УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (НА ПРИМЕРЕ ОАО «ЦЕНТРАЛЬНАЯ ПРИГОРОДНАЯ ПАССАЖИРСКАЯ КОМПАНИЯ»)

По результатам выполнения работы можно сформировать следующие выводы.
Корпоративный документооборот - отражение бизнес-процессов организации и способы управления ими.
Организация корпоративного документооборота на предприятии и управление им - сложная отрасль управленческой деятельности. Сегодня существует много видов информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота.
В отношении акционерного общества механизмы корпоративного документооборота или средства корпоративного управления призваны обеспечить ответственность совета директоров перед акционерами; менеджмента - перед советом директоров; собственников крупных пакетов акций - перед миноритариями; корпорации - перед работниками, по­купателями и обществом в целом.
Задачи корпоративного документооборота ОАО «Центральная пригородная пассажирская компания»:
• учет количества документов;
• обеспечение сохранности;
• обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
• обеспечение сохранности;
• обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
• обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Предприятию целесообразно сосредоточить внимание на внесении изменений по улучшению процессов корпоративного документооборота в части маркетинга, обеспечения качества и управления персоналом.
Внедренная система корпоративного документооборота должна отвечать следующим требованиям:
• отслеживать изменения показателей, от которых зависит финансово-хозяйственное состояние предприятия;
• выделять наиболее влиятельные показатели;
• предоставлять возможность сравнения определенной ситуации с лучшими вариантами;
• быть наглядной интегральных коэффициентами и показывать их зависимость от факторов.
Функциональная структура корпоративного управления документооборотом предоставит организации такие преимущества:
• концентрация внимания на решении основных задач;
• возможность глубокой специализации;
• варианты совершенствования профессионального уровня исполнителей;
• простота управления.
Критериями эффективности управления корпоративным документооборотом могут быть, в том числе:
• надлежащее выполнение поставленных перед аффилированным предприятием задач;
• качество поступающей информации о деятельности аффилированного предприятия.
В модели корпоративного управления организациями выделяют:
• формирование адаптивной системы управления организацией, непосредственно взаимодействующим с потребителями;
• концепция управления бизнесом на уровне региона;
• разработку модели организации бизнеса;
• создание в рамках системы управления методических центров, которым будет поручен мониторинг, анализ и разработка инновационных предложений по совершенствованию форм и методов управления, а также информационное обеспечение всех звеньев управления.
Основными задачами, ради решения которых создается корпоративный документооборот, являются:
1. Создание единой системы менеджмента и контроля.
2. Рациональная организация финансовых потоков.
3. Формализация отношений владения.
4. Обеспечение инвестиционной прозрачности.
5. Обеспечение защиты активов.
6. Оптимизация налогообложения.
7. Уменьшение затрат на содержание структуры.
Краткий анализ результатов деятельности ОАО «Центральная пригородная пассажирская компания» показал, что организация имеет увеличение итогов ведения бизнеса, о чем свидетельствует рост стоимости активов и прирост выручки за 2014-2106 гг.
Снижение чистой прибыли говорит о недостаточной эффективности ведения бизнеса, что возможно связано, в т.ч. с отсутствием рационально построенной системы управления, основанного на корпоративном документообороте.
Для совершенствования эффективности документооборота в организации целесообразно введение адаптивного алгоритма с планированием уровней загрузки исполнителей, наглядности документа, его сложности и связи с документами по основным группам бизнес-процессов ОАО «Центральная пригородная пассажирская компания».
Функциональная структура корпоративного управления документооборотом предоставит организации такие преимущества:
• концентрация внимания на решении основных задач;
• возможность глубокой специализации;
• варианты совершенствования профессионального уровня исполнителей;
• простота управления.
С технической точки зрения реализации корпоративного документооборота в организации целесообразно предусмотреть:
• упрощение цикла движения документа (от создания до списания на архивное хранение);
• удобную регистрацию документа без бюрократических процедур в любом корпоративном приложении с помощью системы различных справочников;
• возможность вынесения резолюций на документы, выдача поручений, контроль исполнения документа или его отдельных пунктов, согласование проектов документа, отслеживание движения документа в организации, взаимодействие исполнителей в процессе работы над документом;
• реализацию системы поиска и перевода документов в необходимый электронный формат;
• возможность интеграции системы с необходимыми информационными системами, использующимися в организации.
Процесс создания корпоративного документооборота в ОАО «Центральная пригородная пассажирская компания» должен объединять:
• все уровни управления в организации;
• иметь общий инструктивный материал по составлению документов;
• быть максимально прозрачным и понятным для всех исполнителей;
• иметь максимальную связь с бизнес-процессами организации;
• легко адаптироваться и изменяться при модификации бизнес- процессов и уровней управления.

Купить