспечить быструю идентификацию и регистрацию поступающих документов; формирование общей базы регистрации документов и их хранения, позволяющих обеспечить доступ заинтересованных лиц; обеспечение быстрого и эффективного поиска по различныv критериям (номеру, дате, лицу, органу направившему и т.д.); увеличение скорости и обеспечение эффективности работы с документами в электронном виде; обеспечение эффективной системы контроля за движением документов и их использованием.
Во второй главе исследования был проведен анализ электронного документооборота в ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ». Анализ организации системы электронного документооборота на примере ГБУЗ СК «Нефтекумская РБ» показал, что на сегодняшний день в компании используется система 1 С Предприятие, в целом анализ работы с электронными документами показал, что данная работа осуществляется на достаточно высоком уровне. Тем не менее, были обозначены и проблемы:
– использование устаревшей версии 1 С Предприятие и несистематическое обновление программы;
– отсутствие должностного лица, которое бы осуществляло контроль за своевременным обслуживанием и оптимизацией информационной системы;
– низкая исполнительная дисциплина государственных служащих при работе с документами, в том числе и по причине недостаточной квалификации.
Таким образом, проведенный анализ преимуществ данной системы выявил положительные эффекты: обеспечение современной системы документационного обеспечения управления, формирование современного информационного обеспечения; повышение скорости и качества принятия управленческих решений; распределение полномочий между подразделениями компании в сфере документооборота и разграничение полномочий, так как на данный момент имелось дублирование функций; улучшение менеджмента в компании за счет повышения эффективности и оперативности управления. Анализ автоматизации документооборота на основе внедрения информационной системы «SAP R/3 (КИС)» будет эффективной.
Проведенный анализ показал, что внедрение данной системы позволит решить следующие проблемы компании: использование устаревшей версии программного обеспечения 1 С Предприятие и несистематическое обновление программы; отсутствие должностного лица, которое бы осуществляло контроль за своевременным обслуживанием и оптимизацией информационной системы; низкая исполнительная дисциплина государственных служащих при работе с документами, в том числе и по причине недостаточной квалификации. Рассчитанный экономический эффект показал, что общая экономия от внедрения программного обеспечения составит 7,61 млн. руб. На внедрение системы потребуется 716 тыс. руб.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
