ОПТИМИЗАЦИЯ КОРПОРАТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (НА ПРИМЕРЕ ООО «СТРОЙСЕРВИС»)
Аннотация 3
ВВЕДЕНИЕ 5
ГЛАВА 1. Влияние документооборота на эффективность управления корпорацией 8
1.1. Роль и задачи документооборота в эффективности управления корпорацией 8
1.2. Формы и методы построения корпоративной информационной системы 15
1.3. Анализ методов построения корпоративных информационных систем для строительной организации 20
ГЛАВА 2. Оценка качества управления корпоративным документооборотом в ООО «Стройсервис» 26
2.1. Характеристика деятельности ООО «Стройсервис» 26
2.2. Анализ влияния документооборота на состояние хозяйственной деятельности ООО «Стройсервис» 34
2.3. Оценка качества документооборота в ООО «Стройсервис» 39
ГЛАВА 3. Пути оптимизации корпоративного документооборота с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий в ООО «Стройсервис» 44
3.1. Направления совершенствования документооборота в ООО «Стройсервис» 44
3.2. Оценка экономической эффективности 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 63
ПРИЛОЖЕНИЯ 66
Развитие мирового сообщества в ближайшем будущем XXI в. во многом будут определять информационные технологии (ИТ), менеджмент и качество. Согласно существующей парадигме управления (Р. Уотермен, Т. Питерс, И. Ансофф, П. Друкер и др.), потребность во все более широком использовании в экономике компьютерных информационных технологий (ИТ) становится обязательной. Рассмотрим сущность, место и роль электронного документооборота в ИСУП.
Важнейшей задачей руководства фирмы является создание условий по обмену информацией между людьми, подразделениями. Внутренний документооборот - часть процесса внутриорганизационной коммуникации в организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес - процессов. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением могут сильно затормозить, а в худшем случае вовсе парализовать деятельность организации. Анализ документооборота важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
Документооборот является отражением системы управления организации, отражает её характер, структуру, порядок решения вопросов. Документооборот оказывает огромное воздействие на эффективность управления организации в целом.
Это процесс, который учитывает инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим инстанциям. Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с информационной деятельностью управленческого аппарата, с документированием каждого отдельного решения, хранением вновь поступивших документов.
В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) реализуются или в качестве отдельных информационных систем управления документооборотом (ИСУД), или в качестве подсистемы в составе интегрированной системы управления предприятием (ИСУП). ИСУД позволяют решать задачи документационного обеспечения и управления эффективно и с наименьшими затратами. Если сравнить с традиционными принципами делопроизводства, то ИСУД обладают следующими функциональными возможностями: развитые средства поиска по тексту документа, гибкий язык запросов; система хранения и манипулирования документами; возможность опубликования документа в компьютерной сети; использование цифровой подписи; организация групповой работы над документом. Для автоматизации делопроизводства используются следующие новейшие информационные технологии: системы управления базами данных, системы поиска документов и анализа текстов, системы сканирования и распознавания документов, среду клиент-сервер, Internet и Intranet.
Если говорить о развитии современных информационных технологий, то они позволяют автоматизировать деятельность предприятия в узкой области, что делает возможным оптимизацию многих бизнес-процессов.
Целью работы является оптимизация корпоративного документооборота с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий (на примере ООО «Стройсервис»).
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• рассмотреть влияние документооборота на эффективность управления корпорацией;
• провести анализ и оценку качества управления корпоративным документооборотом в ООО «Стройсервис»;
• разработать направления совершенствования документооборота в ООО «Стройсервис» и дать им оценку экономической эффективности.
Объект - ООО «Стройсервис».
Предмет - документооборот ООО «Стройсервис».
Теоретической и методологической основой послужили теоретические положения, изложенные в работах отечественных и зарубежных авторов по исследуемым проблемам, нормативные документы Российской Федерации.
В работе применялись научные методы экономического, математического и финансового анализа; сравнения и аналогии; единства объективного и субъективного в развитии экономических процессов; статистического и математического моделирования.
Информационной основой послужили нормативно-законодательные документы по оценке эффективности деятельности организации, материалы периодических изданий, труды отечественных исследователей, данные сети Интернет, отчетность ООО «Стройсервис».
Объектом исследования является строительная компания ООО «Стройсервис» работает уже 15 лет на строительном рынке. За это время специалистами нашей компании сделано более 200 объектов. ООО «Стройсервис» предлагает следующие виды услуг: строительство объектов под ключ (жилые дома, коттеджи, офисы, магазины, торговые павильоны); реконструкция зданий и сооружений (гражданского и промышленного назначения); ремонт помещений (квартир, офисов, коттеджей, торговых павильонов и прочих помещений); комплексное благоустройство территорий; проектирование зданий и сооружений; создание дизайн проектов с возможностью их визуализации. Также ООО «Стройсервис», работает еще по 19 направлениям.
Основной акцент компании - строгое соблюдение всех технических требований и нормативов, высокое качество исполнения заказов, кратчайшие сроки выполнения всех работ.
Конкурентным окружением ООО «Стройсервис» являются организации, осуществляющие строительные и инженерные работы. За прошедшие годы ООО «Стройсервис» проделала значительный путь, утвердившись на строительном рынке и завоевав доверие партнёров. Широкий спектр производимых работ делает ООО «Стройсервис» серьёзным игроком на строительном рынке.
По итогам анализа финансовых показателей деятельности сделаны следующие выводы: выручка в 2015 г. выросла относительно показателя 2014 г. более чем на 250%. Темп роста полной себестоимости, превышает темп роста выручки в 2015 году. Себестоимость в 2015 году увеличилась более чем на 300%, а выручка на 295%. Это привело к незначительному увеличению валовой прибыли в 2015 году на 30,72%. Управленческие расходы предприятия увеличиваются: в 2014 году на 84,60% к показателям 2013 года, а в 2015 году по отношению к 2014 году на 27,61%. Все это привело к сокращению темпов роста прибыли от продаж за 2014 год в сравнении с 2013 годом - 47,59%, а в 2015 году к увеличению на 68,20%.
Прочие доходы и расходы в течение исследуемого периода оказывали влияние на финансовый результат предприятия. Так, в 2015 г. прочие доходы сократились на 78,54%, прочие же расходы увеличились на 90,26%. В 2015 г., балансовая прибыль сократилась на 44,03% и чистой прибыли на 59,67%. Этому способствовал рост процентов к уплате - на 100%.
На основании исследования документооборота в ООО «Стройсервис», выявлено, что за состояние делопроизводства в строительной организации отвечает секретариат, в целом документооборот четко поставлен, сотрудники придерживаются графика документооборота, и стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, но в ведении делопроизводства имеются недостатки, а именно не используется Инструкция по делопроизводству, а также нет автоматизированной системы электронного документооборота, в связи с чем затрачивается 40% времени на поиск необходимых документов, в связи с достаточно большим архивом на предприятии. На основании выявленных проблем документооборота ООО «Стройсервис» предложим следующие пути совершенствования документооборота для строительного предприятия:
• разработать проект инструкции по делопроизводству (Приложение 4);
• внедрение системы электронного документооборота специально для строительных организаций.
По результатам изучения сводных данных максимально подходящей является система «1С:Документооборот 8 ПРОФ», так как она является самой финансово доступной и автоматизирует любое количество рабочих мест на предприятии, что очень удобно при расширении деятельности организации, которая планируется в дальнейшем.
Системные требования продукта позволяют ему полноценно функционировать на оборудовании ООО «Стройсервис» не перегружая его.
Вся продукция компании «1С» предусматривает прием- передачу данных между типовыми конфигурациями, что удовлетворяет еще одному из условий, поставленных заказчиком.
Стоимость проекта по внедрению автоматизированной системы документооборота строительной организации составила 348,1 тыс. руб.
После проведённых расчетов выявлено, что данный проект окупается на четвертый месяц, после внедрения в организации. Это не превышает срок реализации данного проекта, а, следовательно, подтверждает экономическую эффективность данного проекта. Индекс доходности больше 1, следовательно, данный проект для ООО «Стройсервис» экономически эффективен.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
