ВВЕДЕНИЕ 4
I Теоретико-методологические основы диссертационного исследования 9
1.1 Общие положения темы исследования 9
1.2 История развития электронного документооборота и его роль в
корпоративной системе 11
1.3 Общесодержательное описание и анализ темы исследования 17
1.4 Анализ известных решений оптимизации электронного
документооборота 27
1.5 Постановка задачи темы исследования 31
1.6 Выводы по разделу 35
II Анализ существующих методов и подходов к решению сформулированной
проблемы 36
2.1 Архитектура методов и алгоритмов оптимизации электронного
документооборота 36
2.2 Алгоритм сжатия документов 41
2.2.1 Описание алгоритма 41
2.2.2 Результаты исследования алгоритма 44
2.3 Применение цифровой подписи 45
2.4 Описание процесса документооборота оптимизированной системы 48
2.5 Выводы по разделу 49
III Предоставление авторского решения поставленной в исследовании
проблемы 50
3.1 Информационное обеспечение системы электронного документооборота 50
3.2 Программное и техническое обеспечение 52
3.3 Выводы по разделу 60
IV Представление экспериментальных и расчетных результатов апробации .... 61
4.1 Эффективность работы архитектуры и алгоритма сжатия 61
4.2 Выводы по разделу 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 68
Приложение. Спецификация функций
Документооборот - это неотъемлемая составляющая любой организации, независимо от ее размера. Будь это компания, которая состоит из нескольких рабочих, или корпорация с тысячами сотрудниками. Документооборот нужен для организации бумажных документов. От организации документооборота зависит скорость доступа к документам, скорость их передачи между работниками или подразделениями, а также качество их хранения. Ранее для поддержки документооборота выделялись отдельные работники, сортировали все документы, находили их при необходимости и относили по месту необходимости.
В современных предприятиях начинают использовать электронные системы документооборота. Это довольно облегчает сложность хранения документов, так как они все находятся в электронном виде и доступ к ним можно осуществить с любого компьютера. Обычно это гораздо легче и практичнее чем бумажный документооборот, но вместе с этим появляются и некоторые сложности. В них входят:
- потребности в электронном пространстве для хранения документов в электронном формате;
- наличие подключения к интернету для доступа к документам с компьютера;
- защита при хранении электронных документов на серверах или компьютерах;
- защита целостности электронных документов при передаче их по Интернет сети;
- подтверждение подлинности документов;
- скорость доступа к документам;
- скорость передачи документов.
На сегодняшний день, для задачи сохранения больших данных все чаще используются облачные хранилища. Это довольно удобно, но аренда таких хранилищ требует средств. Поэтому можно обратить внимание на вариант сохранения документов на устройствах пользователей.
Почти все системы электронного документооборота - это программный продукт для компьютеров, но большинство людей на сегодняшний день отдают предпочтение мобильным устройствам, так как их можно использовать где угодно. По техническим характеристикам мобильные устройства не уступают персональным компьютерам, поэтому они могут выполнять такие же ресурсозатратные операции как компьютеры. Также почти все мобильные устройства имеют доступ к интернету. Это позволяет выходить в сеть почти из любого места.
Система электронного документооборота для мобильных платформ имеют следующие преимущества:
- удобство;
- мобильность;
- доступность к сети;
- легкость в использовании;
- защищенность;
- преобразования бумажных документов в электронные с помощью камеры.
Если каждый пользователь будет хранить свои документы в устройстве, это позволит сэкономить на серверах для хранения данных. Они будут необходимы только для реализации передачи документов между пользователями.
Для максимальной производительности в сохранении документов на устройствах пользователей, необходимо разработать специальный алгоритм для сжатия электронных изображений документов. Конечно, существует достаточно много алгоритмов сжатия изображений, но они не такие производительные для изображений документов. Чем меньше документы будут сохранять места на устройствах, тем больше их можно будет хранить. Таким образом, можно расширять документооборот в системе.
Чтобы решить проблему защиты документов есть множество методов. Одним из них является технология цифровой подписи. С работодателем него пользователь может проверить является ли документ оригинальным, или он был перехвачен и изменен.
Для защиты передачи документов по сети используются такие технологии как использование протокола https. Он позволяет защитить поток данных, проходящих по сети.
Целью исследования является оптимизация систем электронного документооборота на предприятиях.
Объектом исследования являются системы документооборота, предметом - процесс усовершенствования систем документооборота на предприятиях.
Гипотеза заключается в разработке новой архитектуры систем документооборота, которая будет иметь в основе алгоритм для сжатия документов, который буду лучше, чем его аналоги.
Для достижения заданной цели необходимо выполнить ряд задач:
- провести общую характеристику систем электронного документооборота и анализ общих известных систем;
- определить постановку задачи исследования;
- рассмотреть архитектуру для оптимизации систем электронного документооборота;
- разработать алгоритм для сжатия документов, который буду лучше, чем его аналоги;
- рассмотреть цифровую подпись и ее использование в системах электронного документооборота;
- рассмотреть процесс документооборота в организациях;
- определить информационное, программное и техническое обеспечение для реализации задачи оптимизации систем электронного документооборота;
- провести моделирование системы электронного документооборота для оптимизации;
- показать на практическом примере работу оптимизированной системы электронного документооборота;
- провести анализ эффективности разработанных алгоритма и архитектуры оптимизированной системы электронного документооборота.
Таким образом, в данном проекте были проанализированы аналоги электронных систем документооборота, после чего выявлены их недостатки в архитектуре, и предложено собственную архитектуру документооборота. Она позволит облегчить работу с документами, улучшит скорость в передаче их между пользователями, а также поможет сохранять их без использования серверов или облачных хранилищ.
Данная архитектура будет иметь в основе алгоритм для сжатия документов, который буду лучше, чем его аналоги.
Система будет создана для платформы Android так как со всех пользователей мобильных устройств около 85% пользуются системой Android.
Для написания работы были исследованы различные нормативные, научные, учебные источники и интернет-материалы. За основу взяты такие научные статьи как: Алифирова, А.М. «К вопросу о ведении электронного документооборота в организации», Бакунова О.М. «Применение электронного документооборота в программе 1С», Владычанский Т.В. «Электронный документооборот предприятий малого бизнеса», Воронина Е.И. «Система электронного документооборота в бухгалтерском учете», Жильников А.Ю. «Электронный документооборот», Запольских, О.М. «Электронный документооборот - повышение эффективности управления организацией», Иванова Е.В. «Электронный документооборот как форма современного делопроизводства», Парамонова М.Г «Системы электронного документооборота», Шаститко А.Е. «Электронный документооборот в контрактных отношениях».
Как средство достижения назначенной цели будет применяться моделирование бизнес-процессов и формирование процессов их автоматизации.
Помимо этого, необходимо оправдать с экономической точки зрения использование автоматизации собственно для этого бизнес-процесса, а также составить расчет экономической эффективности от внедрения системы на предприятие.
Методами исследования в работе выступают наблюдение, сравнение, измерение, эксперимент, анализ, синтез, индукция, дедукция, моделирование, проектирование.
Ожидаемые основные результаты исследования: обобщенные особенности организации информационных систем учета документов (теоретический результат); разработка архитектуры и алгоритма системы электронного документооборота (практический результат).
Диссертационная работа состоит из 88 страниц, введения, четырех глав, заключения и списка использованных источников. Содержит 30 рисунков, 5 таблицы и 54 использованных источников.
При выполнении магистерской диссертации проанализирована предметная среда электронных систем документооборота. Представленная в работе архитектура предоставляет такие преимущества среди других:
- увеличение скорости в передаче документов;
- отмена потребности в серверах для хранения документов;
- увеличение эффективности в сжатии документов во избежание потери данных с физических серверов.
Было определено, что основными недостатками готовых технических решений являются:
- защита электронных документов при их передаче от одного пользователя к другому;
- нагрузка на серверы, где хранятся все документы;
- подтверждение подлинности документов и выявление их изменений при передаче.
Также построена схема перемещения документов и создана архитектура оптимизации, которая будет использоваться во время работы мобильного документооборота.
Исследовали эффективный алгоритм для сжатия электронных изображений документов. Рассмотрели каждый пункт алгоритма, начиная переводом изображения в черно-белый формат и заканчивая оптимизацией пикселей. В результате мы привели пример документа, который был сжат данным алгоритмом. Увидели для человеческого глаза, что разница в документах почти не заметна, но в результате документ стал занимать меньше внутренней памяти, позволяя быстрее передавать его по сети.
Было описано программное и техническое обеспечение программного продукта, который состоял из средств разработки, требований к техническому обеспечению, диаграммы классов, спецификации функций и руководство пользователя для работы с разработанным программным продуктом, который представляет собой мобильное приложение «Электронный документооборот».
Архитектура оказалась достаточно эффективной среди аналогов так как для большого потока документов не нужно расширять сервера для их хранения, так как все документы хранятся на мобильных устройствах пользователей, которые создали документ. Работа системы на Android устройствах позволяет работать с документами с любого места и быстро и удобно ей пользоваться.
Разработанный алгоритм сжимает изображения документов эффективнее популярных аналогов, таких как RLE и Lossless JPEG. Минусом данного алгоритма является неэффективность в сжатии обычных изображений со многими цветами и резкими переходами.
В результате исследования проведена эмпирическая проверка гипотезы, то есть разработана и реализована оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах, направленная на автоматизацию основных процессов корпоративной деятельности.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
