ВВЕДЕНИЕ 5
ГЛАВА I ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КОМПАНИИ 8
1.1. Сущность и значение кадрового документооборота 8
1.2. Организация кадрового документооборота 10
1.3. Экономический аспект потребительского качества систем автоматизации кадрового делопроизводства 15
ГЛАВА II. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ООО «СНАБКОМПЛЕКТ» 25
2.1. Характеристика деятельности ООО «СнабКомплект» 25
2.2. Анализ состояния персонала ООО «СнабКомплект» 26
2.3. Анализ эффективности кадрового делопроизводства 41
ГЛАВА III СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «СНАБКОМПЛЕКТ» 56
3.1 Обоснование выбора системы электронного документооборота 56
3.2 Внедрение автоматизированной системы управления персоналом SAP SE 61
3.3 Расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота SAP SE 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 71
ПРИЛОЖЕНИЯ 74
Любая компания - маленькая или большая, независимо от организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.
Современные системы автоматизации позволяют значительно облегчить труд кадровиков и упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом. Благодаря возможностям быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках обеспечиваются следующие преимущества в текущей работе кадровых сотрудников: существенно экономятся временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота; повышается прозрачность учета, возможность контроля работы сотрудников кадровых служб; обеспечивается доступность и быстрота поиска документов; осуществляется автоматический контроль правильности составления и заполнения кадровой документации; появляется возможность эффективного перераспределения обязанностей сотрудников благодаря снижению рутинной обработки бумажных документов; гарантируется соответствие кадровой документации меняющимся требованиям российского законодательства, так как фирма разработчик отслеживает изменения и выпускает обновления программ; снижается трудоемкость представления регламентированной отчетности в государственные органы; производится подготовка данных для автоматизированного расчета заработной платы.
В результате внедрения автоматизированной системы кадрового документооборота кадровая служба решает две задачи. Во-первых, кадровики получают ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки. Во-вторых, в результате автоматизации рутинных процедур сотрудники кадровой службы больше времени могут посвятить задачам, нацеленным на повышение эффективности работы персонала, что особенно важно в современных условиях.
Строительная отрасль - одна из наиболее масштабных и емких по количеству вовлеченных в ее деятельность людей. Сегодня для любой организации залогом длительного, стабильного и эффективного существования на рынке становится привлечение и формирование конкурентоспособного персонала.
Кадровая ситуация в строительной отрасли, на первый взгляд, выглядит беспроблемной: специалистов-строителей разного уровня, образования и квалификации много, и казалось, не должно быть трудностей в том, чтобы собрать нужную команду для реализации имеющихся проектов. Однако эта задача решается отнюдь не так просто. Кадровый потенциал используется не в полной мере. В связи с коренным изменением системы и структуры строительной отрасли в постсоветское время руководители компаний несут намного большую ответственность перед своим персоналом, нежели раньше. В первую очередь - финансовую. Поэтому важно уметь не только подобрать нужного специалиста и обеспечить его всем необходимым как в профессиональном, так и в социальном плане, но и со временем его удержать. В связи с возрастающей активностью жилищного и промышленного строительства, впечатляющим разнообразием заказов и проектов и, следовательно, многочисленностью объектов, на которых молодые строители могут приобрести необходимый опыт, потребность в высокопрофессиональных специалистах будет существовать и, по-видимому, возрастать. Поэтому умение строительного бизнеса, грамотный подбор персонала, использование новейших методов рекрутинга, внимательное отношение к своим сотрудникам позволят руководителям обеспечить свои компании специалистами высокого класса.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.
Целью выполнения дипломной работы является проведение анализа системы делопроизводства на предприятии и разработка автоматизированной системы документооборота в отделе кадров.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• рассмотреть теоретические основы современного документооборота в компании;
• изучить основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства;
• рассмотреть историю развития ООО «СнабКомплект»;
• изучить структуру, задачи и функции кадровой службы данной организации;
• провести анализ организации работы с кадровой документацией, изучить документооборот ООО «СнабКомплект»;
• разработать предложения по совершенствованию системы документооборота службы кадров ООО «СнабКомплект».
Предметом дипломной работы является система документооборота в отделе кадров.
Объектом дипломной работы выступает ООО «СнабКомплект».
Внедрение автоматизированной системы в отделе кадров позволит эффективно и рационально организовать документооборот, что подтверждает актуальность выбранной темы.
Крупные преобразования в политической и экономической жизни страны резко изменили отношение к документу, во-первых, как к доказательству совершения какого-либо факта, во-вторых, как к источнику информации, на основе которого можно принять наилучшее решение, получить прибыль, выиграть в конкурентной борьбе. И еще один фактор сегодня изменяет отношение к документу - повсеместное внедрение в сферу управления автоматизированных систем как качественно нового инструмента создания, передачи, систематизации и хранения документной информации.
Увеличение количества обрабатываемых документов в ООО «СнабКомплект», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система SAP SE, позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.
В дипломной работе были рассмотрены следующие вопросы:
• проведен анализ системы документационного обеспечения управления в ООО «СнабКомплект»;
• рассмотрена организационная структура управления предприятием;
• проведен анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы компании;
• проанализирован документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, а также объем документопотоков за последние три года;
• проведен анализ технического и программного обеспечения в ООО «СнабКомплект»;
• внесены предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов ведения документооборота;
• разработан проект приказа о внедрении автоматизированной системы;
• разработан проект руководства пользователя автоматизированной системой;
• разработан поэтапный план внедрения автоматизированной системы.
• проведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы документооборота.
При выборе автоматизированной системы управления персоналом наряду с функциональными возможностями оцениваются финансово-экономические характеристики приобретаемой системы. Система SAP SE поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы, планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику, производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров, вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников, набор персонала на вакантные должности, вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.
Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.
Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Важность этого подтверждается повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
